Come inviare e-mail automatiche in Outlook16 minuti leggi

Vuoi inviare e-mail automatiche in Outlook?

L’invio di un’e-mail automatica è molto utile quando si raggiunge un pubblico aziendale più ampio, non sarà possibile ridimensionare inviando manualmente singole e-mail una per una. Automatizzare le e-mail di Outlook aumenterà il coinvolgimento, fornirà un’esperienza di posta elettronica personalizzata efficace per i destinatari e ridimensionerà le conversioni.

Senza ulteriori indugi, in questo articolo, vi mostreremo come inviare e-mail automatiche in Outlook per trasformare la vostra efficienza e-mail.

Questa guida dettagliata sulle funzionalità di Outlook come delay delivery, autoresponder e automatic email outlook aumenterà la tua produttività quotidiana, ti aiuterà a liberare la mente e a dare priorità a compiti importanti.

Come inviare e-mail automatiche& Follow-up in Outlook

L’invio di una campagna automatica con e-mail di follow-up automatico ha dimostrato di aumentare il tasso di successo delle campagne. Sfortunatamente, questo non è possibile da Outlook. Per una tale campagna, si dovrà utilizzare software di automazione e-mail come SalesHandy. La sua potente funzionalità di invio di e-mail personalizzate con follow-up automatici porta un eccellente successo alla tua campagna.

Ecco una guida dettagliata per inviare e-mail automatiche utilizzando il tuo account Outlook:

Passo 1: Aggiungi il tuo account Outlook con SalesHandy

1. Iscriviti con SalesHandy cliccando su Iscriviti con Microsoft.

2. Verrai reindirizzato al sito web Microsoft Open Authorization (OAuth). Aggiungi il tuo indirizzo e-mail di Outlook e la password di Outlook nei rispettivi campi di testo.

3. Verrai reindirizzato a SalesHandy Dashboard e sarai pronto per iniziare la tua prima campagna email.

Passo 2: Seleziona l’opzione Campagna email dal pannello delle funzionalità di SalesHandy e fai clic sull’opzione Nuova campagna.

Passaggio 3: Configura la tua campagna. Segui i passaggi indicati nell’immagine qui sotto:

Dopo aver caricato il CSV, se lo desideri, puoi verificare e pulire l’elenco e-mail per garantire una frequenza di rimbalzo inferiore utilizzando SalesHandy stesso.

Mantieni selezionato l’account di Outlook e per impostazione predefinita verrà controllato “Invia come risposta”, che è consigliabile se si desidera che le e-mail di follow-up funzionino.

Passo 4: Aggiungi CC o CCN

Mentre fai la tua campagna e-mail puoi loop il tuo team o campaign manager aggiungendo il CC. Inoltre, se vuoi integrare la tua campagna con il CRM, aggiungi il tuo ID CRM nella sezione BCC e sei a posto.

Passaggio 5: Per il passaggio successivo, devi impostare la tua campagna creando una riga dell’oggetto utilizzabile e un messaggio perfetto da inviare ai tuoi potenziali clienti.

Passo 6: Aggiungi le fasi di follow-up seguendo i passaggi indicati nell’immagine qui sotto.

Per ottenere la migliore conversione, puoi impostare 9 fasi di follow-up e-mail personalizzate e programmarle secondo la data e l’ora preferite.

Fase finale: pianifica la campagna

La fase finale per creare una campagna di successo con il tuo account Outlook consiste nel pianificare la campagna seguendo i passaggi seguenti:

• Tieni traccia dei link: questa opzione è selezionata per impostazione predefinita in quanto ti consigliamo di tenere traccia di tutti i link per una migliore comprensione delle tue campagne.
• Imposta un intervallo tra due email consecutive: Questa opzione è per le persone che inviano e-mail in blocco. Poiché SalesHandy invia tutte le e-mail utilizzando il server di Google, questa funzione farà in modo che il tuo indirizzo email non sia bloccato per l’invio di troppe e-mail contemporaneamente.
• Imposta il fuso orario: se tutti i tuoi destinatari si trovano in un fuso orario diverso dal tuo, questa è la funzione perfetta per assicurarti che le tue e-mail finiscano al momento giusto.
• Pianifica la campagna: dopo aver selezionato il fuso orario, ora dovrai impostare l’ora per la campagna.

Voilà!

Premi il pulsante Invia e pianifica per impostare la tua email in tempo reale.

Con questi passaggi finali, sei pronto per inviare le tue e-mail automatiche tramite il tuo account Outlook utilizzando SalesHandy.

Per una guida più dettagliata consultare: come inviare campagne email.

Vantaggi dell’invio di e-mail automatizzate in Outlook:

L’automazione è il futuro, è qui per sempre. Se si desidera scalare il vostro business più intelligente e più veloce si dovrebbe iniziare con e-mail.

Automatizzare la tua email ti offre un’eccellente opportunità per raggiungere efficacemente il tuo potenziale cliente al momento giusto, creare un impegno per chiudere più offerte. Secondo la ricerca di instapage, una campagna di posta elettronica automatizzata offre un tasso di apertura superiore del 70,5% e un CTR maggiore del 152%.

Utilizzando l’automazione è possibile inviare una sequenza di e-mail, comportamentale trigger-based di follow-up per coltivare i vostri contatti, costruire un rapporto con i clienti che alla fine migliorare la produttività.

Come pianificare la consegna ritardata in Outlook

Quando si tratta di pianificare la consegna ritardata di un’e-mail, Outlook offre due opzioni. È possibile ritardare la consegna di una singola e-mail o è anche possibile utilizzare le regole per ritardare la consegna di tutte le e-mail inviate facendole detenere per un determinato periodo di tempo in Outlook.

Guida passo-passo per ritardare la consegna di un singolo messaggio/e-mail in Outlook:

Passo 1:

Quando si compone una nuova e-mail è possibile effettuare una delle seguenti operazioni:

Selezionare Più Opzioni Freccia accanto all’opzione tag

Selezionare il Ritardo di Consegna pulsante sulla scheda Opzioni (questo può essere trovato in Più Opzioni di gruppo)

Passo 2: Selezionare le Opzioni di Consegna, quindi controllare la casella con il “Non Consegnare Prima” opzione. Ora inserisci la data e l’ora della consegna accanto all’opzione Non consegnare prima.

Passo 3: Ora, fare clic su Chiudi.

Fase 4: Premi Invia.

Dopo aver premuto Invia, l’e-mail rimarrà nella cartella Posta in uscita fino al momento della consegna.

E nel caso in cui si decide di inviare questa e-mail/messaggio in ritardo in anticipo o immediatamente, è possibile seguire i passaggi come indicato di seguito:

• Aprire la cartella Posta in uscita.
• Selezionare il messaggio ritardato.
• Ripetere nuovamente lo stesso processo con più opzioni oltre al gruppo di tag nella barra multifunzione.

• Scegli le opzioni di consegna e deseleziona la casella di controllo” Non consegnare prima “(se desideri inviare immediatamente la tua e-mail) oppure puoi modificare la casella di controllo” Non consegnare prima ” con la data e l’ora di consegna aggiornate e quindi fare clic su Chiudi.
• Premi Invia per inviare immediatamente la tua email.

Guida passo-passo per ritardare la consegna di tutti i messaggi in Outlook:

È possibile impostare una regola per ritardare la consegna di tutte le e-mail o messaggi inviati da Outlook fino a 2 ore.

Fase 1: Fare clic sull’opzione File nella barra di navigazione.
Passo 2: Fare clic su Gestisci regole & Avvisi.
Passo 3: Fare clic su Nuova regola.

Passo 4: Nella casella “Passo 1: seleziona un modello”, sotto “Inizia da una regola vuota” seleziona l’opzione “Applica ai messaggi che invio” e quindi fai clic su Avanti.

Passaggio 5: Nell’elenco “Passaggio 1: Seleziona condizioni”, selezionare le caselle di controllo rispetto alle condizioni desiderate e quindi fare clic su Avanti.

Nota: Se non si sceglie nessuna delle condizioni, verrà visualizzata una finestra di dialogo di conferma e se si fa clic su sì, la regola che si sta creando verrà applicata a ogni messaggio inviato.

Passaggio 6: In “Passaggio 1: Selezionare azioni”, selezionare la casella di controllo posticipa la consegna di un numero di minuti.

Passo 7: Nel passo 2: Modificare la descrizione della regola (fare clic su un valore sottolineato) casella, fare clic sul collegamento ipertestuale “un numero di” e inserire il numero di minuti che si desidera che i messaggi da tenere nella cartella Posta in uscita prima che venga inviato.

Punto 8: Fare clic su Ok, quindi fare clic su Avanti.

Passo 9: Puoi anche selezionare le eccezioni di questa regola in base alle tue esigenze e fare clic su Avanti.

Passaggio 10: Nella casella “Passaggio 1: Specificare un nome per questa regola”, digitare il nome desiderato per la regola appena creata e nella casella “Passaggio 2: Opzioni regola di configurazione” selezionare “Attiva questa regola”. In “Passo 3: Revisione descrizione regola” rivedere la regola creata e quindi fare clic su Fine.

Come impostare un autoresponder in Microsoft Outlook

Impostazione di un autoresponder può essere un salvatore se si è troppo occupato per controllare & rispondere alle vostre email di tutti i giorni o se si ha la fortuna di andare in vacanza.

Autoresponder in Microsoft Outlook è majorly utilizzato per i messaggi “Fuori ufficio”. Ma è anche possibile impostare lo stesso con una risposta coperta che non sarà in grado di partecipare loro e-mail subito, ma si otterrà indietro il più presto possibile.

Nota: Se la tua email non è ospitata su un server MS Exchange, dovrai lasciare il computer acceso e Outlook in esecuzione affinché l’autoresponder funzioni.

Passo 1: Creare un modello di e-mail / messaggio

Passo 1.1: Fare clic sul menu File, passare il mouse su Nuovo, quindi fare clic su Messaggio di posta.

Passo 1.2: Nella scheda Opzioni, passa il mouse sul gruppo di formati e fai clic su Testo normale.

Passaggio 1.3: Nel corpo del messaggio, digitare Out of the Office o qualsiasi messaggio normale che si desidera inviare come risposta automatica.

Punto 1.4: Dopo aver digitato il messaggio di risposta automatica, fare clic sul pulsante Microsoft nell’angolo sinistro dello schermo, quindi selezionare Salva come opzione e quindi Altri formati.

Passo 1.5: sullo schermo apparirà una finestra in cui dovrai digitare il nome del file desiderato e quindi selezionare Modello di Outlook (*.spesso) formatta come tipo di salvataggio. E quindi fare clic su Salva.

Passo 2: creazione di una regola per rispondere automaticamente alle tue e-mail.

Passo 2.1: Fare clic sull’opzione File nella barra di navigazione.
Passo 2.2: Fare clic su Gestisci regole & Avvisi.
Passo 2.3: Fare clic su Nuova regola.

Passo 2.4: Nella casella “Passo 1: seleziona un modello”, sotto “Inizia da una regola vuota” seleziona l’opzione “Applica ai messaggi che ricevo” e quindi fai clic su Avanti.

Passaggio 2.5: nell’elenco “Passaggio 1: Seleziona condizioni”, selezionare le caselle di controllo rispetto alle condizioni desiderate e quindi fare clic su Avanti.

Nota: Se non si sceglie nessuna delle condizioni, verrà visualizzata una finestra di dialogo di conferma e se si fa clic su sì, la regola che si sta creando verrà applicata a ogni messaggio inviato.

Passo 2.6: Apparirà una finestra di dialogo Indirizzo regola in cui dovrai selezionare l’indirizzo e-mail Da e fare clic su Ok.

Passaggio 2.7: In “Passaggio 1: Seleziona azioni”, selezionare la casella di controllo Rispondi utilizzando un modello specifico.

Punto 2.8: Nel punto 2: Modificare la descrizione della regola (fare clic su un valore sottolineato) casella, fare clic sul collegamento ipertestuale “un modello specifico”.

Passo 2.9: Ora Seleziona una finestra di dialogo Modello di risposta apparirà sullo schermo, quindi seleziona i modelli utente nel file System dall’elenco a discesa Cerca in e seleziona il modello creato nel Passo 1: Crea un modello di email e fai clic sul pulsante Apri.

Passo 2.10: Nel “Passo 1: Specificare un nome per questa regola” casella, digitare il nome desiderato per la regola appena creata, e nel “Passo 2: Opzioni regola di configurazione “selezionare” Attiva questa regola ” casella di controllo. In “Passo 3: Revisione descrizione regola” rivedere la regola creata e quindi fare clic su Fine.

La risposta di Outlook utilizzando una specifica regola del modello invia la risposta automatica solo una volta a ciascun mittente durante una singola sessione. Questa regola impedisce a Outlook di inviare messaggi ripetitivi a un singolo mittente e tiene traccia degli utenti a cui è stata inviata la risposta automatica. Tuttavia, una volta riavviato Outlook, l’elenco dei mittenti che hanno ricevuto risposte automatiche viene ripristinato.