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Escrito por: Parcela Pendente
Sua equipe depende de você para a organização e eficiência. Aqui estão algumas novas ideias para resolver problemas clássicos e garantir que todos os dias sejam um reflexo do seu melhor trabalho.
o papel de um gerente de escritório é infinitamente variado e rigoroso. Cada escritório opera como seu próprio ecossistema, com um gerente diretamente responsável pelo sucesso de seus funcionários por meio da solução criativa de problemas, organização e gerenciamento de tempo. Embora cada local de trabalho seja diferente, há uma riqueza de ferramentas novas e emocionantes para mantê-lo-e todos os outros!- no caminho certo. Reunimos quatro de nossas dicas e truques favoritos do office manager para manter o escritório funcionando sem problemas:
- Tornar seu espaço de trabalho, o trabalho para você
- Atualizar o seu ‘Fazer’ lista
- Deixe pacotes de classificar-se comercial com armários
- Simplificar as comunicações
Tornar Seu espaço de trabalho, o Trabalho Para Você
É impossível manter-se organizado em uma caótica do espaço de trabalho. Manter sua mesa limpa e útil define uma base sólida para sua própria eficiência. Longe vão os dias de espaços de trabalho lotados e desordenados, cabos de alimentação emaranhados e caixas de correio sobrecarregadas. Aqui estão algumas dicas para mantê-lo organizado e ajudá-lo a se concentrar mesmo nos dias mais loucos.
- Use uma estação de carregamento simplificada para todos os seus dispositivos. Sem acordes emaranhados e você pode até misturar e combinar diferentes tipos de carregadores de telefone para garantir que seja acessível a qualquer pessoa.
- Cuide da sua saúde usando teclados, Cadeiras e Mesas ergonomicamente corretas.
- Utilize o espaço vertical investindo em um organizador de mesa em estilo torre. Tente implementar um sistema organizacional para manter os papéis mais urgentes no topo, diminuindo em urgência em cada prateleira para que seu fluxo de trabalho seja ininterrupto, perdendo tempo e procurando algo que é devido hoje.
atualize sua lista de Tarefas
Longe vão os dias de notas adesivas coloridas bagunçando cada superfície. Nunca perca uma lista de tarefas novamente introduzindo os melhores aplicativos de organização do mundo em sua vida. Há algo para todo tipo de gerente de escritório-O escritor, O Pensador visual, o multitarefa. Aqui estão três favoritos para gerenciamento de Tarefas:
- Momentum: Momentum cumprimenta você com uma fotografia impressionante que vai fazer você pensar sobre suas próximas férias. Mas antes de se distrair muito, confira o recurso de Lista de Tarefas deles. É simples, simplificado e você obtém a satisfação de marcar uma caixa para limpar sua lista no final de um dia produtivo. Evernote: este é para os escritores lá fora. Você não apenas pode criar uma lista detalhada de tarefas diárias, mas também pode combinar todas as suas necessidades de anotações em um só lugar. Os modelos do Evernote são particularmente úteis em uma crise de tempo, então você não precisa gastar nenhum tempo de trabalho valioso construindo seus próprios documentos do zero.
- Wunderlist: O design altamente funcional do Wunderlist permite gerenciar muitas listas ao mesmo tempo, definir lembretes, acompanhar notas importantes e até criar gravações de voz. O melhor de tudo é convidar colegas de trabalho para colaborar para que as listas sejam verificadas simultaneamente.
deixe os pacotes se classificarem
com o crescimento exponencial das compras online, certificando-se de que cada pacote seja entregue ao seu proprietário pode parecer um trabalho em tempo integral. Ter caixas empilhadas ao lado de sua mesa é estressante e pode significar um aumento nos pacotes perdidos e na coleta acidental dos itens errados. Entregue o papel de ‘mailman’ para novas tecnologias no local de trabalho, como o armário de armazenamento personalizável do Parcel Pending. Um sistema de entrega de cacifos garante que tudo seja recebido da forma mais segura possível através de algumas etapas fáceis:
- o aplicativo móvel Parcel Pending permite que cada pessoa acompanhe sua entrega Pessoal de pacotes.
- as câmeras embutidas capturam cada entrega e cada coleta para garantir que os pacotes caiam nas mãos certas.
- a digitalização de um código de barras permite a rápida entrega e recuperação de pacotes.
- os armários pendentes de encomendas recebem entregas de todos os correios para que cada pacote seja entregue, 100% do tempo.
esta não é apenas uma maneira eficiente de gerenciar e organizar seu escritório, mas também funciona como uma vantagem inovadora para os funcionários que mantém seus funcionários felizes.
agilize seus canais de comunicação
você sabe como é repetir a mesma mensagem repetidamente. Acompanhar o método preferido de comunicação e agendamento de todos pode ser esmagador. Felizmente, existem novas plataformas disponíveis para melhorar a ida e volta todos os dias. Abaixo, estão alguns dos mais eficientes canais de comunicação para melhorar o sucesso do local de trabalho:
- Calendly: Calendly é a maneira mais fácil de programar automaticamente reuniões sem a agonia de ida e volta entre as partes. Você pode conectar até seis calendários para verificar automaticamente a disponibilidade. As notificações mantêm todos atualizados ao definir um’ aviso mínimo de agendamento ‘ garante que sempre haja tempo suficiente para se preparar.
- Basecamp: organize todos em um só lugar. O Basecamp funciona melhor para comunicações em torno de projetos em espaços de escritório colaborativos. Painéis de mensagens específicos do projeto significam que todos estão no loop e ninguém recebe alertas que não os dizem respeito diretamente.
- ActiveInbox: ActiveInbox garante que nenhuma comunicação por e-mail ou acompanhamento escorregue por essas proverbiais rachaduras na internet. É uma ferramenta de gerenciamento de E-mail perfeita que permite transformar mensagens que exigem ação em tarefas. A função’ Enviar mais tarde ‘ é um salva-vidas; você não precisa confiar em sua própria memória para responder em tempo hábil, especialmente se estiver espalhado por fusos horários diferentes.
não tenha medo de misturar e combinar essas dicas de gerenciamento de escritório para criar uma solução personalizada para o seu espaço de escritório. Como gerente de escritório, você conhece melhor seu local de trabalho e pode incorporar novos serviços e aplicativos com base na cultura de nossa empresa. Escolha e escolha quais dicas e truques você mais gosta para maximizar sua eficiência e contribuir para um local de trabalho próspero.
Fontes:
Mestre Da Nação. Tendências de compras Online 2019 & figuras-chave – o que você precisa saber. 14 de janeiro de 2019. https://www.nationmaster.com/ecommerce
NY Mag. Os melhores teclados e Mouses ergonômicos para evitar dores no pulso. http://nymag.com/strategist/article/best-ergonomic-keyboards-mouses-prevent-wrist-pain.html
