jak wysyłać automatyczne wiadomości e-mail w programie Outlook16 minut Czytaj

czy chcesz wysyłać automatyczne wiadomości e-mail w programie Outlook?

wysyłanie automatycznej wiadomości e-mail jest bardzo pomocne, gdy docierasz do szerszej grupy odbiorców biznesowych, nie będziesz w stanie skalować, wysyłając ręcznie pojedyncze e-maile pojedynczo. Automatyzacja wiadomości e-mail programu Outlook zwiększy zaangażowanie, zapewni skuteczną spersonalizowaną pocztę e-mail dla odbiorców i skaluje konwersje.

bez dalszych ceregieli, w tym artykule pokażemy, jak wysyłać automatyczne wiadomości e-mail w programie outlook, Aby zmienić wydajność poczty e-mail.

ten szczegółowy przewodnik po funkcjach programu Outlook, takich jak opóźnienie dostawy, autoresponder i automatyczny outlook poczty e-mail, zwiększy codzienną wydajność, pomoże ci oczyścić umysł i nadać priorytet ważnym zadaniom.

jak wysyłać automatyczne wiadomości e-mail & następstwa w programie Outlook

wysyłanie automatycznej kampanii z automatyczną obserwacją wiadomości e-mail okazało się zwiększać wskaźnik sukcesu kampanii. Niestety nie jest to możliwe z programu Outlook. W przypadku takiej kampanii będziesz musiał użyć oprogramowania do automatyzacji poczty e-mail, takiego jak SalesHandy. Jego potężna funkcja wysyłania spersonalizowanych wiadomości e-mail z automatycznymi obserwacjami zapewnia doskonały sukces kampanii.

oto szczegółowy przewodnik wysyłania automatycznych wiadomości e-mail za pomocą konta Outlook:

Krok 1: Dodaj swoje konto Outlook za pomocą SalesHandy

1. Zarejestruj się za pomocą SalesHandy, klikając Zarejestruj się za pomocą Microsoft.

2. Zostaniesz przekierowany do Witryny Microsoft Open Authorization (OAuth). Dodaj swój adres e-mail programu Outlook i hasło programu Outlook w odpowiednich polach tekstowych.

3. Zostaniesz przekierowany do Panelu SalesHandy i możesz rozpocząć swoją pierwszą kampanię e-mailową.

Krok 2: Wybierz opcję kampanii e-mail z Panelu funkcji SalesHandy i kliknij opcję Nowa kampania.

Krok 3: Skonfiguruj kampanię. Wykonaj kroki wymienione na poniższym obrazku:

po przesłaniu pliku CSV, jeśli chcesz, możesz zweryfikować i wyczyścić listę e-mail, aby zapewnić niższy współczynnik odrzuceń za pomocą samego SalesHandy.

pozostaw wybrane konto programu Outlook i domyślnie „Wyślij jako odpowiedź” zostanie zaznaczone, co jest zalecane, jeśli chcesz, aby twoje e-maile śledzące działały.

Krok 4: Dodaj CC lub BCC

podczas wykonywania kampanii e-mailowej możesz zapętlić swój zespół lub menedżera kampanii, dodając CC. Również jeśli chcesz zintegrować swoją kampanię z CRM, po prostu dodaj swój IDENTYFIKATOR CRM w sekcji BCC i jesteś gotowy do pracy.

Krok 5: W następnym kroku musisz skonfigurować kampanię, wymyślając zaskarżalny temat i idealną wiadomość do wysłania do potencjalnych klientów.

Krok 6: Dodaj kolejne etapy, wykonując kroki wymienione na poniższym obrazku.

aby uzyskać najlepszą konwersję, możesz skonfigurować 9 spersonalizowanych etapów monitorowania wiadomości e-mail i zaplanować je zgodnie z preferowaną datą i godziną.

ostatni krok: Zaplanuj kampanię

ostatnim krokiem w tworzeniu udanej kampanii za pomocą konta outlook jest zaplanowanie kampanii, wykonując poniższe kroki:

• śledź linki: ta opcja jest domyślnie wybrana, ponieważ zalecamy śledzenie wszystkich linków, aby uzyskać lepszy wgląd w swoje kampanie.
• Ustaw odstęp między dwoma kolejnymi e-mailami: Ta opcja jest przeznaczona dla osób wysyłających wiadomości e-mail luzem. Ponieważ SalesHandy wysyła wszystkie e-maile za pomocą serwera google, ta funkcja upewni się, że twój adres e-mail nie jest blokowany za wysyłanie zbyt wielu e-maili naraz.
• Ustaw strefę czasową: jeśli wszyscy odbiorcy znajdują się w innej strefie czasowej niż twoja, jest to idealna funkcja, aby upewnić się, że wiadomości e-mail trafią w idealnym momencie.
• Zaplanuj kampanię: po wybraniu strefy czasowej musisz teraz ustawić czas kampanii.

Voila!

naciśnij przycisk Wyślij i zaplanuj, aby ustawić pocztę e-mail na żywo.

dzięki tym ostatnim krokom możesz wysyłać automatyczne wiadomości e-mail za pośrednictwem konta Outlook za pomocą SalesHandy.

aby uzyskać bardziej szczegółowy przewodnik, zobacz: jak wysyłać kampanie e-mailowe.

korzyści z wysyłania automatycznych wiadomości e-mail w programie Outlook:

automatyzacja jest przyszłością, jest tutaj na zawsze. Jeśli chcesz skalować swoją firmę mądrzej i szybciej, powinieneś zacząć od poczty e-mail.

Automatyzacja poczty e-mail daje doskonałą okazję do skutecznego dotarcia do potencjalnego klienta we właściwym czasie, budowania zaangażowania, aby zamknąć więcej transakcji. Według badań przeprowadzonych przez instapage, automatyczna kampania e-mailowa zapewnia o 70,5% wyższy współczynnik otwarcia i o 152% większy CTR.

za pomocą automatyzacji możesz wysyłać sekwencje e-mail, behawioralne działania następcze oparte na wyzwalaczach, aby pielęgnować potencjalnych klientów, budować relacje z klientami, które ostatecznie zwiększą Twoją produktywność.

jak zaplanować opóźnioną dostawę w programie Outlook

jeśli chodzi o planowanie opóźnionej dostawy wiadomości e-mail, program Outlook oferuje dwie opcje. Możesz opóźnić dostarczenie indywidualnej wiadomości e-mail lub możesz również użyć reguł opóźniających dostawę wszystkich wysyłanych wiadomości e-mail, trzymając je przez określony czas w programie Outlook.

przewodnik krok po kroku dotyczący opóźnienia dostarczenia pojedynczej wiadomości / wiadomości e-mail w programie Outlook:

Krok 1:

podczas tworzenia nowej wiadomości e-mail możesz wykonać jedną z następujących czynności:

wybierz Więcej opcji Strzałka obok opcji tagi

wybierz przycisk opóźnij dostawę na karcie Opcje (można go znaleźć w grupie więcej opcji)

Krok 2: Wybierz opcje dostawy, a następnie zaznacz pole z opcją „nie dostarczaj wcześniej”. Teraz wprowadź datę i godzinę dostawy obok opcji nie dostarczaj przed.

Krok 3: Teraz kliknij Zamknij.

Krok 4: Wciśnij Wyślij.

po naciśnięciu wyślij wiadomość e-mail pozostanie w folderze do wysłania do czasu dostarczenia.

a jeśli zdecydujesz, że chcesz wysłać tę opóźnioną wiadomość e-mail / wiadomość wcześniej lub natychmiast, możesz wykonać kroki wymienione poniżej:

• Otwórz Folder Skrzynka odbiorcza.
• Wybierz opóźnioną wiadomość.
• ponownie powtórz ten sam proces z większą liczbą opcji oprócz grupy znaczników na wstążce.

• wybierz opcje dostawy i wyczyść pole wyboru” nie dostarczaj przed ” (jeśli chcesz natychmiast wysłać wiadomość e-mail) lub możesz edytować pole wyboru „nie dostarczaj Przed” ze zaktualizowaną datą i godziną dostawy, a następnie kliknij Zamknij.
• naciśnij Wyślij, aby natychmiast wysłać wiadomość e-mail.

przewodnik krok po kroku dotyczący opóźnienia dostarczania wszystkich wiadomości w programie Outlook:

możesz skonfigurować regułę opóźniającą dostarczanie wszystkich wiadomości e-mail lub wiadomości wysyłanych z programu Outlook o maksymalnie 2 godziny.

Krok 1: Kliknij opcję Plik na pasku nawigacyjnym.
Krok 2: Kliknij Zarządzaj regułami & alerty.
Krok 3: kliknij Nową Regułę.

Krok 4: w polu „Krok 1: Wybierz szablon” pod „zacznij od pustej reguły” wybierz opcję „Zastosuj do wiadomości, które wysyłam”, a następnie kliknij Dalej.

Krok 5: na liście „Krok 1: Wybierz warunki” Zaznacz pola wyboru względem warunków, które chcesz, a następnie kliknij przycisk Dalej.

Uwaga: Jeśli nie wybierzesz żadnego z warunków, pojawi się okno dialogowe potwierdzenia, a jeśli klikniesz Tak, to tworzona reguła zostanie zastosowana do każdej wysłanej wiadomości.

Krok 6: w polu wyboru „Krok 1: Wybierz działania” wybierz opcję odrocz dostarczenie o liczbę minut.

Krok 7: w Kroku 2: edytuj opis reguły (kliknij podkreśloną wartość), kliknij hiperłącze „liczba” i wprowadź liczbę minut, które chcesz, aby wiadomości były przechowywane w folderze do wysłania przed wysłaniem.

Krok 8: Kliknij Ok, a następnie kliknij Dalej.

Krok 9: Możesz również wybrać wyjątki tej reguły zgodnie z własnymi potrzebami i kliknąć Dalej.

krok 10: w polu „Krok 1: Określ nazwę dla tej reguły” wpisz nazwę wybranej reguły, a w polu „Krok 2: ustawienia opcji reguły” wybierz pole wyboru „Włącz tę regułę”. W” Kroku 3: przejrzyj opis reguły ” przejrzyj utworzoną regułę, a następnie kliknij przycisk Zakończ.

jak skonfigurować autoresponder w programie Microsoft Outlook

Konfigurowanie autoresponder może być zbawicielem, jeśli jesteś zbyt zajęty, aby sprawdzić & odpowiedz na codzienne e-maile lub jeśli masz szczęście, że wybierasz się na wakacje.

Autoresponder w programie Microsoft Outlook jest głównie używany do wiadomości „poza biurem”. Ale możesz również skonfigurować to samo z odpowiedzią zbiorczą, że nie będziesz mógł od razu uczestniczyć w ich e-mailach, ale wrócisz tak szybko, jak to możliwe.

Uwaga: Jeśli twój adres e-mail nie jest hostowany na serwerze MS Exchange, musisz pozostawić włączony komputer i uruchomiony Outlook, aby autoresponder działał.

Krok 1: Utwórz szablon wiadomości e-mail/Wiadomości

krok 1.1: kliknij menu Plik, najedź kursorem na Nowy, a następnie kliknij wiadomość e-mail.

krok 1.2: na karcie Opcje najedź kursorem na Grupę formatowania i kliknij zwykły tekst.

krok 1.3: w treści wiadomości wpisz Out of the Office lub dowolną zwykłą wiadomość, którą chcesz wysłać jako automatyczną odpowiedź.

krok 1.4: Po wpisaniu wiadomości autoresponder kliknij przycisk Microsoft w lewym rogu ekranu, a następnie wybierz Zapisz jako opcję, a następnie inne formaty.

krok 1.5: na ekranie pojawi się okno, w którym będziesz musiał wpisać żądaną nazwę pliku, a następnie wybrać szablon programu Outlook (*.oft) Formatuj jako swój Zapisz jako typ. A następnie kliknij Zapisz.

Krok 2: Tworzenie reguły automatycznej odpowiedzi na wiadomości e-mail.

krok 2.1: kliknij opcję Plik na pasku nawigacyjnym.
krok 2.2: Kliknij Zarządzaj regułami & alerty.
krok 2.3: kliknij Nową Regułę.

krok 2.4: w polu „Krok 1: Wybierz szablon” pod „Rozpocznij od pustej reguły” wybierz opcję „Zastosuj do wiadomości, które otrzymuję”, a następnie kliknij Dalej.

Krok 2.5: na liście „Krok 1: Wybierz warunki” Zaznacz pola wyboru względem warunków, które chcesz, a następnie kliknij przycisk Dalej.

Uwaga: Jeśli nie wybierzesz żadnego z warunków, pojawi się okno dialogowe potwierdzenia, a jeśli klikniesz Tak, to tworzona reguła zostanie zastosowana do każdej wysłanej wiadomości.

krok 2.6: pojawi się okno dialogowe adresu reguły, w którym musisz wybrać adres e-mail i kliknąć Ok.

krok 2.7: w „Kroku 1: Wybierz działania” Wybierz odpowiedź za pomocą pola wyboru określonego szablonu.

Krok 2.8: W Kroku 2: Edytuj opis reguły (kliknij podkreśloną wartość), kliknij hiperłącze „określony szablon”.

krok 2.9: Teraz wybierz szablon odpowiedzi okno dialogowe pojawi się na ekranie, a następnie wybierz Szablony użytkownika w systemie plików z listy rozwijanej Szukaj w i wybierz szablon utworzony w Krok 1: Utwórz szablon wiadomości e-mail i kliknij przycisk Otwórz.

krok 2.10: w ” Kroku 1: Określ nazwę dla tej reguły” pole, wpisz nazwę, którą chcesz dla reguły, którą właśnie utworzyłeś, i w „Krok 2: ustawienia opcji reguły” wybierz pole wyboru „Włącz tę regułę”. W” Kroku 3: przejrzyj opis reguły ” przejrzyj utworzoną regułę, a następnie kliknij przycisk Zakończ.

odpowiedź programu Outlook za pomocą określonej reguły szablonu wysyła automatyczną odpowiedź tylko raz do każdego nadawcy podczas indywidualnej sesji. Reguła ta uniemożliwia Outlook wysyłanie powtarzających się wiadomości do jednego nadawcy i śledzi użytkowników, do których automatyczna odpowiedź została wysłana. Jednak po ponownym uruchomieniu programu Outlook lista nadawców, którzy otrzymali automatyczne odpowiedzi, resetuje się.