Ihre Postmaschine hat gerade aufgehört zu arbeiten, und Sie müssen einen Ihrer Mitarbeiter schnell zur Post schicken, um Briefmarken zu erhalten. Das einzige Problem ist, dass sie kein Bargeld hat und ihre Kreditkarte ist ausgereizt.
Hier kommt Petty Cash ins Spiel. Petty Cash ist das Geld, das Sie in Ihrem Unternehmen zur Hand haben, um kleine Ausgaben wie Notfahrten zur Post, Getränke für unerwartete Besucher oder die Erstattung Ihrer Rezeptionistin für die Abholung von Donuts für die Mitarbeiterversammlung heute Morgen zu bezahlen.
Die meisten kleinen Unternehmen halten zwischen $100 und $200 in Kleingeld für diese und andere unerwartete Ausgaben zu bezahlen. Wenn Sie bereit sind, ein Kleingeldkonto für Ihr Unternehmen einzurichten, führen wir Sie durch den Prozess.
Übersicht: Was ist Kleingeld?
Kleingeld ist das Geld, das ein Unternehmen bereithält, um verschiedene Einkäufe zu bezahlen. Die meisten Einkäufe, die mit Kleingeld getätigt werden, sind unerwartete Ausgaben, die auftauchen können, z. B. Morgenkaffee für ein Meeting oder Abendessen für einen Mitarbeiter, der Überstunden macht.
Einer der Hauptgründe, Kleingeld zur Hand zu haben, ist die schnelle Rückerstattung von Mitarbeitern, die ihr eigenes Geld für Gegenstände für das Unternehmen ausgegeben haben, oder das Trinkgeld an den Lieferdienstfahrer, der das Büroessen gebracht hat.
Kleingeld muss wie alle anderen Ausgaben in Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem manuellen Buchhaltungssystem ordnungsgemäß verbucht werden, da die Ausgaben geschäftsbezogen sind und ordnungsgemäß erfasst werden müssen, um die Genauigkeit des Jahresabschlusses sicherzustellen.
Ein Beispiel für Kleingeld
Auf dem Weg ins Büro erhält Jane einen Anruf von ihrem Chef, in dem sie gebeten wird, anzuhalten und einige Donuts für ein unerwartetes Treffen später am Morgen abzuholen. Jane hat keine Kreditkarte und hat nur $ 25, um sie zu halten, bis sie bezahlt wird.
Jane hält an, um zwei Schachteln Donuts abzuholen, und lässt sie mit 5 Dollar in ihrer Brieftasche zurück. Glücklicherweise verfügt ihr Büro über einen Kleingeldfonds, den ihr Chef ihr sofort erstattet, sodass Jane keine Spesenabrechnung einreichen und wochenlang auf die Rückerstattung warten muss.
Kleingeld wird in der Regel für:
- Kaffee und andere getränke
- Büro snacks wie obst und gebäck
- Gas
- Notfall büro liefert
- Mitarbeiter erstattungen
Wie zu set up und verwenden petty cash in ihrem unternehmen
Wenn sie bereit sind richten Sie einen Petty Cash Fund für Ihr Büro ein, sind sich aber nicht sicher, wo Sie anfangen sollen, befolgen Sie die folgenden einfachen Schritte, um Ihren Petty Cash Fund in kürzester Zeit einsatzbereit zu haben. Um zu beginnen, haben Sie einen sicheren Ort, um Ihre Kleingeldmittel zu speichern, wie eine Lockbox oder verschlossene Schublade.
Kontolimits festlegen
Bevor Sie einen Petty Cash Fund starten, müssen Sie entscheiden, wie hoch der Fonds sein soll. Zwischen $ 100 und $ 200 ist ziemlich üblich, obwohl Sie niedriger oder höher gehen können, abhängig von Ihrem Unternehmen.
Sie möchten auch den Auffüllpunkt festlegen, an dem Ihre Ausgaben erfasst werden, und einen neuen Scheck schreiben, um die Summe der Kleingeldbeträge wieder auf den ursprünglichen Betrag zu bringen. Zum Beispiel, wenn Ihr Petty Cash Fund $ 100 ist, können Sie den Fonds erstatten, wenn es unter $ 15 fällt.
Bestimmen Sie, wer Kleingeld verwaltet
Wenn Sie einen Büroleiter haben, ist dieser die wahrscheinlichste Wahl, um den Kleingeldfonds zu verwalten. Wenn Sie nur wenige Mitarbeiter haben, kann das Fondsmanagement an Sie fallen.
Was auch immer Sie sich entscheiden, es ist wichtig, dass immer nur eine Person Zugang zum Fonds hat, um Auszahlungen und / oder Diebstahl zu vermeiden. Sobald Sie festgelegt haben, wer mit Kleingeld umgehen wird, können Sie einen Scheck einlösen und das Geld in die Petty Cash Lockbox einzahlen.
Erstellen eines Protokolls
Das Petty Cash Log ist eine der wichtigsten Komponenten für die Verwaltung von Petty Cash. Alle Transaktionen, die in oder aus Petty Cash getätigt werden, müssen im Petty Cash Log aufgezeichnet werden. Es ist auch wichtig, dass jedes Geld, das aus dem Petty Cash Fund ausgezahlt wird, eine Quittung hat.
Damit Jane beispielsweise die Donuts erstattet bekommt, die sie für das Meeting gekauft hat, muss sie eine Quittung vorlegen. Die Quittung wird später als Backup für die Erfassung der Kleingeldtransaktion als Aufwand in Ihrem Hauptbuch verwendet.
