¿Cómo evalúa una propuesta de subvención?

La evaluación es necesaria para cualquier grupo o proyecto saludable y es fundamental para la redacción de subvenciones. La mayoría de las solicitudes de subvención requerirán que la organización o individuo describa el proceso propuesto para evaluar el éxito del proyecto.

Desarrollar un hábito de evaluación eficaz beneficiará su trabajo de muchas maneras. La evaluación ayuda en los descubrimientos y ayuda a evitar trampas; cambia las organizaciones de una cultura de reactividad a una de productividad próspera. Además, en las tendencias recientes, los otorgantes enfatizan cada vez más la filantropía de impacto y la medición de su trabajo en la sociedad. En este capítulo, aprenderá a crear prácticas de evaluación que impresionarán a los otorgantes. Aprenderá sobre Filantropía de Impacto, cómo evaluar programas de manera efectiva y cómo desarrollar una cultura de evaluación entre sus equipos.

Filantropía de impacto

Filantropía de impacto es el proceso de medir el éxito de los fondos donados o otorgados por subvenciones. Debido a los avances tecnológicos, las organizaciones tienen las herramientas necesarias para rastrear los impactos filantrópicos y, por lo tanto, los otorgantes y donantes valoran esos datos. La filantropía de impacto significa que en lugar de afirmar que «la Fundación XYZ donó $1 millón a organizaciones benéficas locales. la Fundación XYZ «los otorgantes pueden informar» sirvió 142,857 comidas a más de 35,500 familias y proporcionó capacitación para el desarrollo de la fuerza laboral a 330 adultos.»

Los otorgantes quieren saber sobre el impacto de sus dólares por muchas razones. En primer lugar, los informes de medición son una forma de controles y equilibrios; los otorgantes pueden verificar que el dinero que otorgaron marcó una diferencia y que la organización manejó los fondos sabiamente. Además, los datos sobre los fondos otorgados permiten a los otorgantes la capacidad de compartir su historia y sus impactos de una manera que es más probable que convenza a los donantes de hoy para que den. Además, los datos permitirán a los otorgantes verificar que cumplen con su misión y otorgan dólares de la manera más efectiva. Del mismo modo, el seguimiento de los datos sobre los resultados permite a las organizaciones y a los individuos la oportunidad de promover el éxito de su trabajo y ayuda a aprovechar los fondos futuros a través de un historial de éxito.

Cambiar hacia una cultura de evaluación y medición es prudente, pero tenga en cuenta que centrarse en los datos a expensas de la misión de su organización puede dañar su proyecto. A modo de ejemplo, es aconsejable recopilar datos sobre las personas a las que presta servicios y los resultados de su relación con su proyecto, aunque no es prudente proporcionar servicios innecesarios para registrar datos.

Cuando se maneja correctamente, la filantropía de impacto beneficia al otorgante y al proyecto. La recopilación de datos puede significar más trabajo, pero al final, el trabajo es una mayor transparencia, un mayor apoyo de las partes interesadas y una gestión del programa más eficaz.

Recopilación y Comprensión de Datos

Para informar de manera efectiva sobre el impacto de los fondos de su subvención, debe comprender los diferentes tipos de datos que interesan a los otorgantes. Principalmente, los otorgantes quieren saber sobre los insumos, productos, resultados e impactos de su proyecto.Entradas

:

Los recursos utilizados para operar su proyecto. Los recursos pueden ser personal, dinero y material.

• Ejemplo: Un programa de asistencia de emergencia utiliza personal, dinero para pagar los servicios públicos y suministros de oficina para llenar formularios.

Salidas:

El resultado inmediato del proyecto.

• Ejemplo: Un programa de regalo de bicicletas que regala 200 bicicletas. Las bicicletas donadas son la salida en este escenario.

Resultados:

Los resultados probables a corto plazo de un proyecto.

• Ejemplo: Un individuo capacita a 100 jóvenes en diseño gráfico. El resultado es que 100 adolescentes ahora tienen una nueva habilidad para el empleo.

Impactos:

El resultado probable a largo plazo de un proyecto.

• Ejemplo: Una empresa social emplea a ex delincuentes para fabricar artículos para el hogar. El impacto es que esos empleados pueden reingresar a la fuerza laboral y, por lo tanto, ganar más dinero y evitar futuras infracciones.

Una comprensión clara de estos términos le ayudará cuando escriba la sección de evaluación de su propuesta de subvención. La falta de comprensión de estos términos conduce a la desconfianza con los otorgantes, por lo que es esencial educarse a sí mismo. Escribiendo que » XYZ medirá los insumos del proyecto para comprender sus beneficios a largo plazo.»lleva a los otorgantes a preguntarse si usted será capaz de realizar evaluaciones de su proyecto. Aunque, reportando que » XYZ hará un seguimiento de las entradas, salidas y resultados para comprender la eficacia del programa.»y luego, expandiendo tu plan para darte cuenta de esa declaración, infundirás confianza de que estás equipado para lograr tus metas.

Después de determinar qué tipo de información desea recopilar, debe averiguar cómo recibirá los datos. Al recopilar datos, debe comprender la diferencia entre los datos cuantitativos y los cualitativos. Algunos tipos de evaluación se inclinan más hacia uno u otro. Por ejemplo, las entradas y salidas a menudo se miden utilizando datos cuantitativos, mientras que los impactos a menudo requieren mediciones cualitativas.

Cuantitativo:

Datos recopilados numéricamente. Los datos cuantitativos son menos subjetivos y más precisos.

• Ejemplo: número de voluntarios, número de talleres proporcionados y número de clientes atendidos.

Cualitativo:

Datos que no se recogen numéricamente. Los datos cualitativos están sujetos a opinión.

• Ejemplo: encuestas de satisfacción, participantes categóricos (personal de ojos azules vs. ocho miembros del personal de ojos marrones), testimonios.

El siguiente gráfico describe diferentes ejemplos por tipo de datos y sector:

	Individuo: Solicitante de Beca de Arte	Sin fines de lucro: Solicitante de Cocina de beneficencia	Negocio: Solicitante de Asesor Fiscal
Entradas	Horas de trabajo en obras de arte (cuantitativo)	Cantidad de alimentos y suministros (cuantitativo)	Horas de trabajo con clientes, suministros de oficina y servicios públicos (cuantitativo)
Salidas	Número de obras de arte (cuantitativo)	Número de comidas servidas (cuantitativo)	Número de clientes servidos (cuantitativo)
Resultados	Promoción de artistas diversos mediante (cualitativo)	Reducción del hambre (cualitativo)	Aumento Cumplimiento del IRS (cualitativo)
Impactos	Mayor conciencia y apreciación de diversos artistas (cualitativo)	Mayor calidad de vida (cualitativo)	Mayor confianza financiera (cualitativo)

Hay diferentes herramientas para rastrear datos. A continuación se muestra una lista de herramientas estándar que las organizaciones y los individuos utilizan para realizar un seguimiento de su trabajo.

Hojas de cálculo de Microsoft Excel o Google:

Si necesita una herramienta fácil y económica para recopilar datos, una hoja de cálculo es una excelente opción. Configure una hoja de cálculo para su proyecto y actualice el documento regularmente con datos como el número de clientes atendidos o los dólares gastados en suministros y el número de suministros necesarios para producir un programa.

Charitytracker.net:

Charity Tracker es un software de seguimiento de gestión de casos destinado a permitir a las comunidades optimizar la prestación de servicios y reducir las redundancias. La función de informes de rastreadores de caridad le permite rastrear entradas y salidas.

Socialsolutions.com:

Soluciones sociales » ayuda a las organizaciones sin fines de lucro a llegar al núcleo de sus datos para que puedan comprender el impacto total de su trabajo.»Soluciones sociales es una herramienta de gestión de datos en línea que ofrece la capacidad de crear y hacer un seguimiento de los criterios de evaluación para demostrar la eficacia de la organización.

Encuestas:

Las encuestas son una excelente manera de rastrear datos cualitativos y cuantitativos. Se pueden producir de manera informal utilizando un documento de Word o utilizando herramientas basadas en la web, como surveymonkey.com. Utilice encuestas para realizar un S. W. O. T. análisis después de los programas o para recopilar información sobre las opiniones de los clientes. Más tarde, puede compilar los datos para que los otorgantes los comprendan mejor. Por ejemplo, «el cuarenta por ciento de los participantes de la encuesta se sintieron más seguros en casa después de completar el curso de seguridad de XYZ.»

Grupos de enfoque:

A veces, es posible que desee profundizar con un pequeño grupo de personas específicas para comprender los beneficios de un proyecto. La realización de un grupo de enfoque y la búsqueda de respuestas a las opiniones de los participantes es otro método de recolección de datos cualitativos.

Cree una Cultura de Evaluación Efectiva

Integrar las prácticas de evaluación en la rutina de su proyecto alienta al personal y a los voluntarios a participar en la recopilación de datos y aumenta la precisión de esa recopilación. Si usted es Director Ejecutivo de una organización sin fines de lucro o propietario de un negocio, es mucho más fácil obtener datos de evaluación precisos si todos los miembros del personal se comprometen con el proceso. Para obtener la aceptación de los empleados y voluntarios, debe explicar los beneficios de la recopilación de datos, proporcionar herramientas fáciles de usar y ofrecer motivación.

• Educar:

La recopilación de datos lleva tiempo, y los empleados pueden ver la recopilación de datos como otro formulario inútil que completar o como una encuesta tediosa que realizar. Explicar los beneficios de la evaluación en las reuniones de personal y solicitar la opinión del personal sobre cómo hacer que los esfuerzos de evaluación sean fáciles y exitosos empoderará a los miembros del equipo para participar de manera significativa. Renunciar al proceso educativo y no fomentar la aceptación puede llevar a que el personal ignore la recopilación de datos con regularidad o, lo que es peor, manipule los datos para cumplir con un requisito.

• Proporcionar Herramientas:

No espere que los voluntarios o los miembros del personal creen una herramienta para la recopilación de datos; hacerlo conduce a múltiples formas de datos y resultados confusos. En su lugar, busque la herramienta de recopilación de datos adecuada para su proyecto y asegúrese de que sea fácil de usar para eliminar el tiempo perdido innecesario.

• Motivar:

Por último, si su equipo se muestra reacio a recopilar datos, cree recompensas motivacionales. «Cuando completemos colectivamente nuestro objetivo de recopilar 100 encuestas, ¡el jefe te comprará el almuerzo!»Luego, utilice esos datos para inspirar al personal y a los voluntarios durante las reuniones de personal y durante las comunicaciones. «El mes pasado, debido a su arduo trabajo, graduamos a 25 personas a través de nuestro programa de educación.»

Descripción de las Prácticas de Evaluación en las Propuestas de Subvención

La sección de evaluación de una propuesta de subvención solicita información sobre cómo planea evaluar el proyecto que desea financiar. No describir las prácticas generales de evaluación de la organización; ya escribió sobre sus metas y objetivos generales en la sección de Información de la Organización. En su lugar, defina los objetivos de su proyecto y las métricas que utilizará para evaluar el éxito.

Elija de tres a cinco metas que confíen en que puede lograr con los fondos otorgados y recuerde hacer que sus metas sean de naturaleza S. M. A. R. T (Específicas, Mensurables, Alcanzables, Relevantes y Sensibles al Tiempo). Por último, como siempre, asegúrese de que sus objetivos coincidan con las prioridades del otorgante.

Ejemplo

Para evaluar los resultados del Programa de Subvenciones Semilla, Disability Connection, Inc. utilizará datos cuantitativos y cualitativos sobre productos, resultados y resultados de impacto.

Salidas:

• DC administrará 20 subvenciones de 7 7,500 a instituciones asociadas que anteriormente no podían implementar planes de mejora en un plazo de 6 meses.

• Métrica: número de subvenciones concedidas.

• DC también proporcionará adaptaciones educativas adicionales para 1,250 estudiantes con discapacidades dentro de los 12 meses.

• Métrica: número de acomodaciones aumentadas

Resultados:

• DC aumentará el número de instituciones asociadas capaces de implementar planes de mejora en 20 instituciones en un plazo de 6 meses, lo que reducirá la tasa de fracaso de DC en la implementación de planes 10 %

• Métrica: Número de instituciones asociadas capaces de implementar planes de mejora.

• DC proporcionará adaptaciones educativas para 1,250 estudiantes adicionales con discapacidades dentro de los 12 meses.

• Métrica: número de estudiantes que reciben acomodaciones adicionales.

• DC aumentará el apoyo externo a 20 instituciones asociadas en un plazo de 12 meses.

• Métrica: Número de fuentes de financiación adicionales para cada institución procedentes de partes interesadas externas.

Impactos:

• DC aumentará la calidad de vida de 1,250 estudiantes en un plazo de 12 meses.

• Métrica: Evaluación Pre & posterior al programa de los aportes de los padres y los estudiantes realizada en cada institución asociada.

Conclusión

Las prácticas evaluativas ayudan a las organizaciones a lograr resultados más significativos. Los otorgantes requieren información de evaluación para comprender mejor su capacidad de pensar de manera proactiva, para desarrollar una idea del impacto de su inversión potencial y para verificar que utilizó los fondos correctamente. Para desarrollar un plan de evaluación sólido, comience con un objetivo S. M. A. R. T y luego determine las métricas adecuadas para medir el éxito de ese objetivo. Tenga en cuenta la diferencia entre los datos cuantitativos y los datos cualitativos al desarrollar métricas y asegúrese de describir un equilibrio de entradas, salidas, resultados e impactos.