Quando cerchi una definizione o una descrizione del ruolo di un analista aziendale, probabilmente finisci con un elenco esaustivo di definizioni che include tutte le capacità, le competenze, le aree di conoscenza e i livelli di esperienza richiesti. Ma a parte tutti i titoli dati a un analista di business e tutte le competenze difficili richieste, che dire delle soft skills? Cosa rende un business analyst di successo, indipendentemente dal contesto aziendale specifico, dalla tecnologia coinvolta, dalla metodologia di progetto concordata o dal livello di esperienza richiesto? Diamo uno sguardo più da vicino ad alcuni dei più importanti comportamenti “invisibili” che ti fanno risaltare dalla folla come analista aziendale.
Cura dei tuoi stakeholder
Uno stakeholder può essere qualsiasi persona coinvolta nel progetto, direttamente o indirettamente, che sia il cliente, il cliente del cliente, un subappaltatore, un fornitore o uno dei tuoi colleghi.
Spesso, la sfida sarà quella di trovare soluzioni fattibili per questi problemi, ma questo è sempre uno sforzo congiunto con molti aspetti da considerare. Tuttavia, con un’atmosfera di fiducia, sarà molto più facile da realizzare.
Ascolta attivamente e fai le domande giuste
La cura è il primo passo, ma per capire veramente, è della massima importanza ascoltare, interpretare, riformulare e porre le domande giuste. Questo viene in genere fatto durante un workshop o una sessione di perfezionamento. L’analista aziendale è visto come il traduttore tra esperti tecnici e rappresentanti aziendali.
Se le aspettative degli stakeholder diventano troppo complesse da comprendere, è utile riassumerle per iscritto e chiedere la convalida della tua interpretazione. Rendendo le cose esplicite e trasparenti, si evitano potenziali incomprensioni, rielaborazioni, scadenze perse o persino problemi di bilancio.
Scegli il mezzo giusto per comunicare
- 55% di una persona la percezione che in qualsiasi comunicazione sui sentimenti e atteggiamenti si basa su ciò che vede
- 38% della percezione si basa su come suona (tono, volume e velocità)
- 7% della percezione si basa sulla reale le parole che si dicono
Questi i Numeri di Significato ci aiutano a capire come la gente dare un senso alla loro comunicazione con gli altri, e come a malintesi. Ogni volta che c’è una differenza tra ciò che vedi, ciò che senti e ciò che viene effettivamente detto, c’è un potenziale per i problemi delle persone.
Coordinare& garantire uno stretto follow-up
La convalida di ciò che è stato discusso o concordato è fondamentale per ogni progetto. A seconda della natura del progetto, la convalida può essere un ampio passo nel processo o un rapido doppio controllo che viene ripetuto su base regolare. In ogni caso, senza un’adeguata convalida (che richiede il coordinamento e il follow-up delle azioni aperte), il progetto è considerato ritardato, potrebbe essere necessario rielaborare – il che porta a frustrazioni – e potrebbe sorgere una mancanza di fiducia nell’analista aziendale.
Gestisci le tue riunioni
Per quanto riguarda le riunioni ricorrenti, è una cattiva pratica cancellarle. Se inizi a farlo, i tuoi stakeholder – che sono anche molto impegnati-inizieranno a considerare le tue riunioni meno prioritarie. Potresti essere visto come un facilitatore di riunioni inaffidabile.
È meglio mantenere sempre la riunione. Anche un rapido aggiornamento dello stato da parte di tutte le persone coinvolte renderà la riunione utile. Manterrà anche linee di comunicazione aperte e assicurerà che nulla cada attraverso le fessure.
Mantieni la tua gestione in loop
Per questo motivo, è una decisione saggia mantenere tutti i tuoi stakeholder coinvolti su base regolare. Riunioni informali, anche davanti a un caffè, possono essere sufficienti per mantenere aperte le linee di comunicazione.
Il seguente modello può essere utilizzato come promemoria mentale quali stakeholder risiedono in quale quadrante. Questo può essere utile quando l’organigramma dell’organizzazione in cui stai lavorando non ti è chiaro o quando noti che relazioni diverse dalle linee di reporting ufficiali stanno giocando un ruolo all’interno del progetto. A seconda dell’influenza rispetto all’interesse dello stakeholder, il tuo approccio per coinvolgerlo dovrebbe essere diverso.
