Comment évaluez-vous une proposition de subvention?

L’évaluation est nécessaire pour tout groupe ou projet en bonne santé et est essentielle pour la rédaction de subventions. La plupart des demandes de subvention exigeront que l’organisme ou la personne décrive le processus proposé pour évaluer le succès du projet.

Développer une habitude d’évaluation efficace profitera à votre travail de plusieurs façons. L’évaluation facilite les découvertes et permet d’éviter les pièges; elle fait passer les organisations d’une culture de réactivité à une culture de productivité florissante. De plus, les bailleurs de fonds, dans les tendances récentes, mettent de plus en plus l’accent sur la philanthropie d’impact et la mesure de leur travail dans la société. Dans ce chapitre, vous apprendrez comment créer des pratiques d’évaluation qui impressionneront les bailleurs de fonds. Vous découvrirez la philanthropie d’impact, comment évaluer efficacement les programmes et comment développer une culture d’évaluation au sein de vos équipes.

Philanthropie d’impact

La philanthropie d’impact est le processus de mesure du succès des dons ou des subventions accordés. En raison des progrès technologiques, les organisations disposent des outils nécessaires pour suivre les impacts philanthropiques, et les bailleurs de fonds et les donateurs apprécient donc ces données. Impact philanthropy signifie qu’au lieu de dire « La Fondation XYZ a fait don de 1 million de dollars à des organismes de bienfaisance locaux. La Fondation XYZ a servi 142 857 repas à plus de 35 500 familles et a dispensé une formation sur le développement de la main-d’œuvre à 330 adultes. »

Les concédants veulent connaître l’impact de leurs dollars pour de nombreuses raisons. Premièrement, le rapport de mesure est une forme de contrepoids; les bailleurs de fonds peuvent vérifier que l’argent qu’ils ont attribué a fait une différence et que l’organisation a géré les fonds à bon escient. En outre, les données sur les fonds attribués permettent aux bailleurs de fonds de partager leur histoire et leurs impacts d’une manière qui est plus susceptible de convaincre les donateurs d’aujourd’hui de donner. En outre, les données permettront aux bailleurs de fonds de vérifier qu’ils remplissent leur mission et attribuent les dollars le plus efficacement possible. De même, le suivi des données sur les résultats permet aux organisations et aux individus de promouvoir le succès de leur travail et aide à tirer parti des fonds futurs grâce à un bilan de réussite.

Il est judicieux de passer à une culture d’évaluation et de mesure, mais sachez que se concentrer sur les données au détriment de la mission de votre organisation peut nuire à votre projet. À titre d’illustration, il est conseillé de collecter des données sur les personnes que vous servez et les résultats de leur relation avec votre projet, bien qu’il soit imprudent de fournir des services inutiles pour l’enregistrement des données.

Lorsqu’elle est gérée correctement, la philanthropie d’impact profite au donateur et au projet. La collecte de données peut signifier plus de travail, mais en fin de compte, le travail est une plus grande transparence, un soutien accru des intervenants et une gestion plus efficace du programme.

Collecte et compréhension des données

Pour rendre compte efficacement des impacts de vos fonds de subvention, vous devez comprendre les différents types de données qui intéressent les bailleurs de fonds. Principalement, les bailleurs de fonds veulent connaître les intrants, les extrants, les résultats et les impacts de votre projet.

Entrées:

Les ressources utilisées pour faire fonctionner votre projet. Les ressources peuvent être du personnel, de l’argent et du matériel.

• Exemple : Un programme d’aide d’urgence utilise du personnel, de l’argent pour payer les services publics et des fournitures de bureau pour remplir des formulaires.

Sorties:

Le résultat immédiat du projet.

• Exemple: Un programme de cadeaux de vélo qui donne 200 vélos. Les vélos donnés sont la sortie dans ce scénario.

Résultats :

Résultats probables à court terme d’un projet.

• Exemple: Un individu forme 100 jeunes au design graphique. Le résultat est que 100 adolescents ont maintenant une nouvelle compétence employable.

Impacts :

Le résultat à long terme probablement atteint d’un projet.

• Exemple: Une entreprise sociale emploie d’anciens criminels pour fabriquer des articles ménagers. L’impact est que ces employés peuvent réintégrer le marché du travail et ainsi gagner plus d’argent et éviter de futures infractions.

Une compréhension claire de ces termes vous aidera lorsque vous rédigerez la section évaluation de votre proposition de subvention. Le fait de ne pas comprendre ces termes entraîne une méfiance envers les bailleurs de fonds, il est donc essentiel de s’éduquer. Écrivant que « XYZ mesurera les apports du projet pour comprendre ses avantages à long terme. » amène les bailleurs de fonds à se demander si vous serez en mesure de mener des évaluations de votre projet. Bien que, déclarant que « XYZ suivra les intrants, les extrants et les résultats pour comprendre l’efficacité du programme. »et puis, par la suite, développer votre plan pour réaliser cette déclaration vous inculquera la confiance que vous êtes équipé pour atteindre vos objectifs.

Après avoir déterminé le type d’informations que vous souhaitez collecter, vous devez ensuite déterminer comment vous recevrez les données. Lors de la collecte de données, vous devez comprendre la différence entre des données quantitatives et qualitatives. Certains types d’évaluation penchent davantage vers l’un ou l’autre. Par exemple, les intrants et les extrants sont souvent mesurés à l’aide de données quantitatives, alors que les impacts nécessitent souvent des mesures qualitatives.

Quantitative :

Données collectées numériquement. Les données quantitatives sont moins subjectives et plus précises.

• Exemple : nombre de bénévoles, nombre d’ateliers offerts et nombre de clients servis.

Qualitative :

Données non collectées numériquement. Les données qualitatives sont soumises à avis.

• Exemple: enquêtes de satisfaction, participants catégoriels (le personnel aux yeux bleus contre huit membres du personnel aux yeux bruns), témoignages.

Le tableau ci-dessous présente différents exemples par type de données et par secteur:

	Individu: Candidat à une Bourse d’art	Sans but lucratif: Demandeur de la soupe populaire	Entreprise: Candidat Conseiller Fiscal
Entrées	Heures passées à travailler sur des œuvres d’art (quantitatives)	Quantité de nourriture et de fournitures (quantitatives)	Heures passées avec les clients, les fournitures de bureau et les services publics (quantitatives)
Sorties	Nombre d’œuvres d’art (quantitatif)	Nombre de repas servis (quantitatif)	Nombre de clients servis (quantitatif)
Résultats	Promotion d’artistes divers grâce à (qualitatif)	Réduction de la faim (qualitatif)	Augmentation Conformité IRS (qualitative)
Impacts	Sensibilisation et appréciation accrues des artistes divers (qualitatif)	Qualité de vie accrue (qualitatif)	Confiance financière accrue (qualitatif)

Il existe différents outils pour suivre les données. Vous trouverez ci-dessous une liste d’outils standard que les organisations et les individus utilisent pour suivre leur travail.

Microsoft Excel ou Google Sheets:

Si vous avez besoin d’un outil simple et peu coûteux pour la collecte de données, une feuille de calcul est une excellente option. Configurez une feuille de calcul pour votre projet et mettez à jour le document régulièrement avec des données telles que le nombre de clients desservis, ou les dollars dépensés en fournitures et le nombre de fournitures nécessaires à la production d’un programme.

Charitytracker.net :

Charity Tracker est un logiciel de suivi de la gestion des cas destiné à permettre aux communautés de rationaliser la fourniture de services et de réduire les redondances. La fonction de reporting des trackers caritatifs vous permet de suivre les entrées et les sorties.

Socialsolutions.com:

Social Solutions » aide les organisations à but non lucratif à aller au cœur de leurs données afin qu’elles puissent comprendre l’impact complet de leur travail. » Social Solutions est un outil de gestion de données en ligne qui offre la possibilité de créer et de suivre des critères d’évaluation pour prouver l’efficacité organisationnelle.

Enquêtes:

Les enquêtes sont un excellent moyen de suivre les données qualitatives et quantitatives. Ils peuvent être produits de manière informelle à l’aide d’un document Word ou à l’aide d’outils Web tels que surveymonkey.com . Utiliser des enquêtes pour effectuer un S.W.O.T. analyse après les programmes ou pour collecter des informations sur les opinions des clients. Vous pouvez ensuite compiler les données pour les concédants afin de les rendre plus faciles à comprendre. Par exemple,  » quarante pour cent des participants au sondage se sentaient plus en sécurité chez eux après avoir suivi le cours de sécurité de XYZ. »

Groupes de discussion:

Parfois, vous voudrez peut-être approfondir avec un petit groupe de personnes ciblées pour comprendre les avantages d’un projet. La tenue d’un groupe de discussion et la collecte des réponses aux opinions des participants sont une autre méthode de collecte de données qualitatives.

Créer une culture d’évaluation efficace

L’intégration des pratiques d’évaluation dans la routine de votre projet encourage le personnel et les bénévoles à participer à la collecte de données et augmente l’exactitude de cette collecte. Si vous êtes directeur exécutif d’une organisation à but non lucratif ou propriétaire d’une entreprise, il est beaucoup plus facile d’obtenir des données d’évaluation précises si tous les membres du personnel s’engagent dans le processus. Pour obtenir l’adhésion des employés et des bénévoles, vous devez expliquer les avantages de la collecte de données, fournir des outils faciles à utiliser et offrir de la motivation.

• Éduquer:

La collecte de données prend du temps et les employés peuvent considérer la collecte de données comme un autre formulaire inutile à remplir ou une enquête fastidieuse à mener. Expliquer les avantages de l’évaluation lors des réunions du personnel et demander aux membres du personnel d’apporter leur contribution sur la façon de faciliter et de réussir les efforts d’évaluation permettra aux membres de l’équipe de participer de manière significative. Renoncer au processus d’éducation et négliger d’encourager l’adhésion peut conduire le personnel à ignorer la collecte régulière de données ou, pire encore, à manipuler les données pour répondre à une exigence.

• Fournir des outils:

Ne vous attendez pas à ce que les bénévoles ou les membres du personnel créent un outil de collecte de données; cela conduit à de multiples formes de données et à des résultats confus. Au lieu de cela, recherchez l’outil de collecte de données approprié pour votre projet et assurez-vous qu’il est facile à utiliser pour éliminer le temps inutile perdu.

• Motiver:

Enfin, si votre équipe hésite à collecter des données, créez des récompenses de motivation. « Lorsque nous aurons atteint collectivement notre objectif de collecte de 100 sondages, le patron vous achètera le déjeuner! » Ensuite, utilisez ces données pour inspirer le personnel et les bénévoles lors des réunions du personnel et tout au long des communications. « Le mois dernier, grâce à votre travail acharné, nous avons gradué 25 personnes dans le cadre de notre programme d’éducation. »

Décrivant les pratiques d’évaluation dans les propositions de subvention

La section évaluation d’une proposition de subvention vous demande des informations sur la façon dont vous envisagez d’évaluer le projet que vous souhaitez financer. Ne décrivez pas les pratiques générales d’évaluation organisationnelle; vous avez déjà écrit sur vos buts et objectifs généraux dans la section Informations organisationnelles. Définissez plutôt les objectifs de votre projet et les mesures que vous utiliserez pour évaluer le succès.

Choisissez trois à cinq objectifs que vous pouvez atteindre avec les fonds attribués et n’oubliez pas de rendre vos objectifs S.M.A.R.T (Spécifiques, Mesurables, Réalisables, Pertinents, Sensibles au temps) de nature. Enfin, comme toujours, assurez-vous que vos objectifs correspondent aux priorités du constituant.

Exemple

Pour évaluer les résultats du Programme de subventions de démarrage, Disability Connection, Inc. utilisera des données quantitatives et qualitatives sur les résultats, les résultats et les résultats d’impact.

Sorties:

• DC administrera 20 subventions de 7 500 $ à des établissements partenaires auparavant incapables de mettre en œuvre des plans d’amélioration dans les 6 mois.

• Métrique : nombre de subventions accordées.

• DC fournira également des aménagements éducatifs supplémentaires à 1 250 étudiants handicapés dans un délai de 12 mois.

• Métrique : nombre d’accommodements accrus

Résultats:

• DC augmentera le nombre d’établissements partenaires capables de mettre en œuvre des plans d’amélioration de 20 établissements dans les 6 mois, ce qui réduira le taux de non-mise en œuvre des plans de DC de 10 %

• Métrique : Nombre d’établissements partenaires capables de mettre en œuvre des plans d’amélioration.

• DC fournira des aménagements éducatifs à 1 250 étudiants handicapés supplémentaires dans un délai de 12 mois.

• Métrique : nombre d’étudiants qui bénéficient d’un hébergement supplémentaire.

• DC augmentera le soutien externe à 20 institutions partenaires d’ici 12 mois.

• Métrique : Nombre de sources de financement supplémentaires pour chaque établissement provenant d’intervenants externes.

Impacts:

• DC augmentera la qualité de vie de 1 250 étudiants d’ici 12 mois.

• Mesure : Évaluation pré& post-programme des commentaires des parents et des élèves effectuée dans chaque établissement partenaire.

Conclusion

Les pratiques d’évaluation aident les organisations à obtenir des résultats plus significatifs. Les bailleurs de fonds ont besoin d’informations d’évaluation pour mieux comprendre votre capacité à penser de manière proactive, pour avoir une idée de l’impact de leur investissement potentiel et pour vérifier que vous avez correctement utilisé les fonds. Pour élaborer un plan d’évaluation robuste, commencez par un objectif S.M.A.R.T, puis déterminez les paramètres appropriés pour mesurer le succès de cet objectif. Gardez à l’esprit la différence entre les données quantitatives et les données qualitatives lors de l’élaboration de mesures et assurez-vous de décrire un équilibre entre les intrants, les extrants, les résultats et les impacts.