Su máquina de franqueo acaba de dejar de funcionar, y necesita enviar a uno de sus empleados a la oficina de correos rápidamente para obtener algunos sellos. El único problema es que no tiene efectivo y su tarjeta de crédito está al máximo.
Ahí es donde entra el efectivo para gastos menores. El efectivo para gastos menores es el dinero que tiene a mano en su negocio para pagar pequeños gastos, como viajes de emergencia a la oficina de correos, bebidas para visitantes inesperados o para reembolsar a su recepcionista por recoger donas para la reunión de personal de esta mañana.
La mayoría de las pequeñas empresas mantienen entre 1 100 y 2 200 en efectivo para gastos menores para pagar estos y otros gastos inesperados. Si está listo para configurar una cuenta de caja chica para su negocio, lo guiaremos a través del proceso.
Descripción general: ¿Qué es el efectivo para gastos menores?
El efectivo para gastos menores es el dinero que una empresa tiene a mano para pagar compras diversas. La mayoría de las compras realizadas con efectivo para gastos menores son gastos inesperados que pueden aparecer, como café de la mañana para una reunión o cena para un empleado que trabaja horas extras.
Una de las principales razones para tener efectivo para gastos menores a mano es reembolsar rápidamente a los empleados que han gastado su propio dinero en artículos para el negocio o dar propina al conductor del servicio de entrega que trajo el almuerzo de la oficina.
El efectivo para gastos menores, como cualquier otro gasto, debe contabilizarse correctamente en su software de contabilidad o sistema de contabilidad manual, ya que los gastos están relacionados con el negocio y deben registrarse adecuadamente para garantizar la exactitud de los estados financieros.
Un ejemplo de caja chica
En su camino a la oficina, Jane recibe una llamada telefónica de su jefe pidiéndole que se detenga y recoja algunas rosquillas para una reunión inesperada más tarde esa mañana. Jane no tiene tarjeta de crédito y solo tiene 2 25 para durar hasta que se le pague.
Jane se detiene para recoger dos cajas de donas, dejándola con 5 5 en su billetera. Afortunadamente, su oficina tiene un fondo de caja chica, del que su jefe le reembolsa inmediatamente, por lo que Jane no tiene que presentar un informe de gastos y esperar semanas para ser reembolsada.
El efectivo para gastos menores normalmente se gasta en:
- Café y otras bebidas
- Bocadillos de oficina, como fruta y pasteles
- Gas
- Suministros de oficina de emergencia
- Reembolsos de empleados
Cómo configurar y usar efectivo para gastos menores en su negocio
Si está listo para configurar un fondo de caja chica para su oficina pero no está seguro de por dónde empezar, siga los sencillos pasos a continuación para que su fondo de caja chica esté operativo en poco tiempo. Para empezar, ten un lugar seguro para guardar tus fondos de efectivo para gastos menores, como una caja fuerte o un cajón cerrado con llave.
Establezca límites de cuenta
Antes de comenzar un fondo de caja chica, deberá decidir cuánto desea que sea el fondo. Entre 1 100 y 2 200 es bastante común, aunque puede bajar o subir, dependiendo de su negocio.
También querrá decidir el punto de reposición, que es donde se registran sus gastos, y se escribe un nuevo cheque para devolver el total de efectivo para gastos menores a su monto original. Por ejemplo, si su fondo de caja chica es de 1 100, es posible que desee reembolsar al fondo cuando caiga por debajo de 1 15.
Determine quién administrará el efectivo para gastos menores
Si tiene un gerente de oficina, es la opción más probable para administrar el fondo de efectivo para gastos menores. Si solo tiene unos pocos empleados, la administración de fondos puede recaer en usted.
Decida lo que decida, es importante que solo una persona tenga acceso al fondo en cualquier momento, para evitar retiros no contabilizados y/o robos. Una vez que determine quién manejará el efectivo para gastos menores, estará listo para cobrar un cheque y depositar los fondos en la caja de seguridad de efectivo para gastos menores.
Crear un registro
El registro de caja chica es uno de los componentes más importantes de la gestión de caja chica. Toda transacción realizada con o sin efectivo para gastos menores debe registrarse en el registro de efectivo para gastos menores. También es importante que cualquier dinero desembolsado del fondo de caja chica tenga un recibo.
Por ejemplo, para que Jane reciba el reembolso de los donuts que compró para la reunión, debe proporcionar un recibo. El recibo se utilizará más tarde como respaldo para registrar la transacción de efectivo para gastos menores como un gasto en su libro mayor.
