So senden Sie automatische E-Mails in Outlook16 Minuten Lesezeit

Möchten Sie automatische E-Mails in Outlook senden?

Das Senden einer automatisierten E-Mail ist sehr hilfreich, wenn Sie ein breiteres Geschäftspublikum erreichen möchten. Die Automatisierung Ihrer Outlook-E-Mails erhöht das Engagement, bietet Ihren Empfängern ein effektives personalisiertes E-Mail-Erlebnis und skaliert Ihre Conversions.

Ohne weiteres zeigen wir Ihnen in diesem Artikel, wie Sie automatische E-Mails in Outlook senden, um Ihre E-Mail-Effizienz zu verbessern.

Diese detaillierte Anleitung zu Outlook-Funktionen wie Lieferverzögerung, Autoresponder und automatischem E-Mail-Outlook steigert Ihre tägliche Produktivität, hilft Ihnen, den Kopf frei zu bekommen und wichtige Aufgaben zu priorisieren.

So senden Sie automatische E-Mails & Follow-ups in Outlook

Das Senden einer automatisierten Kampagne mit automatischen Follow-up-E-Mails hat nachweislich die Erfolgsrate von Kampagnen erhöht. Leider ist dies aus Outlook nicht möglich. Für eine solche Kampagne müssen Sie eine E-Mail-Automatisierungssoftware wie SalesHandy verwenden. Die leistungsstarke Funktion zum Senden personalisierter E-Mails mit automatischen Follow-ups sorgt für einen hervorragenden Erfolg Ihrer Kampagne.

Hier finden Sie eine detaillierte Anleitung zum Senden automatischer E-Mails mit Ihrem Outlook-Konto:

Schritt 1: Fügen Sie Ihr Outlook-Konto bei SalesHandy hinzu

1. Melden Sie sich bei SalesHandy an, indem Sie auf Bei Microsoft anmelden klicken.

2. Sie werden zur Microsoft Open Authorization (OAuth) -Website weitergeleitet. Fügen Sie Ihre Outlook-E-Mail-Adresse und Ihr Outlook-Kennwort in die entsprechenden Textfelder ein.

3. Sie werden zum SalesHandy-Dashboard weitergeleitet und können Ihre erste E-Mail-Kampagne starten.

Schritt 2: Wählen Sie die Option E-Mail-Kampagne im SalesHandy-Funktionsbereich aus und klicken Sie auf die Option Neue Kampagne.

Schritt 3: Richten Sie Ihre Kampagne ein. Befolgen Sie die im Bild unten genannten Schritte:

Nach dem Hochladen der CSV können Sie die E-Mail-Liste überprüfen und bereinigen, um eine niedrigere Absprungrate mit SalesHandy selbst sicherzustellen.

Lassen Sie das Outlook-Konto ausgewählt und standardmäßig wird „Als Antwort senden“ aktiviert, was empfohlen wird, wenn Ihre Folge-E-Mails funktionieren sollen.

Schritt 4: CC oder BCC hinzufügen

Während Sie Ihre E-Mail-Kampagne durchführen, können Sie Ihr Team oder Ihren Kampagnenmanager durch Hinzufügen des CC loopen. Auch wenn Sie Ihre Kampagne in das CRM integrieren möchten, fügen Sie einfach Ihre CRM-ID im Abschnitt BCC hinzu und Sie können loslegen.

Schritt 5: Für den nächsten Schritt müssen Sie Ihre Kampagne einrichten, indem Sie eine umsetzbare Betreffzeile und eine perfekte Nachricht an Ihre potenziellen Kunden senden.

Schritt 6: Fügen Sie Follow-up-Phasen hinzu, indem Sie die im Bild unten genannten Schritte ausführen.

Um die beste Conversion zu erzielen, können Sie 9 personalisierte E-Mail-Follow-up-Phasen einrichten und diese nach Ihrem bevorzugten Datum und Ihrer bevorzugten Uhrzeit planen.

Letzter Schritt: Planen der Kampagne

Der letzte Schritt zum Erstellen einer erfolgreichen Kampagne mit Ihrem Outlook-Konto besteht darin, die Kampagne zu planen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Links verfolgen: Diese Option ist standardmäßig ausgewählt, da wir empfehlen, alle Links zu verfolgen, um bessere Einblicke in Ihre Kampagnen zu erhalten.
• Legen Sie ein Intervall zwischen zwei aufeinanderfolgenden E-Mails fest: Diese Option ist für Personen gedacht, die E-Mails in großen Mengen senden. Da SalesHandy alle E-Mails über den Google-Server sendet, stellt diese Funktion sicher, dass Ihre E-Mail-Adresse nicht blockiert wird, weil zu viele E-Mails gleichzeitig gesendet werden.
• Zeitzone festlegen: Wenn sich alle Ihre Empfänger in einer anderen Zeitzone als Ihrer befinden, ist dies die perfekte Funktion, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails zum perfekten Zeitpunkt eingehen.
• Planen Sie die Kampagne: Nachdem Sie die Zeitzone ausgewählt haben, müssen Sie nun die Zeit für die Kampagne festlegen.

Voila!

Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden und Planen, um Ihre E-Mail live zu schalten.

Mit diesen letzten Schritten können Sie Ihre automatischen E-Mails mit SalesHandy über Ihr Outlook-Konto senden.

Eine detailliertere Anleitung finden Sie unter: So senden Sie E-Mail-Kampagnen.

Vorteile des Versendens automatisierter E-Mails in Outlook:

Automatisierung ist die Zukunft, sie ist für immer da. Wenn Sie Ihr Unternehmen intelligenter und schneller skalieren möchten, sollten Sie mit E-Mails beginnen.

Die Automatisierung Ihrer E-Mails bietet Ihnen eine hervorragende Möglichkeit, Ihren potenziellen Kunden zur richtigen Zeit effektiv zu erreichen und das Engagement zu steigern, um mehr Geschäfte abzuschließen. Laut der Studie von instapage liefert eine automatisierte E-Mail-Kampagne eine um 70,5% höhere Öffnungsrate und eine um 152% höhere Klickrate.

Mithilfe der Automatisierung können Sie eine E-Mail-Sequenz senden, Trigger-basierte Follow-ups durchführen, um Ihre Leads zu pflegen und eine Beziehung zu Ihren Kunden aufzubauen, die letztendlich Ihre Produktivität steigert.

Planen der verzögerten Zustellung in Outlook

Wenn es darum geht, die verzögerte Zustellung einer E-Mail zu planen, bietet Ihnen Outlook zwei Optionen. Sie können entweder die Zustellung einer einzelnen E-Mail verzögern oder Sie können Regeln verwenden, um die Zustellung aller von Ihnen gesendeten E-Mails zu verzögern, indem Sie sie für einen bestimmten Zeitraum in Outlook aufbewahren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verzögerung der Zustellung einer einzelnen Nachricht / E-Mail in Outlook:

Schritt 1:

Wenn Sie eine neue E-Mail verfassen, können Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:

Wählen Sie den Pfeil Weitere Optionen neben der Option Tags

Wählen Sie die Schaltfläche Lieferung verzögern auf der Registerkarte Optionen (diese finden Sie in der Gruppe Weitere Optionen)

Schritt 2: Wählen Sie Lieferoptionen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen mit der Option „Do Not Deliver Before“. Geben Sie nun das Datum und die Uhrzeit der Lieferung neben der Option Do Not Deliver Before ein.

Schritt 3: Klicken Sie nun auf Schließen.

Schritt 4: Drücken Sie Senden.

Nachdem Sie auf Senden geklickt haben, bleibt die E-Mail bis zum Zeitpunkt der Zustellung im Ordner Postausgang.

Und falls Sie sich entscheiden, diese verzögerte E-Mail / Nachricht frühzeitig oder sofort zu senden, können Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Öffnen Sie den Ordner Postausgang.
• Wählen Sie die verzögerte Nachricht aus.
• Wiederholen Sie den Vorgang erneut mit weiteren Optionen neben Tags group im Menüband.

• Wählen Sie die Lieferoptionen und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nicht liefern vor“ (wenn Sie Ihre E-Mail sofort senden möchten) oder bearbeiten Sie das Kontrollkästchen „Nicht liefern vor“ mit dem aktualisierten Lieferdatum und der aktualisierten Lieferzeit und klicken Sie dann auf Schließen.
• Klicken Sie auf Senden, um Ihre E-Mail sofort zu senden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verzögerung der Zustellung aller Nachrichten in Outlook:

Sie können eine Regel einrichten, um die Zustellung aller E-Mails oder Nachrichten, die Sie aus Outlook senden, um bis zu 2 Stunden zu verzögern.

Schritt 1: Klicken Sie in der Navigationsleiste auf die Option Datei.
Schritt 2: Klicken Sie auf Regeln verwalten & Warnungen.
Schritt 3: Klicken Sie auf Neue Regel.

Schritt 4: Wählen Sie im Feld „Schritt 1: Vorlage auswählen“ unter „Von einer leeren Regel ausgehen“ die Option „Auf die von mir gesendeten Nachrichten anwenden“ und klicken Sie dann auf Weiter.

Schritt 5: Aktivieren Sie in der Liste „Schritt 1: Bedingung(en) auswählen“ die Kontrollkästchen für die gewünschte (n) Bedingung (en) und klicken Sie dann auf Weiter.

Hinweis: Wenn Sie keine der Bedingungen auswählen, wird ein Bestätigungsdialogfeld angezeigt, und wenn Sie auf Ja klicken, wird die Regel, die Sie erstellen, auf jede gesendete Nachricht angewendet.

Schritt 6: Aktivieren Sie im Kontrollkästchen „Schritt 1: Aktion(en) auswählen“ das Kontrollkästchen Zustellung um einige Minuten verschieben.

Schritt 7: In Schritt 2: Bearbeiten Sie die Regelbeschreibung (klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert) Box, klicken Sie auf den Hyperlink „eine Reihe von“ und geben Sie die Anzahl der Minuten, die Sie Ihre Nachrichten im Postausgang Ordner gehalten werden soll, bevor es gesendet wird.

Schritt 8: Klicken Sie auf OK und dann auf Weiter.

Schritt 9: Sie können auch Ausnahmen dieser Regel entsprechend Ihren Anforderungen auswählen und auf Weiter klicken.

Schritt 10: Geben Sie im Feld „Schritt 1: Geben Sie einen Namen für diese Regel an“ den gewünschten Namen für die gerade erstellte Regel ein und aktivieren Sie im Feld „Schritt 2: Regeloptionen einrichten“ das Kontrollkästchen „Diese Regel aktivieren“. Überprüfen Sie in „Schritt 3: Regelbeschreibung überprüfen“ die von Ihnen erstellte Regel und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

So richten Sie einen Autoresponder in Microsoft Outlook ein

Das Einrichten eines Autoresponders kann ein Retter sein, wenn Sie zu beschäftigt sind, um zu überprüfen & Antworten Sie auf Ihre täglichen E-Mails oder wenn Sie das Glück haben, in Urlaub zu fahren.

Autoresponder in Microsoft Outlook wird hauptsächlich für „Out of the Office“ -Nachrichten verwendet. Sie können aber auch das gleiche mit einer pauschalen Antwort einrichten, dass Sie nicht in der Lage sein werden, ihre E-Mails sofort zu besuchen, aber Sie werden so schnell wie möglich zurückkommen.

Hinweis: Wenn Ihre E-Mail nicht auf einem MS Exchange-Server gehostet wird, müssen Sie Ihren Computer eingeschaltet lassen und Outlook ausführen, damit der Autoresponder funktioniert.

Schritt 1: Erstellen Sie eine E-Mail- / Nachrichtenvorlage

Schritt 1.1: Klicken Sie auf das Menü Datei, bewegen Sie den Mauszeiger über Neu und klicken Sie dann auf E-Mail-Nachricht.

Schritt 1.2: Bewegen Sie den Mauszeiger auf der Registerkarte Optionen über die Gruppe Format, und klicken Sie auf Nur-Text.

Schritt 1.3: Geben Sie im Nachrichtentext die Abwesenheitsnachricht oder eine andere normale Nachricht ein, die Sie als automatische Antwort senden möchten.

Schritt 1.4: Nachdem Sie Ihre Autoresponder-Nachricht eingegeben haben, klicken Sie auf die Microsoft-Schaltfläche in der linken Ecke des Bildschirms, wählen Sie dann Speichern als Option und dann Andere Formate.

Schritt 1.5: Auf Ihrem Bildschirm wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie den gewünschten Dateinamen eingeben und dann Outlook-Vorlage (*.oft) Format als Ihr Speichern unter Typ. Und klicken Sie dann auf Speichern.

Schritt 2: Erstellen einer Regel zur automatischen Beantwortung Ihrer E-Mails.

Schritt 2.1: Klicken Sie in der Navigationsleiste auf die Option Datei.
Schritt 2.2: Klicken Sie auf Regeln verwalten & Warnungen.
Schritt 2.3: Klicken Sie auf Neue Regel.

Schritt 2.4: Wählen Sie im Feld „Schritt 1: Vorlage auswählen“ unter „Mit einer leeren Regel beginnen“ die Option „Auf die empfangenen Nachrichten anwenden“ und klicken Sie dann auf Weiter.

Schritt 2.5: Aktivieren Sie in der Liste „Schritt 1: Bedingung(en) auswählen“ die Kontrollkästchen für die gewünschte (n) Bedingung (en) und klicken Sie dann auf Weiter.

Hinweis: Wenn Sie keine der Bedingungen auswählen, wird ein Bestätigungsdialogfeld angezeigt, und wenn Sie auf Ja klicken, wird die Regel, die Sie erstellen, auf jede gesendete Nachricht angewendet.

Schritt 2.6: Ein E-Mail-Adressdialogfeld wird angezeigt, in dem Sie die Von-E-Mail-Adresse auswählen und auf OK klicken müssen.

Schritt 2.7: Wählen Sie unter „Schritt 1: Aktion(en) auswählen“ das Kontrollkästchen Antwort mithilfe einer bestimmten Vorlage aus.

Schritt 2.8: In Schritt 2: Bearbeiten Sie das Feld Regelbeschreibung (klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert) und klicken Sie auf den Hyperlink „eine bestimmte Vorlage“.

Schritt 2.9: Wählen Sie nun eine Antwortvorlage aus Das Dialogfeld wird auf Ihrem Bildschirm angezeigt.

Schritt 2.10: Im „Schritt 1: Geben Sie einen Namen für diese Regel an“ Feld, geben Sie den gewünschten Namen für die Regel ein, die Sie gerade erstellt haben, und aktivieren Sie im Kontrollkästchen „Schritt 2: Regeloptionen einrichten“ das Kontrollkästchen „Diese Regel aktivieren“. Überprüfen Sie in „Schritt 3: Regelbeschreibung überprüfen“ die von Ihnen erstellte Regel und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

Die Antwort von Outlook mithilfe einer bestimmten Vorlagenregel sendet Ihre automatisierte Antwort während einer einzelnen Sitzung nur einmal an jeden Absender. Diese Regel verhindert, dass Outlook sich wiederholende Nachrichten an einen einzelnen Absender sendet, und verfolgt die Benutzer, an die die automatisierte Antwort gesendet wurde. Sobald Sie Outlook jedoch neu starten, wird die Liste der Absender, die automatisierte Antworten erhalten haben, zurückgesetzt.