váš poštovní stroj právě přestal fungovat a musíte rychle poslat jednoho ze svých zaměstnanců na poštu, abyste získali nějaké známky. Jediným problémem je, že nemá hotovost a její kreditní karta je vyčerpána.
tam přicházejí drobné peníze. Drobné peníze jsou peníze, které máte ve svém podnikání po ruce, abyste zaplatili za malé výdaje, jako jsou nouzové cesty na poštu, nápoje pro neočekávané návštěvníky, nebo uhradit recepční za vyzvednutí koblih pro schůzku zaměstnanců dnes ráno.
většina malých podniků udržet mezi $ 100 a $ 200 V drobné hotovosti platit za tyto a další neočekávané výdaje. Pokud jste připraveni zřídit pro svou firmu drobný hotovostní účet, provedeme Vás tímto procesem.
přehled: co jsou drobné peníze?
drobné peníze jsou peníze, které podnik drží po ruce, aby zaplatil za různé nákupy. Většina nákupů provedených s drobnými penězi jsou neočekávané výdaje, které se mohou objevit, jako je ranní káva na schůzku nebo večeře pro zaměstnance pracujícího přesčas.
jedním z hlavních důvodů, proč mít po ruce drobné peníze, je rychle uhradit zaměstnancům, kteří utratili své vlastní peníze za předměty pro podnikání, nebo tip řidiči doručovací služby, který přinesl kancelářský oběd.
drobné peníze, stejně jako jakékoli jiné výdaje, musí být řádně účtovány ve vašem účetním softwaru nebo manuálním účetním systému, protože náklady souvisejí s obchodem a musí být řádně zaznamenány, aby byla zajištěna přesnost účetní závěrky.
příklad drobné hotovosti
na cestě do kanceláře Jane přijme telefonní hovor od svého šéfa a požádá ji, aby se zastavila a vyzvedla nějaké koblihy na nečekané setkání později ráno. Jane nemá kreditní kartu a má jen 25 dolarů, aby jí vydržela, dokud nedostane zaplaceno.
Jane se zastaví, aby vyzvedla dvě krabice koblih a nechala ji s 5 dolary v peněžence. Naštěstí má její kancelář drobný peněžní fond, ze kterého jí její šéf okamžitě proplatí, takže Jane nemusí předkládat zprávu o výdajích a čekat týdny, než bude proplacena.
drobné peníze se obvykle vynakládají na:
- káva a jiné nápoje
- kancelářské občerstvení, jako je ovoce a pečivo
- plyn
- nouzové kancelářské potřeby
- náhrady zaměstnanců
jak nastavit a používat drobné peníze ve vaší firmě
pokud jste připraveni založit drobný peněžní fond pro vaši kancelář, ale nejste si jisti, kde začít, postupujte podle jednoduchých kroků níže, abyste měli své drobné peníze fond funguje v žádném okamžiku. Chcete-li začít, mít bezpečné místo pro uložení drobných peněžních prostředků, jako je skříňka nebo uzamčená zásuvka.
nastavte limity účtu
než začnete s drobným hotovostním fondem, musíte se rozhodnout, kolik chcete, aby byl fond. Mezi $ 100 a $ 200 je poměrně běžné, i když můžete jít nižší nebo vyšší, v závislosti na vaší firmě.
budete také chtít rozhodnout o doplňovacím bodě, kde jsou zaznamenány vaše výdaje, a je zapsán nový šek, který vrátí celkovou částku drobné hotovosti zpět na původní částku. Pokud je například váš drobný peněžní fond 100 USD, možná budete chtít fond vrátit, když klesne pod 15 USD.
určete, kdo bude spravovat drobné peníze
pokud máte správce kanceláře, jsou nejpravděpodobnější volbou pro správu drobného peněžního fondu. Pokud máte jen několik zaměstnanců, může vám správa fondů připadnout.
ať už se rozhodnete jakkoli, je důležité, aby do fondu měla kdykoli přístup pouze jedna osoba, aby se zabránilo nezvěstným výběrům a / nebo krádežím. Jakmile zjistíte, kdo bude zpracovávat drobné peníze, jste připraveni proplatit šek a vložit prostředky do Petty cash lockbox.
Vytvořte protokol
protokol drobných peněz je jednou z nejdůležitějších součástí správy drobných peněz. Veškeré transakce provedené do nebo z drobné hotovosti musí být zaznamenány na petty cash log. Je také důležité, aby všechny peníze vyplacené z drobného peněžního fondu měly potvrzení.
například, aby Jane dostala náhradu za koblihy, které si koupila na schůzku, musí předložit potvrzení. Potvrzení bude použito později jako záloha pro zaznamenání drobné hotovostní transakce jako výdaje ve vaší hlavní knize.
