Hilfreiche Tipps und Tricks für Büroleiter

Ihr Team verlässt sich auf Ihre Organisation und Effizienz. Hier sind einige neue Ideen, um klassische Probleme anzugehen und sicherzustellen, dass jeder Tag Ihre beste Arbeit widerspiegelt.
Die Rolle eines Büroleiters ist unendlich vielfältig und streng. Jedes Büro arbeitet wie ein eigenes Ökosystem, mit einem Manager, der direkt für den Erfolg seiner Mitarbeiter durch kreative Problemlösung, Organisation und Zeitmanagement verantwortlich ist. Während jeder Arbeitsplatz anders ist, gibt es eine Fülle neuer und aufregender Tools, mit denen Sie — und alle anderen – Schritt halten können!-auf dem richtigen Weg. Wir haben vier unserer beliebtesten Tipps und Tricks für Büroleiter zusammengestellt, damit das Büro reibungslos funktioniert:

1. Lassen Sie Ihren Arbeitsbereich für Sie arbeiten
2. Aktualisieren Sie Ihre Aufgabenliste
3. Lassen Sie Pakete mit kommerziellen Schließfächern sortieren
4. Rationalisieren Sie die Kommunikation

Lassen Sie Ihren Arbeitsbereich für Sie arbeiten

Es ist unmöglich, in einem chaotischen Arbeitsbereich organisiert zu bleiben. Wenn Sie Ihren Schreibtisch sauber und funktionsfähig halten, ist dies eine starke Grundlage für Ihre eigene Effizienz. Vorbei sind die Zeiten von überfüllten, überladenen Arbeitsbereichen, verwickelten Netzkabeln und überfüllten Briefkästen. Hier sind ein paar Tipps, die Sie organisiert halten und Ihnen helfen, sich auch auf die verrücktesten Tage zu konzentrieren.

• Verwenden Sie eine stromlinienförmige Ladestation für alle Ihre Geräte. Keine verwickelten Akkorde und Sie können sogar verschiedene Arten von Telefonladegeräten mischen und anpassen, um sicherzustellen, dass sie für jeden zugänglich sind.
• Achten Sie auf Ihre Gesundheit, indem Sie ergonomisch korrekte Tastaturen, Stühle und Schreibtische verwenden.
• Nutzen Sie den vertikalen Raum, indem Sie in einen Schreibtisch-Organizer im Tower-Stil investieren. Versuchen Sie, ein Organisationssystem zu implementieren, um die dringendsten Papiere an der Spitze zu halten und die Dringlichkeit in jedem Regal zu verringern, damit Ihr Workflow nicht unterbrochen wird, indem Sie Zeit verschwenden und nach etwas suchen, das heute fällig ist.

Aktualisieren Sie Ihre To-Do-Liste

Vorbei sind die Zeiten der farbigen Haftnotizen, die jede Oberfläche überladen. Verlieren Sie nie wieder eine To-Do-Liste, indem Sie die weltweit besten Organisations-Apps in Ihr Leben einführen. Es gibt etwas für jede Art von Büroleiter – der Schriftsteller, der visuelle Denker, der Multitasker. Hier sind drei Favoriten für die Aufgabenverwaltung:

• Momentum: Momentum begrüßt Sie mit einem atemberaubenden Foto, das Sie über Ihren nächsten Urlaub nachdenken lässt. Aber bevor Sie zu abgelenkt werden, schauen Sie sich die To-Do-Listenfunktion an. Es ist einfach, stromlinienförmig und Sie haben die Befriedigung, ein Kontrollkästchen zu aktivieren, um Ihre Liste am Ende eines produktiven Tages zu löschen.
• Evernote: Dieser ist für die Autoren da draußen. Sie können nicht nur eine detaillierte tägliche To-Do-Liste erstellen, sondern auch alle Ihre Notizen an einem Ort zusammenfassen. Die Vorlagen von Evernote sind besonders nützlich in einer Zeitkrise, sodass Sie keine wertvolle Arbeitszeit damit verbringen müssen, Ihre eigenen Dokumente von Grund auf neu zu erstellen.
• Wunderliste: Mit dem hochfunktionalen Design von Wunderlist können Sie viele Listen gleichzeitig verwalten, Erinnerungen festlegen, wichtige Notizen verfolgen und sogar Sprachaufnahmen erstellen. Laden Sie am besten Mitarbeiter zur Zusammenarbeit ein, um Listen gleichzeitig zu überprüfen.

Pakete selbst sortieren lassen

Mit dem exponentiellen Wachstum des Online-Shoppings kann es sich wie ein Vollzeitjob anfühlen, sicherzustellen, dass jedes Paket an seinen Besitzer geliefert wird. Wenn sich Kisten neben Ihrem Schreibtisch stapeln, ist dies stressig und kann zu einer Zunahme verlorener Pakete und versehentlicher Abholung der falschen Artikel führen. Übergeben Sie die Rolle des Briefträgers an neue Technologien am Arbeitsplatz wie das anpassbare Schließfach von Parcel Manager. Ein Schließfach-Liefersystem sorgt dafür, dass alles in wenigen einfachen Schritten so sicher wie möglich empfangen wird:

• Mit der mobilen App Parcel Pending kann jede Person ihre persönliche Paketzustellung verfolgen.
• Eingebaute Kameras erfassen jede Lieferung und jede Abholung, um sicherzustellen, dass Pakete in die richtigen Hände gelangen.
• Das Scannen eines Barcodes ermöglicht eine schnelle Paketzustellung und -abholung.
• Paketschließfächer erhalten Lieferungen von allen Kurieren, sodass jedes Paket zu 100% zustellbar ist.

Dies ist nicht nur eine effiziente Möglichkeit, Ihr Büro zu verwalten und zu organisieren, sondern auch ein innovativer Mitarbeitervorteil, der Ihre Mitarbeiter glücklich macht.

Optimieren Sie Ihre Kommunikationskanäle

Sie wissen, wie es sich anfühlt, dieselbe Nachricht immer wieder zu wiederholen. Mit der bevorzugten Kommunikations- und Planungsmethode aller Schritt zu halten, kann überwältigend sein. Zum Glück gibt es neue Plattformen zur Verfügung hin und her jeden Tag zu verbessern. Nachfolgend finden Sie einige der effizientesten Kommunikationskanäle, um den Erfolg des Arbeitsplatzes zu verbessern:

• Calendly: Calendly ist der einfachste Weg, Besprechungen automatisch zu planen, ohne das quälende Hin und Her zwischen den Parteien. Sie können bis zu sechs Kalender verbinden, um die Verfügbarkeit automatisch zu überprüfen. Benachrichtigungen halten alle auf dem Laufenden, während das Festlegen eines Mindestplanungshinweises sicherstellt, dass immer genügend Zeit für die Vorbereitung bleibt.
• Basislager: Organisieren Sie alle an einem Ort. Basecamp eignet sich am besten für die Kommunikation rund um Projekte in kollaborativen Büroräumen. Projektspezifische Message Boards bedeuten, dass jeder auf dem Laufenden ist und niemand Warnungen erhält, die ihn nicht direkt betreffen.
• ActiveInbox: ActiveInbox stellt sicher, dass keine E-Mail-Kommunikation oder Follow-ups durch diese sprichwörtlichen Internet-Risse rutschen. Es ist ein nahtloses E-Mail-Management-Tool, mit dem Sie Nachrichten, die Aktionen erfordern, in Aufgaben umwandeln können. Die Funktion ‚Später senden‘ ist ein Lebensretter; sie müssen sich nicht auf Ihren eigenen Speicher verlassen, um rechtzeitig zu antworten, insbesondere wenn Sie über verschiedene Zeitzonen verteilt sind.

Scheuen Sie sich nicht, diese Tipps für das Büromanagement zu kombinieren, um eine maßgeschneiderte Lösung für Ihre Büroräume zu finden. Als Office Manager kennen Sie Ihren Arbeitsplatz am besten und können neue Services und Apps auf Basis unserer Unternehmenskultur einbinden. Wählen Sie aus, welche Tipps und Tricks Ihnen am besten gefallen, um Ihre Effizienz zu maximieren und zu einem florierenden Arbeitsplatz beizutragen.
Quellen:
Nation Master. Online Shopping Trends 2019 & Kennzahlen – Das müssen Sie wissen. 14. Januar 2019. https://www.nationmaster.com/ecommerce
NEU Mag. Die besten ergonomischen Tastaturen und Mäuse, um Schmerzen am Handgelenk vorzubeugen. http://nymag.com/strategist/article/best-ergonomic-keyboards-mouses-prevent-wrist-pain.html