jak posílat automatické e-maily v Outlook16 minut číst

chcete posílat automatické e-maily v aplikaci Outlook?

odeslání automatizovaného e-mailu je velmi užitečné, když oslovujete širší obchodní publikum, nebudete moci škálovat zasláním individuálních e-mailů jeden po druhém ručně. Automatizace e-mailů aplikace Outlook zvýší zapojení, poskytne příjemcům efektivní personalizovaný e-mail a změní měřítko konverzí.

bez dalších okolků vám v tomto článku ukážeme, jak odesílat automatické e-maily v aplikaci outlook, aby se změnila efektivita vašeho e-mailu.

tato podrobná příručka o funkcích aplikace Outlook, jako je zpoždění doručení, autoresponder a automatický e-mail outlook zvýší vaši každodenní produktivitu, pomůže vám vyčistit mysl a upřednostnit důležité úkoly.

jak odesílat automatické e-maily & sledování v aplikaci Outlook

odeslání automatické kampaně s automatickým sledováním e-mailů se ukázalo jako zvýšení úspěšnosti kampaní. Bohužel to není možné z aplikace Outlook. Pro takovou kampaň budete muset použít software pro automatizaci e-mailů, jako je SalesHandy. Jeho výkonná funkce odesílání personalizovaných e-mailů s automatickým sledováním vede k vynikajícímu úspěchu vaší kampaně.

zde je podrobný průvodce pro odesílání automatických e-mailů pomocí účtu Outlook:

Krok 1: Přidejte svůj účet Outlook s SalesHandy

1. Zaregistrujte se pomocí SalesHandy kliknutím na Zaregistrujte se u společnosti Microsoft.

2. Budete přesměrováni na web Microsoft Open Authorization (OAuth). Přidejte svou e-mailovou adresu aplikace Outlook a heslo aplikace Outlook do příslušných textových polí.

3. Budete přesměrováni na Dashboard SalesHandy a jste připraveni zahájit svou první e-mailovou kampaň.

Krok 2: Vyberte možnost e-mailové kampaně z panelu funkcí SalesHandy a klikněte na možnost Nová kampaň.

Krok 3: Nastavte kampaň. Postupujte podle kroků uvedených na obrázku níže:

po nahrání CSV, pokud chcete, můžete ověřit a vyčistit seznam e-mailů, abyste zajistili nižší míru okamžitého opuštění pomocí samotného SalesHandy.

ponechte vybraný účet aplikace Outlook a ve výchozím nastavení bude zaškrtnuto „odeslat jako odpověď“, což se doporučuje, pokud chcete, aby vaše následné e-maily fungovaly.

Krok 4: Přidejte CC nebo BCC

při provádění e-mailové kampaně můžete přidat svůj tým nebo manažera kampaně přidáním CC. Také pokud chcete integrovat svou kampaň s CRM, stačí přidat své CRM ID do sekce BCC a je dobré jít.

Krok 5: pro další krok musíte nastavit kampaň tím, že přijdete s předmětem žalovatelné a perfektní zprávou, kterou pošlete svým vyhlídkám.

Krok 6: Přidejte následné fáze podle kroků uvedených na obrázku níže.

Chcete-li získat nejlepší konverzi, můžete nastavit 9 personalizovaných fází sledování e-mailů a naplánovat je podle preferovaného data a času.

poslední krok: naplánovat kampaň

posledním krokem při vytváření úspěšné kampaně s vaším účtem outlook je naplánovat kampaň podle následujících kroků:

• sledovat odkazy: tato možnost je ve výchozím nastavení vybrána, protože doporučujeme sledovat všechny odkazy pro lepší přehled o vašich kampaních.
• Nastavte interval mezi dvěma po sobě jdoucími e-maily: Tato možnost je určena pro lidi, kteří posílají e-maily hromadně. Vzhledem k tomu, že SalesHandy odesílá všechny e-maily pomocí serveru google, tato funkce zajistí, že vaše e-mailová adresa nebude blokována pro odesílání příliš mnoha e-mailů najednou.
• Nastavte časové pásmo: pokud jsou všichni příjemci v jiném časovém pásmu, než je vaše, pak je to perfektní funkce, která zajistí, že vaše e-maily skončí v perfektním načasování.
• Naplánujte kampaň: po výběru časového pásma budete nyní muset nastavit čas kampaně.

Voila!

stisknutím tlačítka Odeslat a naplánovat nastavte svůj e-mail naživo.

s těmito závěrečnými kroky jste připraveni odesílat automatické e-maily prostřednictvím účtu Outlook pomocí SalesHandy.

podrobnější návod naleznete: jak posílat e-mailové kampaně.

výhody odesílání automatizovaných e-mailů v aplikaci Outlook:

automatizace je budoucnost, je tu navždy. Pokud chcete škálovat své podnikání chytřeji a rychleji, měli byste začít s e-mailem.

automatizace vašeho e-mailu vám dává vynikající příležitost efektivně oslovit potenciálního zákazníka ve správný čas, vybudovat zapojení a uzavřít více obchodů. Podle výzkumu instapage přináší automatizovaná e-mailová kampaň o 70, 5% vyšší otevřenou míru a 152% vyšší CTR.

pomocí automatizace můžete poslat e-mailovou sekvenci, následná sledování založená na chování, abyste vychovali své potenciální zákazníky, vybudovali vztah se svými zákazníky, což nakonec zvýší vaši produktivitu.

jak naplánovat doručení zpoždění v aplikaci Outlook

pokud jde o plánování zpožděného doručení e-mailu, Aplikace Outlook vám nabízí dvě možnosti. Můžete buď odložit doručení individuálního e-mailu, nebo můžete také použít pravidla pro zpoždění doručení všech odeslaných e-mailů tím, že je budete držet po určitou dobu v aplikaci Outlook.

podrobný průvodce zpožděním doručení jedné zprávy/e-mailu v aplikaci Outlook:

Krok 1:

při vytváření nového e-mailu můžete provést některou z následujících kroků:

vyberte šipku Více možností vedle možnosti značky

na kartě Možnosti vyberte tlačítko zpoždění doručení (najdete jej ve skupině další možnosti)

Krok 2: Vyberte možnosti doručení a zaškrtněte políčko s možností“ Nedoručit dříve“. Nyní zadejte datum a čas doručení vedle možnosti Nedoručit před.

Krok 3: Nyní klikněte na Zavřít.

Krok 4: Zmáčkni Odeslat.

po stisknutí tlačítka Odeslat zůstane e-mail ve složce K odeslání až do okamžiku doručení.

a v případě, že se rozhodnete poslat tento zpožděný e-mail / zprávu brzy nebo okamžitě, můžete postupovat podle níže uvedených kroků:

• otevřete složku k odeslání.
• vyberte zpožděnou zprávu.
• znovu opakujte stejný postup s více možnostmi kromě skupiny značek na pásu karet.

• vyberte možnosti doručení a zrušte zaškrtnutí políčka „Nedoručit dříve“ (Chcete – li odeslat e-mail okamžitě) nebo můžete upravit zaškrtávací políčko „Nedoručit dříve“ s aktualizovaným datem a časem doručení a poté kliknout na Zavřít.
• Hit odeslat okamžitě poslat svůj e-mail.

podrobný průvodce zpožděním doručení všech zpráv v aplikaci Outlook:

můžete nastavit pravidlo pro zpoždění doručení všech e-mailů nebo zpráv odeslaných z aplikace Outlook až o 2 hodiny.

Krok 1: Na navigačním panelu klikněte na možnost Soubor.
Krok 2: Klikněte na Spravovat pravidla & upozornění.
Krok 3: Klikněte na nové pravidlo.

Krok 4: v“ Krok 1: Vyberte šablonu “ box, pod „Start z prázdného pravidla „vyberte možnost“ Použít na zprávy, které posílám “ a potom klepněte na tlačítko Další.

Krok 5: v seznamu“ Krok 1: Vyberte podmínky “ zaškrtněte políčka proti požadovaným podmínkám a klepněte na tlačítko Další.

Poznámka: Pokud si nevyberete žádnou z podmínek, Zobrazí se dialogové okno s potvrzením a pokud kliknete na Ano, pravidlo, které vytváříte, se použije na každou odeslanou zprávu.

Krok 6: v „Krok 1: Vyberte akci(akce)“ zaškrtněte políčko odložit doručení o několik minut.

Krok 7: v kroku 2: Upravte popis pravidla (klikněte na podtrženou hodnotu), klikněte na hypertextový odkaz „a number of“ a zadejte počet minut, které chcete, aby vaše zprávy byly uloženy ve složce K odeslání před odesláním.

Krok 8: Klikněte na Ok a poté na další.

Krok 9: můžete také vybrat výjimky z tohoto pravidla podle svých potřeb a kliknout na další.

Krok 10: do pole“ Krok 1: Zadejte název tohoto pravidla „zadejte požadovaný název pravidla, které jste právě vytvořili, a do políčka“ Krok 2: možnosti pravidla nastavení „zaškrtněte políčko“ Zapnout toto pravidlo“. V části „Krok 3: Popis pravidla kontroly“ zkontrolujte pravidlo, které jste vytvořili, a poté klikněte na Dokončit.

jak nastavit autoresponder v aplikaci Microsoft Outlook

nastavení autoresponder může být zachránce, pokud jste příliš zaneprázdněni zkontrolovat & odpověď na vaše každodenní e-maily nebo pokud máte to štěstí, že jedete na dovolenou.

Autoresponder v aplikaci Microsoft Outlook se většinou používá pro zprávy „mimo kancelář“. Ale můžete také nastavit totéž s plošnou odpovědí, že se nebudete moci okamžitě zúčastnit jejich e-mailů, ale vrátíte se co nejdříve.

Poznámka: Pokud váš e-mail není hostován na serveru MS Exchange, budete muset nechat počítač zapnutý a Outlook spuštěný, aby autoresponder fungoval.

Krok 1: Vytvořte šablonu e-mailu/zprávy

krok 1.1: klikněte na nabídku Soubor, umístěte kurzor na nový a poté klikněte na poštovní zpráva.

krok 1.2: na kartě Možnosti umístěte kurzor nad skupinu formát a klikněte na prostý Text.

krok 1.3: v těle zprávy zadejte Out of Office nebo jakoukoli běžnou zprávu, kterou chcete odeslat jako automatickou odpověď.

krok 1.4: Po zadání zprávy autoresponder klikněte na tlačítko Microsoft v levém rohu obrazovky, poté vyberte možnost Uložit jako možnost a poté další formáty.

krok 1.5: na obrazovce se objeví okno, kde budete muset zadat požadovaný název souboru a poté vybrat šablonu aplikace Outlook (*.oft) formát jako Uložit jako typ. A pak klepněte na tlačítko Uložit.

Krok 2: Vytvoření pravidla pro automatickou odpověď na vaše e-maily.

krok 2.1: klikněte na možnost Soubor na navigačním panelu.
krok 2.2: klikněte na Spravovat pravidla & upozornění.
krok 2.3: klikněte na nové pravidlo.

krok 2.4: V poli“ Krok 1: Vyberte šablonu “ v části „začít z prázdného pravidla“ vyberte možnost“ Použít na zprávy, které dostávám “ a poté klikněte na další.

krok 2.5: V seznamu“ Krok 1: Vyberte podmínky “ zaškrtněte políčka proti požadovaným podmínkám a klepněte na tlačítko Další.

Poznámka: Pokud si nevyberete žádnou z podmínek, Zobrazí se dialogové okno s potvrzením a pokud kliknete na Ano, pravidlo, které vytváříte, se použije na každou odeslanou zprávu.

krok 2.6: zobrazí se dialogové okno Adresa pravidla, kde budete muset vybrat e-mailovou adresu od A kliknout na Ok.

krok 2.7: V “ Krok 1: Vyberte akci (akce)“, zaškrtněte políčko Odpovědět pomocí konkrétní šablony.

Krok 2.8: V Kroku 2: Upravte popis pravidla (klikněte na podtrženou hodnotu), klikněte na hypertextový odkaz „konkrétní šablona“.

krok 2.9: Nyní vyberte šablonu odpovědi na obrazovce se objeví dialogové okno, poté vyberte uživatelské šablony v systému souborů z rozevíracího seznamu podívejte se a vyberte šablonu, kterou jste vytvořili v kroku 1: Vytvořte šablonu e-mailu a klikněte na tlačítko Otevřít.

krok 2.10: v “ Krok 1: Zadejte název tohoto pravidla“, zadejte požadovaný název pravidla, které jste právě vytvořili, a v“ Krok 2: možnosti pravidla nastavení „zaškrtněte políčko“ Zapnout toto pravidlo“. V části „Krok 3: Popis pravidla kontroly“ zkontrolujte pravidlo, které jste vytvořili, a poté klikněte na Dokončit.

odpověď Aplikace Outlook pomocí konkrétního pravidla šablony odešle vaši automatickou odpověď pouze jednou každému odesílateli během jednotlivé relace. Toto pravidlo zabraňuje aplikaci Outlook odesílat opakované zprávy jednomu odesílateli a udržuje přehled o uživatelích, kterým byla odeslána automatizovaná odpověď. Po restartování aplikace Outlook se však resetuje seznam odesílatelů, kteří obdrželi automatizované odpovědi.