Cuando busca una definición o una descripción de un rol de un analista de negocios, probablemente termine con una lista exhaustiva de definiciones que incluyen todas las capacidades, habilidades, áreas de conocimiento y niveles de experiencia requeridos. Pero aparte de todos los títulos otorgados a un analista de negocios y todas las habilidades duras requeridas, ¿qué pasa con las habilidades blandas? ¿Qué hace que un analista de negocios sea exitoso, independientemente del contexto comercial específico, la tecnología involucrada, la metodología del proyecto acordada o el nivel de experiencia requerido? Echemos un vistazo más de cerca a algunos de los comportamientos «invisibles» más importantes que te hacen destacar entre la multitud como analista de negocios.
Cuide de sus partes interesadas
Un stakeholder puede ser cualquier persona involucrada en el proyecto, directa o indirectamente, ya sea el cliente, el cliente del cliente, un subcontratista, un proveedor o uno de sus colegas.
A menudo, el desafío será encontrar soluciones viables para esos problemas, pero siempre es un esfuerzo conjunto con muchos aspectos a considerar. Sin embargo, con una atmósfera de confianza, será mucho más fácil de lograr.
Escuchar activamente y hacer las preguntas correctas
Cuidar es el primer paso, pero para comprender verdaderamente, es de suma importancia que escuche, interprete, replantee y haga las preguntas correctas. Por lo general, esto se hace durante un taller o una sesión de perfeccionamiento. El analista de negocios es visto como el traductor entre expertos técnicos y representantes de negocios.
Si las expectativas de las partes interesadas se vuelven demasiado complejas para entenderlas, es útil resumirlas por escrito y pedir la validación de su interpretación. Al hacer las cosas explícitas y transparentes, evita posibles malentendidos, retrabajos, plazos incumplidos o incluso problemas presupuestarios.
Elija el medio adecuado para comunicarse
- 55% de la percepción de una persona en cualquier comunicación sobre sentimientos y actitudes se basa en lo que ve
- el 38% de la percepción se basa en cómo suena (tono, volumen y velocidad)
- el 7% de la percepción se basa en las palabras reales que se
Estos números de significado nos ayudan a entender cómo las personas dan sentido a sus comunicaciones con los demás y cómo pueden surgir malentendidos. Cada vez que hay una diferencia entre lo que ves, lo que escuchas y lo que realmente se dice, hay un potencial de problemas para las personas.
Coordinar & garantizar un seguimiento estrecho
La validación de lo que se ha discutido o acordado es crucial para cada proyecto. Dependiendo de la naturaleza del proyecto, la validación puede ser un paso extenso en el proceso o una doble comprobación rápida que se repite regularmente. En cualquier caso, sin una validación adecuada (que requiere coordinación y seguimiento de las acciones abiertas), se considera que el proyecto está retrasado, puede ser necesario volver a trabajar, lo que genera frustraciones, y puede surgir una falta de confianza en el analista de negocios.
Administrar sus reuniones
Con respecto a las reuniones recurrentes, es una mala práctica cancelarlas. Si comienza a hacerlo, sus partes interesadas, que también están muy ocupadas, comenzarán a considerar que sus reuniones no son una prioridad. Usted puede ser visto como un facilitador de reuniones poco confiable.
Es mejor mantener siempre la reunión. Incluso una rápida actualización de estado de todas las personas involucradas hará que la reunión valga la pena. También mantendrá líneas de comunicación abiertas y asegurará que nada se caiga a través de las grietas.
Mantenga a su administración al tanto
Por esa razón, es una sabia decisión mantener a todos sus grupos de interés involucrados de forma regular. Las reuniones informales, incluso con café, pueden ser suficientes para mantener líneas de comunicación abiertas.
La siguiente plantilla se puede utilizar como recordatorio mental de qué partes interesadas residen en qué cuadrante. Esto puede ser útil cuando el organigrama de la organización en la que está trabajando no está claro para usted o cuando nota que otras relaciones que no sean las líneas jerárquicas oficiales están desempeñando un papel dentro del proyecto. Dependiendo de la influencia versus el interés de la parte interesada, su enfoque para involucrarlo debe ser diferente.
