Votre machine à affranchir vient de cesser de fonctionner et vous devez envoyer rapidement un de vos employés au bureau de poste pour obtenir des timbres. Le seul problème est qu’elle n’a pas d’argent et que sa carte de crédit est au maximum.
C’est là qu’intervient la petite caisse. La petite caisse est l’argent que vous gardez en main dans votre entreprise pour payer de petites dépenses telles que des voyages d’urgence au bureau de poste, des boissons pour les visiteurs inattendus ou pour rembourser votre réceptionniste pour avoir ramassé des beignets pour la réunion du personnel ce matin.
La plupart des petites entreprises conservent entre 100 $ et 200 petty en petite caisse pour payer ces dépenses et d’autres dépenses imprévues. Si vous êtes prêt à créer un compte de petite caisse pour votre entreprise, nous vous guiderons tout au long du processus.
Aperçu : Qu’est-ce que la petite caisse?
La petite caisse est l’argent qu’une entreprise garde en main pour payer des achats divers. La plupart des achats effectués avec de la petite caisse sont des dépenses imprévues qui peuvent apparaître, comme le café du matin pour une réunion ou un dîner pour un employé faisant des heures supplémentaires.
L’une des principales raisons d’avoir de la petite caisse en main est de rembourser rapidement les employés qui ont dépensé leur propre argent en articles pour l’entreprise ou de donner un pourboire au chauffeur du service de livraison qui a apporté le déjeuner au bureau.
La petite caisse, comme toute autre dépense, doit être comptabilisée correctement dans votre logiciel de comptabilité ou votre système de comptabilité manuelle, car les dépenses sont liées à l’entreprise et doivent être correctement enregistrées pour assurer l’exactitude des états financiers.
Un exemple de petite caisse
Sur le chemin du bureau, Jane reçoit un appel téléphonique de son patron lui demandant de s’arrêter et de ramasser des beignets pour une réunion inattendue plus tard dans la matinée. Jane n’a pas de carte de crédit et n’a que 25 $ pour durer jusqu’à ce qu’elle soit payée.
Jane s’arrête pour ramasser deux boîtes de beignets, la laissant avec 5 $ dans son portefeuille. Heureusement, son bureau dispose d’un fonds de petite caisse, que son patron lui rembourse immédiatement, de sorte que Jane n’a pas à soumettre de rapport de dépenses et à attendre des semaines pour être remboursée.
La petite caisse est généralement dépensée pour:
- Café et autres boissons
- Collations de bureau telles que fruits et pâtisseries
- Gaz
- Fournitures de bureau d’urgence
- Remboursements aux employés
Comment configurer et utiliser la petite caisse dans votre entreprise
Si vous êtes prêt à configurer un fonds de petite caisse pour votre bureau mais vous ne savez pas par où commencer, suivez les étapes simples ci-dessous pour que votre fonds de petite caisse soit opérationnel en un rien de temps. Pour commencer, ayez un endroit sûr pour stocker vos fonds de petite caisse, comme une boîte à serrure ou un tiroir verrouillé.
Fixez des limites de compte
Avant de créer un fonds de petite caisse, vous devrez décider du montant que vous souhaitez que le fonds soit. Entre 100 $ et 200 $ est assez courant, bien que vous puissiez aller plus bas ou plus haut, selon votre entreprise.
Vous voudrez également décider du point de réapprovisionnement, c’est-à-dire où vos dépenses sont enregistrées, et un nouveau chèque est rédigé pour ramener le total de la petite caisse à son montant initial. Par exemple, si votre fonds de petite caisse est de 100 $, vous voudrez peut-être rembourser le fonds lorsqu’il descend en dessous de 15 $.
Déterminez qui gérera la petite caisse
Si vous avez un gestionnaire de bureau, c’est le choix le plus probable pour gérer la petite caisse. Si vous n’avez que quelques employés, la gestion des fonds peut vous incomber.
Quelle que soit votre décision, il est important qu’une seule personne ait accès au fonds à tout moment, afin d’éviter les retraits non comptabilisés et/ou le vol. Une fois que vous avez déterminé qui gérera la petite caisse, vous êtes prêt à encaisser un chèque et à déposer les fonds dans la boîte de verrouillage de la petite caisse.
Créer un journal
Le journal de la petite caisse est l’une des composantes les plus importantes de la gestion de la petite caisse. Toutes les transactions effectuées dans ou hors de la petite caisse doivent être enregistrées dans le journal de la petite caisse. Il est également important que tout argent versé sur le fonds de petite caisse ait un reçu.
Par exemple, pour que Jane se fasse rembourser les beignets qu’elle a achetés pour la réunion, elle doit fournir un reçu. Le reçu sera utilisé plus tard comme support pour enregistrer la transaction de petite caisse en tant que dépense dans votre grand livre général.
