Hoe stuur ik automatische e-mails in Outlook16 minuten lezen

wilt u automatische e-mails verzenden in Outlook?

het verzenden van een geautomatiseerde e-mail is erg handig als u een breder zakelijk publiek bereikt, kunt u niet opschalen door handmatig één voor één individuele e-mails te verzenden. Het automatiseren van uw Outlook-e-mails zal de betrokkenheid vergroten, een effectieve gepersonaliseerde e-mailervaring bieden voor uw ontvangers en uw conversies opschalen.

zonder verdere omhaal laten we u in dit artikel zien hoe u automatische e-mails in outlook verzendt om uw e-mailefficiëntie te transformeren.

deze gedetailleerde gids over Outlook-functies zoals delay delivery, autoresponder en automatische e-mail outlook zal uw dagelijkse productiviteit te stimuleren, u helpen uw geest te wissen, en prioriteren belangrijke taken.

automatische e-mails versturen & Follow-ups in Outlook

het verzenden van een geautomatiseerde campagne met automatische follow-up e-mails heeft bewezen het succes van campagnes te verhogen. Helaas is dit niet mogelijk vanuit Outlook. Voor een dergelijke campagne, moet u e-mail automation software zoals SalesHandy gebruiken. De krachtige functie van het verzenden van gepersonaliseerde e-mails met automatische Follow-ups drijft uitstekend succes aan uw campagne.

hier is een gedetailleerde gids voor het verzenden van automatische e-mails met behulp van uw Outlook-Account:

Stap 1: Voeg uw Outlook-account met SalesHandy

1. aanmelden met SalesHandy door te klikken op Aanmelden met Microsoft.

2. U wordt doorgestuurd naar de Microsoft Open Authorization (OAuth) – website. Voeg uw Outlook-e-mailadres en Outlook-wachtwoord toe in de respectieve tekstvelden.

3. U wordt doorgestuurd naar SalesHandy Dashboard en u bent helemaal klaar om uw eerste e-mail campagne te starten.

Stap 2: Selecteer de optie e-mailcampagne in het deelvenster SalesHandy en klik op de optie Nieuwe campagne.

Stap 3: Stel uw campagne in. Volg de stappen vermeld in de afbeelding hieronder:

na het uploaden van de CSV, als u wilt kunt u de e-maillijst verifiëren en opschonen om een lagere bounce rate te garanderen met behulp van SalesHandy zelf.

Houd de Outlook-account geselecteerd en standaard” verzenden als antwoord ” zal worden gecontroleerd die wordt aanbevolen als u wilt dat uw follow-up e-mails te werken.

Stap 4: Voeg CC of BCC

toe terwijl u uw e-mailcampagne uitvoert, kunt u uw team of campagnemanager lus door de CC toe te voegen. Ook als u wilt uw campagne te integreren met de CRM, voeg gewoon uw CRM-ID in de BCC-sectie en je bent goed om te gaan.

Stap 5: voor de volgende stap moet u uw campagne opzetten door met een onderwerp te komen dat kan worden uitgevoerd en een perfect bericht naar uw prospects te sturen.

Stap 6: Voeg Follow-up fasen door het volgen van de stappen die in de afbeelding hieronder.

om de beste conversie te krijgen, kunt u 9 gepersonaliseerde e-mail follow-up stadia instellen en deze plannen volgens uw gewenste datum en tijd.

laatste stap: plan de campagne

de laatste stap in het maken van een succesvolle campagne met uw outlook-account is om de campagne te plannen door de onderstaande stappen te volgen:

• Track Links: Deze optie is standaard geselecteerd omdat we u adviseren om alle links te volgen voor betere inzichten van uw campagnes.
• Stel een interval in tussen twee opeenvolgende e-mails: Deze optie is voor de mensen die e-mails in bulk verzenden. Als SalesHandy stuurt alle e-mails met behulp van de server van google, deze functie zal ervoor zorgen dat uw e-mailadres niet wordt geblokkeerd voor het verzenden van te veel e-mails tegelijk.
• Stel de tijdzone in: als al uw ontvangers zich in een andere tijdzone bevinden dan die van u, dan is dit de perfecte functie om ervoor te zorgen dat uw e-mails op de perfecte timing eindigen.
• Plan de campagne: nadat u de tijdzone hebt geselecteerd, moet u nu de tijd voor de campagne instellen.

Voila!

druk op de knop Verzenden en plannen om uw e-mail live in te stellen.

met deze laatste stappen, bent u helemaal klaar om uw automatische e-mails te verzenden via uw Outlook-account met behulp van SalesHandy.

voor een meer gedetailleerde handleiding zie: hoe e-mailcampagnes te verzenden.

voordelen van het verzenden van geautomatiseerde e-mails in Outlook:

Automatisering is de toekomst, het is hier voor altijd. Als u uw bedrijf slimmer en sneller wilt schalen, moet u beginnen met e-mail.

het automatiseren van uw e-mail geeft u een uitstekende kans om effectief contact op te nemen met uw potentiële klant op het juiste moment, betrokkenheid opbouwen om meer deals te sluiten. Volgens het onderzoek van instapage, een geautomatiseerde e-mail campagne levert een 70,5% hogere open rate en een 152% Grotere CTR.

met behulp van automatisering kunt u een e-mailsequentie, op triggers gebaseerde follow-ups sturen om uw leads te voeden, een relatie met uw klanten op te bouwen die uiteindelijk uw productiviteit zal verhogen.

hoe te plannen vertraging levering in Outlook

als het gaat om het plannen van vertraagde levering van een e-mail, Outlook biedt u twee opties. U kunt de bezorging van een individuele e-mail uitstellen of u kunt ook regels gebruiken om de bezorging van alle e-mails die u verzendt te vertragen door ze gedurende een bepaalde tijd in Outlook vast te houden.

stap-voor-stap handleiding over de vertraging van de levering van een enkel bericht/e-mail in Outlook:

Stap 1:

bij het opstellen van een nieuwe e-mail kunt u een van de volgende handelingen uitvoeren::

Selecteer de pijl meer opties naast de tags optie

Selecteer de Delay Delivery knop op het tabblad Opties (dit is te vinden in de meer opties groep)

Stap 2: Selecteer leveringsopties, vink dan het vakje aan met de “niet leveren voor” keuze. Voer nu de datum en tijd van de levering naast de niet leveren voor optie.

Stap 3: Klik nu op Sluiten.

Stap 4: Druk Op Verzenden.

nadat u op Verzenden hebt gedrukt, blijft de e-mail onder de map Postvak uit tot het moment van levering.

en in het geval u besluit dat u dit vertraagde e-mail/bericht vroeg of onmiddellijk wilt verzenden, kunt u de stappen volgen zoals hieronder vermeld:

• Open de map Postvak Uit.
• Selecteer het vertraagde bericht.
• herhaal hetzelfde proces met meer opties naast Tags groep in het lint.

• kies de leveringsopties en schakel het selectievakje “niet leveren vóór” uit (als u uw e-mail onmiddellijk wilt verzenden) of u kunt het selectievakje “niet leveren vóór” met de bijgewerkte leveringsdatum en-tijd bewerken en klik vervolgens op Sluiten.
• druk op Verzenden om onmiddellijk uw e-mail te verzenden.

stap-voor-stap handleiding over het uitstellen van de levering van alle berichten in Outlook:

u kunt een regel instellen om de levering van alle e-mails of berichten die u vanuit Outlook verzendt met maximaal 2 uur uit te stellen.

Stap 1: Klik op de optie Bestand in de navigatiebalk.
Stap 2: Klik op Regels beheren & waarschuwingen.
Stap 3: Klik op nieuwe regel.

Stap 4: Selecteer in het vak” Stap 1: Selecteer een sjabloon “onder” begin met een lege regel “de optie” toepassen op de berichten die ik verstuur ” en klik vervolgens op Volgende.

Stap 5: in de” Step 1: Select Condition(s) ” lijst, vink de selectievakjes aan tegen de voorwaarde(s) die u wilt en klik vervolgens op Volgende.

Opmerking: Als u geen van de Voorwaarden kiest, verschijnt er een bevestigingsdialoogvenster en als u op Ja klikt, wordt de regel die u maakt toegepast op elk bericht dat u verzendt.

Stap 6: kies in het selectievakje” Stap 1: actie(s) selecteren ” het selectievakje levering uitstellen met een aantal minuten.

Stap 7: in Stap 2: bewerk de regelbeschrijving (klik op een onderstreepte waarde), klik op de hyperlink “een aantal” en voer het aantal minuten in dat u wilt dat uw berichten in de map Postvak Uit worden bewaard voordat ze worden verzonden.

Stap 8: Klik op Ok en klik vervolgens op Volgende.

stap 9: U kunt ook uitzonderingen van deze regel selecteren op basis van uw behoeften en op Volgende klikken.

stap 10: in het” Step 1: Specificeer een naam voor deze regel “vak, Typ de naam die u wilt voor de regel die u zojuist hebt gemaakt, en in het” Step 2: Setup Rule Options “selectievakje” Turn on this rule”. In” Stap 3: Review regel Beschrijving ” Bekijk de regel die u hebt gemaakt en klik vervolgens op Voltooien.

een autoresponder instellen in Microsoft Outlook

een autoresponder instellen kan een redder zijn als u het te druk hebt om & antwoord te controleren op uw dagelijkse e-mails of als u het geluk hebt op vakantie te gaan.

Autoresponder in Microsoft Outlook wordt voornamelijk gebruikt voor “Out of the Office” – berichten. Maar u kunt ook het opzetten van hetzelfde met een deken reactie dat je niet in staat zal zijn om hun e-mails meteen bij te wonen, maar je zult zo snel mogelijk terug te krijgen.

Noot: Als uw e-mail niet wordt gehost op een MS Exchange server, dan moet u uw computer ingeschakeld en Outlook draaien om de autoresponder te laten werken.

Stap 1: Maak een e-mail / berichtsjabloon

stap 1.1: klik op het menu Bestand, ga met de muisaanwijzer over nieuw en klik vervolgens op e-mailbericht.

stap 1.2: ga op het tabblad Opties met de muisaanwijzer over de groep opmaken en klik op platte tekst.

stap 1.3: typ in de berichttekst het bericht buiten kantoor of een normaal bericht dat u wilt verzenden als een geautomatiseerd antwoord.

stap 1.4: Na het typen van uw autoresponder bericht, klik op de Microsoft knop in de linkerhoek van het scherm, selecteer vervolgens opslaan als een optie en vervolgens andere formaten.

stap 1.5: er verschijnt een venster op uw scherm waarin u de gewenste bestandsnaam moet typen en vervolgens Outlook-sjabloon (*.oft) formaat als uw opslaan als type. En klik vervolgens op Opslaan.

Stap 2: een regel maken om automatisch op uw e-mails te reageren.

stap 2.1: klik op de optie Bestand in de navigatiebalk.
stap 2.2: klik op Regels & waarschuwingen beheren.
stap 2.3: klik op nieuwe regel.

stap 2.4: selecteer in het vak “Stap 1: Selecteer een sjabloon” onder “begin met een lege regel” de optie “toepassen op de berichten die ik ontvang” en klik vervolgens op Volgende.

Stap 2.5: in de” Step 1: Select Condition(s) ” lijst, vink de selectievakjes aan tegen de voorwaarde(s) die u wilt en klik vervolgens op Volgende.

opmerking: Als u geen van de Voorwaarden kiest, verschijnt er een bevestigingsdialoogvenster en als u op Ja klikt, wordt de regel die u maakt toegepast op elk bericht dat u verzendt.

stap 2.6: er verschijnt een dialoogvenster Regeladres waarin u het e-mailadres moet selecteren en op Ok moet klikken.

stap 2.7: kies in” Stap 1: actie(s) selecteren ” het selectievakje antwoorden met een specifiek sjabloon.

Stap 2.8: In Stap 2: Bewerk de beschrijving van de regel (klik op een onderstreepte waarde) vak, klik op de hyperlink “een specifieke sjabloon”.

stap 2.9: Selecteer nu een Antwoordsjabloon dialoogvenster verschijnt op uw scherm, selecteer vervolgens de gebruikerssjablonen in bestandssysteem uit de kijk In vervolgkeuzelijst en selecteer de sjabloon die u hebt gemaakt in Stap 1: Maak een e-mailsjabloon en klik op de knop Openen.

stap 2.10: In de ” stap 1: Geef een naam op voor deze regel” vak, Typ de naam die u wilt voor de regel die u zojuist hebt gemaakt, en in de “stap 2: regelopties instellen” Selecteer “deze regel inschakelen” selectievakje. In” Stap 3: Review regel Beschrijving ” Bekijk de regel die u hebt gemaakt en klik vervolgens op Voltooien.

Outlook ‘ s antwoord met behulp van een specifieke sjabloonregel stuurt uw geautomatiseerde antwoord slechts eenmaal naar elke afzender tijdens een individuele sessie. Deze regel voorkomt dat Outlook herhaalde berichten naar een enkele afzender verzendt en houdt een spoor bij van de gebruikers aan wie het geautomatiseerde antwoord was verzonden. Zodra u Outlook echter opnieuw opstart, wordt de lijst met afzenders die automatische antwoorden hebben ontvangen opnieuw ingesteld.