nyttige Tips og Tricks til Office Managers

dit team er afhængig af dig for organisation og effektivitet. Her er et par nye ideer til at tackle klassiske problemer og sikre, at hver dag afspejler dit bedste arbejde.
en kontorchefs rolle er uendeligt varieret og streng. Hvert kontor fungerer som sit eget økosystem, med en leder, der er direkte ansvarlig for medarbejdernes succes gennem kreativ problemløsning, organisation og tidsstyring. Mens hver arbejdsplads er forskellig, der er et væld af nye og spændende værktøjer derude til at holde dig—og alle andre!—undervejs. Vi har samlet fire af vores foretrukne office manager tips og tricks til at holde kontoret kørende:

1. få dit arbejdsområde til at fungere for dig
2. Opgrader din ‘To Do’ – liste
3. lad pakker sortere sig med kommercielle skabe
4. strømline kommunikation

få dit arbejdsområde til at fungere for dig

det er umuligt at holde sig organiseret i et kaotisk arbejdsområde. At holde dit skrivebord pænt og brugbart sætter et stærkt fundament for din egen effektivitet. Borte er de dage af overfyldt, rodet arbejdsområder, sammenfiltrede netledninger, og overstuffed postkasser. Her er et par tip til at holde dig organiseret og hjælpe dig med at fokusere selv på de skøreste dage.

• brug en strømlinet Ladestation til alle dine enheder. Ingen sammenfiltrede akkorder, og du kan endda blande og matche forskellige typer telefonopladere for at sikre, at den er tilgængelig for alle.
• pas på dit helbred ved hjælp af ergonomisk korrekte tastaturer, stole og skriveborde.
• Udnyt lodret plads ved at investere i et tårn-stil skrivebord arrangør. Prøv at implementere et organisationssystem for at holde de mest presserende papirer på toppen, faldende i haster på hver hylde, så din arbejdsgang er uafbrudt ved at spilde tid og søge efter noget, der skyldes i dag.

Opgrader din To-Do liste

Borte er de dage af farvede sticky notes rod hver overflade. Mist aldrig en opgaveliste igen ved at introducere verdens bedste organisationsapps i dit liv. Der er noget for enhver form for kontorchef—forfatteren, den visuelle tænker, multitaskeren. Her er tre favoritter til opgavestyring:

• Momentum: Momentum hilser dig med et fantastisk fotografi, der får dig til at tænke på din næste ferie. Men før du bliver for distraheret, tjek deres To-Do liste funktion. Det er enkelt, strømlinet, og du får tilfredsheden med at markere et felt for at tørre din liste i slutningen af en produktiv dag.
• Evernote: denne er til forfatterne derude. Ikke kun kan du oprette en detaljeret daglig opgaveliste, men du kan kombinere alle dine noteringsbehov et sted. Evernotes skabeloner er især nyttige i en tidsknas, så du behøver ikke bruge nogen værdifuld arbejdstid på at opbygge dine egne dokumenter fra bunden.
• : Det yderst funktionelle design giver dig mulighed for at administrere mange lister på samme tid, indstille påmindelser, holde styr på vigtige noter og endda oprette stemmeoptagelser. Bedst af alt, Inviter kolleger til at samarbejde for at få lister kontrolleret samtidigt.

lad pakker sortere sig

med den eksponentielle vækst i online shopping, og sørg for, at hver pakke bliver leveret til sin ejer, kan føles som et fuldtidsjob. At have kasser hober sig op ved siden af dit skrivebord er stressende og kan betyde en stigning i tabte pakker og utilsigtet afhentning af de forkerte genstande. Overdrage rollen som ‘mailman’ til ny teknologi på arbejdspladsen som Parcel verserende tilpasses storage locker. Et skabsleveringssystem sikrer, at alt modtages så sikkert som muligt gennem et par nemme trin:

• den pakke, der afventer mobilapp, giver hver person mulighed for at spore deres personlige pakkelevering.
• indbyggede kameraer fanger hver levering og hver afhentning for at sikre, at pakker falder i de rigtige hænder.
• Scanning af en stregkode muliggør hurtig levering og hentning af pakker.
• pakkeventende skabe modtager leverancer fra alle kurerer, så hver pakke kan leveres 100% af tiden.

dette er ikke kun en effektiv måde at styre og organisere dit kontor på, men det fungerer også som en innovativ medarbejderfordel, der holder dine medarbejdere glade.

Strømlin dine kommunikationskanaler

du ved, hvordan det føles at gentage den samme besked igen og igen. At holde trit med alles foretrukne metode til kommunikation og planlægning kan være overvældende. Heldigvis er der nye platforme til rådighed for at forbedre frem og tilbage hver dag. Nedenfor er et par af de mest effektive kommunikationskanaler til forbedring af arbejdspladsens succes:

• Calendly: Calendly er den nemmeste måde at automatisk planlægge møder uden den pinefulde frem og tilbage mellem parterne. Du kan oprette forbindelse til op til seks kalendere for automatisk at kontrollere tilgængeligheden. Underretninger holder alle opdaterede, mens du indstiller en ‘minimum planlægningsmeddelelse’, sørger for, at der altid er tid nok til at forberede sig.
• Basecamp: få alle organiseret et sted. Basecamp fungerer bedst til kommunikation omkring projekter i samarbejdende kontorlokaler. Projektspecifikke opslagstavler betyder, at alle er i løkken, og ingen modtager advarsler, der ikke direkte vedrører dem.
• Activeinboks: Activeinboks sikrer, at ingen e-mail-kommunikation eller opfølgninger glider gennem disse ordsprogede internetsprækker. Det er et problemfrit e-mail-styringsværktøj, der giver dig mulighed for at omdanne meddelelser, der kræver handling, til opgaver. Funktionen ‘send senere’ er en livredder; du behøver ikke at stole på din egen hukommelse for at svare rettidigt, især hvis du er spredt over forskellige tidsområder.

vær ikke bange for at blande og matche disse office management tips til at komme med en skræddersyet løsning til dit kontor. Som office manager, du kender din arbejdsplads bedst og kan indarbejde nye tjenester og apps baseret på vores virksomhedskultur. Vælg og vælg hvilke tips og tricks du bedst kan lide for at maksimere din effektivitet og bidrage til en blomstrende arbejdsplads.
Kilder:
Nation Master. Online Shopping tendenser 2019 & nøgletal – hvad du behøver at vide. 14.januar 2019. https://www.nationmaster.com/ecommerce
NY Mag. De bedste ergonomiske tastaturer og mus for at forhindre smerter i håndleddet. http://nymag.com/strategist/article/best-ergonomic-keyboards-mouses-prevent-wrist-pain.html