Zes manieren om succesvol te zijn als business analist

wanneer u zoekt naar een definitie of een rolbeschrijving van een business analist, krijgt u waarschijnlijk een uitputtende lijst van definities met alle vereiste capaciteiten, vaardigheden, kennisgebieden en ervaringsniveaus. Maar afgezien van alle titels gegeven aan een business analist en alle van de vereiste harde vaardigheden, hoe zit het met de zachte vaardigheden? Wat maakt een business analist succesvol, ongeacht de specifieke bedrijfscontext, de betrokken technologie, de overeengekomen projectmethodologie of het vereiste ervaringsniveau? Laten we eens een kijkje op een aantal van de belangrijkste “onzichtbare” gedrag dat maakt je opvallen van de menigte als een business analist.

zorg voor uw stakeholder (s)

het is belangrijk om in gedachten te houden dat elk project uniek is. Wanneer je laat zien dat je geeft om de context en het probleem van je stakeholder, begin je een basis van vertrouwen en vertrouwen op te bouwen.

een stakeholder kan elke persoon zijn die direct of indirect bij het project betrokken is, of dat nu de klant, de klant van de klant, een onderaannemer, een verkoper of een van uw collega ‘ s is.

vaak zal de uitdaging zijn om haalbare oplossingen voor deze problemen te vinden, maar dat is altijd een gezamenlijke inspanning met vele aspecten om te overwegen. Echter, met een sfeer van vertrouwen, zal het veel gemakkelijker te bereiken.

luister actief en stel de juiste vragen

zorg is de eerste stap, maar om echt te begrijpen, is het van het grootste belang dat u luistert, interpreteert, herschikt en de juiste vragen stelt. Dit wordt meestal gedaan tijdens een workshop of verfijningssessie. De business analist wordt gezien als de vertaler tussen technische experts en vertegenwoordigers van het bedrijfsleven.

als de verwachtingen van de stakeholder te complex worden om te begrijpen, is het nuttig om deze schriftelijk samen te vatten en om bevestiging van uw interpretatie te vragen. Door de zaken expliciet en transparant te maken, vermijdt u mogelijke misverstanden, herwerken, gemiste deadlines of zelfs begrotingskwesties.

Kies het juiste medium om te communiceren

communicatie is de sleutel in elke interactie, of die communicatie nu via e-mail, chat, telefoon of videoconferentie plaatsvindt. Elk medium heeft voor-en nadelen, dus u moet zorgvuldig overwegen welk medium het meest geschikt is voor elk type communicatie. De onderstaande getallen van betekenis zijn daarom belangrijk om te overwegen:
  • 55% van de perceptie van een individu in elke communicatie over gevoelens en attitudes is gebaseerd op wat ze zien
  • 38% van de perceptie is gebaseerd op hoe het klinkt (toon, volume en snelheid)
  • 7% van de perceptie is gebaseerd op de feitelijke woorden die zijn gesproken

Deze Nummers van Zin ons helpen te begrijpen hoe mensen de zin van hun communicatie met anderen, en hoe misverstanden kunnen ontstaan. Wanneer er een verschil is tussen wat je ziet, wat je hoort en wat er werkelijk gezegd wordt, is er een potentieel voor mensenproblemen.

coördinaat & zorg voor een nauwgezette follow-up

bijna elke interactie impliceert dat een of meer acties moeten worden ondernomen. Als business analist ben je verantwoordelijk voor het nauwgezet coördineren van deze acties en het opvolgen van de resultaten ervan om ervoor te zorgen dat de juiste vooruitgang wordt geboekt, stakeholders op elkaar worden afgestemd en tijdige beslissingen kunnen worden genomen. Zo toon je je betrokkenheid en vergroot je het vertrouwen van je stakeholders.

validatie van hetgeen besproken of overeengekomen is, is van cruciaal belang voor elk project. Afhankelijk van de aard van het project kan validatie een uitgebreide stap in het proces zijn of een snelle dubbele controle die regelmatig wordt herhaald. In ieder geval wordt het project zonder een goede validatie (waarvoor coördinatie en follow-up van open acties vereist is) als vertraagd beschouwd, kan herwerking nodig zijn – wat tot frustraties leidt – en kan er een gebrek aan vertrouwen in de business analist ontstaan.

uw vergaderingen beheren

uitstekend tijdmanagement is een cruciale vaardigheid voor een business analist. Ieders tijd is waardevol en wanneer u een vergadering plant, nemen mensen de tijd om met u te spreken. Plan uw vergaderingen ruim van tevoren( indien mogelijk), zorg ervoor dat er een agenda zodat de deelnemers kunnen komen in voorbereid, hebben uw prioriteiten duidelijk, en benoem een tijdwaarnemer in het geval uitgebreide discussies kunnen uw agenda in gevaar brengen. Dit betekent dat sommige besprekingen buiten de respectieve vergadering moeten plaatsvinden.

met betrekking tot terugkerende vergaderingen is het een slechte gewoonte om deze te annuleren. Als je daarmee begint, zullen je stakeholders – die het ook erg druk hebben – je vergaderingen minder prioriteit gaan geven. Je zou kunnen worden gezien als een onbetrouwbare vergadering facilitator.

het is beter om altijd de bijeenkomst te houden. Zelfs een snelle statusupdate van alle betrokkenen maakt de vergadering de moeite waard. Het zal ook open communicatielijnen handhaven en ervoor zorgen dat niets door de scheuren valt.

Houd uw management op de hoogte

niet elke stakeholder is dagelijks betrokken bij het project. Sommigen kunnen alleen betrokken raken als er iets mis gaat. Als dat gebeurt, beginnen mensen nerveus te worden en zullen ze vragen hebben. Dan is er geen tijd om krediet op te bouwen, te laten zien wat goed ging, of uit te leggen welke inspanningen werden gedaan om het project op koers te houden. Je moet bereid zijn om te bespreken hoe je het project weer op de rails in plaats van te gaan in de defensie-modus.

daarom is het verstandig om al uw stakeholders regelmatig te betrekken. Informele bijeenkomsten, zelfs tijdens de koffie, kunnen voldoende zijn om open communicatielijnen te behouden.

de onderstaande template kan worden gebruikt als een mentale herinnering welke stakeholders in welk kwadrant wonen. Dit kan nuttig zijn wanneer het organigram van de organisatie waar u in / voor werkt niet duidelijk voor u is of wanneer u merkt dat andere relaties dan de officiële meldingslijnen een rol spelen binnen het project. Afhankelijk van de invloed versus het belang van de stakeholder, moet uw aanpak om hem of haar te betrekken anders zijn.

Write a Comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.