Wenn Sie nach einer Definition oder einer Rollenbeschreibung eines Business Analyst suchen, erhalten Sie wahrscheinlich eine vollständige Liste von Definitionen, die alle erforderlichen Fähigkeiten, Fähigkeiten, Wissensbereiche und Erfahrungsstufen enthalten. Aber abgesehen von all den Titeln, die einem Business Analyst gegeben werden, und allen erforderlichen Hard Skills, was ist mit den Soft Skills? Was macht einen Business Analyst erfolgreich, unabhängig vom spezifischen Geschäftskontext, der involvierten Technologie, der vereinbarten Projektmethodik oder dem erforderlichen Erfahrungsniveau? Werfen wir einen genaueren Blick auf einige der wichtigsten „unsichtbaren“ Verhaltensweisen, die Sie als Business Analyst von der Masse abheben.
Kümmern Sie sich um Ihre Stakeholder
Ein Stakeholder kann jede Person sein, die direkt oder indirekt am Projekt beteiligt ist, unabhängig davon, ob es sich um den Kunden, den Kunden des Kunden, einen Subunternehmer, einen Lieferanten oder einen Ihrer Kollegen handelt.
Oft besteht die Herausforderung darin, praktikable Lösungen für diese Probleme zu finden, aber das ist immer eine gemeinsame Anstrengung mit vielen zu berücksichtigenden Aspekten. Mit einer Atmosphäre des Vertrauens wird es jedoch viel einfacher zu erreichen sein.
Höre aktiv zu und stelle die richtigen Fragen
Fürsorge ist der erste Schritt, aber um wirklich zu verstehen, ist es von größter Bedeutung, dass du zuhörst, interpretierst, umformulierst und die richtigen Fragen stellst. Dies geschieht normalerweise während eines Workshops oder einer Verfeinerungssitzung. Der Business Analyst wird als Übersetzer zwischen technischen Experten und Wirtschaftsvertretern gesehen.
Wenn die Erwartungen des Stakeholders zu komplex werden, um sie zu verstehen, ist es hilfreich, sie schriftlich zusammenzufassen und um Bestätigung Ihrer Interpretation zu bitten. Indem Sie die Dinge explizit und transparent machen, vermeiden Sie mögliche Missverständnisse, Nacharbeiten, versäumte Termine oder sogar Budgetprobleme.
Wählen Sie das richtige Kommunikationsmedium
- 55% der Wahrnehmung einer Person in jeder Kommunikation über Gefühle und Einstellungen basiert auf dem, was sie sehen
- 38% der Wahrnehmung basiert darauf, wie es klingt (Ton, Lautstärke und Geschwindigkeit)
- 7% der Wahrnehmung basiert auf den tatsächlichen Wörtern, die gesprochen werden
Diese Bedeutungszahlen helfen uns zu verstehen, wie Menschen ihre Kommunikation mit anderen verstehen und wie Missverständnisse entstehen können. Jedes Mal, wenn es einen Unterschied zwischen dem, was Sie sehen, was Sie hören und was tatsächlich gesagt wird, gibt es ein Potenzial für Menschen Probleme.
Koordinieren & enges Follow-up sicherstellen
Die Validierung dessen, was besprochen oder vereinbart wurde, ist für jedes Projekt von entscheidender Bedeutung. Abhängig von der Art des Projekts kann die Validierung ein umfangreicher Schritt im Prozess oder eine schnelle Doppelprüfung sein, die regelmäßig wiederholt wird. In jedem Fall wird das Projekt ohne ordnungsgemäße Validierung (die Koordination und Nachverfolgung offener Aktionen erfordert) als verzögert angesehen, es können Nacharbeiten erforderlich sein – was zu Frustrationen führt – und es kann zu einem Mangel an Vertrauen in den Business Analyst kommen.
Verwalten Sie Ihre Meetings
In Bezug auf wiederkehrende Besprechungen ist es eine schlechte Praxis, sie abzusagen. Wenn Sie damit beginnen, werden Ihre Stakeholder – die ebenfalls sehr beschäftigt sind – Ihre Meetings als weniger wichtig erachten. Sie könnten als unzuverlässiger Meeting-Moderator angesehen werden.
Es ist besser, das Meeting immer zu behalten. Schon ein kurzes Statusupdate aller Beteiligten wird das Meeting lohnenswert machen. Es wird auch offene Kommunikationswege aufrechterhalten und sicherstellen, dass nichts durch die Risse fällt.
Halten Sie Ihr Management auf dem Laufenden
Aus diesem Grund ist es eine kluge Entscheidung, alle Ihre Stakeholder regelmäßig einzubeziehen. Informelle Treffen, sogar beim Kaffee, können ausreichen, um offene Kommunikationswege aufrechtzuerhalten.
Die folgende Vorlage kann als mentale Erinnerung verwendet werden, welche Stakeholder sich in welchem Quadranten befinden. Dies kann hilfreich sein, wenn Ihnen das Organigramm der Organisation, in der Sie arbeiten, nicht klar ist oder wenn Sie feststellen, dass andere Beziehungen als die offiziellen Berichtszeilen innerhalb des Projekts eine Rolle spielen. Abhängig vom Einfluss und dem Interesse des Stakeholders sollte Ihr Ansatz, ihn einzubeziehen, unterschiedlich sein.
