uw frankeermachine is net gestopt met werken, en u moet snel een van uw medewerkers naar het postkantoor sturen om wat Postzegels te krijgen. Het enige probleem is dat ze geen geld heeft en haar creditcard is maximaal.
dat is waar kleine kas komt in. Kleine kas is het geld dat u bij de hand houdt in uw bedrijf om kleine uitgaven te betalen, zoals noodreisjes naar het postkantoor, drankjes voor onverwachte bezoekers, of om uw receptioniste te vergoeden voor het ophalen van donuts voor de personeelsvergadering van vanmorgen.
de meeste kleine bedrijven houden tussen de $ 100 en $ 200 in kleine kas om deze en andere onverwachte kosten te betalen. Als u klaar bent om een kleine kasrekening voor uw bedrijf op te zetten, begeleiden wij u door het proces.
Overzicht: Wat is kleine kasmiddelen?
kleine kas is het geld dat een bedrijf bij de hand houdt om diverse aankopen te betalen. De meeste aankopen met kleine kas zijn onverwachte uitgaven die kunnen pop-up, zoals ‘ s ochtends koffie voor een vergadering of diner voor een werknemer die overuren.
een van de belangrijkste redenen om kleine kasmiddelen bij de hand te hebben, is om werknemers die hun eigen geld hebben uitgegeven aan zaken voor het bedrijf snel terug te betalen of om een fooi te geven aan de chauffeur van de bezorgservice die de lunch op kantoor bracht.
kleine kasmiddelen moeten, net als alle andere uitgaven, naar behoren worden verantwoord in uw boekhoudsoftware of handmatig boekhoudsysteem, aangezien de uitgaven Zakelijk gerelateerd zijn en correct moeten worden geregistreerd om de juistheid van de jaarrekening te garanderen.
een voorbeeld van kleine kas
op weg naar kantoor, Jane krijgt een telefoontje van haar baas met de vraag om te stoppen en halen wat donuts voor een onverwachte vergadering later die ochtend. Jane heeft geen creditcard en heeft maar $25 om haar te redden tot ze betaald wordt.
Jane stopt om twee dozen donuts op te halen, en laat haar achter met $5 in haar portemonnee. Gelukkig heeft haar kantoor een klein kasfonds, waarvan haar baas haar onmiddellijk terugbetaalt, dus Jane hoeft geen onkostendeclaratie in te dienen en weken te wachten om terugbetaald te worden.
kleine kasmiddelen worden doorgaans besteed aan:
- Koffie en andere dranken
- Kantoor snacks zoals fruit en gebak
- Benzine
- Emergency office supplies
- Werknemer vergoedingen
Hoe te installeren en te gebruiken petty cash in uw bedrijf
Als u klaar bent om het opzetten van een kas-fonds voor uw kantoor, maar u weet niet waar te beginnen, volg de eenvoudige stappen hieronder om uw kas-fonds operationeel is in een mum van tijd. Om te beginnen, hebben een veilige plek om uw kleine cash geld op te slaan, zoals een lockbox of vergrendelde lade.
stel rekeninglimieten in
voordat u een klein kasfonds start, moet u beslissen hoeveel het fonds moet zijn. Tussen $ 100 en $ 200 is vrij gebruikelijk, maar je kunt Lager of hoger gaan, afhankelijk van uw bedrijf.
u wilt ook het punt van aanvulling bepalen, waar uw uitgaven worden geregistreerd, en er wordt een nieuwe cheque geschreven om het totaal van de kleine kas terug te brengen naar het oorspronkelijke bedrag. Bijvoorbeeld, als uw kleine kasfonds is $ 100, wilt u misschien het fonds terugbetalen wanneer het daalt onder $15.
bepaal wie petty cash zal beheren
als u een office manager hebt, zijn zij de meest waarschijnlijke keuze om het petty cash fonds te beheren. Als u slechts een paar werknemers, fondsbeheer kan vallen aan u.
wat u ook beslist, het is belangrijk dat er op elk moment maar één persoon toegang heeft tot het fonds, om te voorkomen dat er geen rekening wordt gehouden met opnames en/of diefstal. Zodra u bepaalt wie de kleine kas behandelt, bent u klaar om een cheque te innen en het geld in de kleine kas te storten.
Maak een log aan
het petty cash log is een van de belangrijkste componenten van het beheren van petty cash. Alle transacties in of uit kleine kas moeten worden geregistreerd op de kleine kas log. Het is ook belangrijk dat al het geld uit het kasfonds een bonnetje heeft.
wil Jane bijvoorbeeld de donuts die ze voor de vergadering heeft gekocht, vergoed krijgen, dan moet ze een ontvangstbewijs overleggen. Het ontvangstbewijs zal later worden gebruikt als back-up voor het opnemen van de kleine contante transactie als een uitgave in uw grootboek.
