jako właściciel firmy lub menedżer, rozwój firmy i wyniki finansowe są najważniejsze. Kontrole wewnętrzne odgrywają ważną rolę w tym wzroście.
jako właściciel firmy lub menedżer, rozwój firmy i wyniki finansowe są najważniejsze. Kontrole wewnętrzne odgrywają ważną rolę w tym wzroście. Wyznaczają granice ról i obowiązków pracowników, zapewniając pomocną kontrolę i równowagę. I stwarzają możliwości zapobiegania problemom lub identyfikowania małych problemów, zanim zamienią się w duże. Poniżej znajduje się kilka sposobów na samodzielne wdrażanie kontroli wewnętrznych.
segregacja obowiązków w cyklu odbioru gotówki
jedną z podstaw kontroli wewnętrznej jest „segregacja obowiązków” – nie chcesz, aby ta sama osoba wykonywała zbyt wiele obowiązków w ramach danego cyklu transakcyjnego. Pomyśl o ” ARC ” – autoryzacja, ewidencja, Opieka. Ta sama osoba nie powinna robić więcej niż jeden z nich. Na przykład osoba otwierająca całą pocztę zawierającą czeki i gotówkę rejestruje je w codziennym podsumowaniu gotówkowym i przekazuje je innej osobie w celu dokonania depozytu. I wtedy inna osoba od tych dwóch byłaby najlepiej przeprowadzić pojednanie banku co miesiąc.
dostęp do systemów i bezpieczeństwo
Zachowaj różne systemy informatyczne (księgowość, Bankowość, zaopatrzenie, płace itp.) na zasadzie „need-to-know basis”. Niezwykle ważne jest, aby twój personel miał Wymagany poziom dostępu potrzebny do wykonywania codziennych obowiązków…i nic więcej. Zgodnie z oddzieleniem obowiązków od góry, powinieneś rozważyć, czy istnieją okoliczności, w których dana osoba ma poziomy dostępu, które pozwoliłyby jej stworzyć dostawcę w systemie, a następnie przetworzyć płatność na rzecz tego dostawcy.
zabezpieczenie majątku
fizyczne zabezpieczenie majątku firmy jest bardzo ważne. Może firma działa w dużej mierze w gotówce. Po otrzymaniu gotówki i czeków należy zabezpieczyć w odpowiednim czasie, aby zapewnić dobrobyt finansowy firmy i bezpieczeństwo pracowników. Ogranicz do minimum środki pieniężne i trzymaj je pod kluczem. Być może istnieją możliwości dla cennych zapasów, aby „wyjść z magazynu”, lub dla narzędzi i maszyn, aby „wyjść z miejsca pracy”. Zrób krok wstecz i oceń, gdzie leżą pęknięcia dotyczące dostępu do cennych aktywów.
proces zatwierdzania
każda firma powinna mieć jakąś formę procesu zatwierdzania. Weźmy na przykład faktury od dostawców, które są wysyłane bezpośrednio do działu księgowości. Jeśli jesteś właścicielem firmy, czy nie wolałbyś, aby kierownik lub kierownik działu fizycznie sprawdził prawidłowość faktury i czy dostawca lub sprzedawca wykonali swoje obowiązki,a także aby ten przegląd i zatwierdzenie nastąpiło przed wysłaniem do zobowiązań?
proces recenzji
czy Twoja firma ma solidny proces recenzji? Czy zarząd i właściciele dokonują przeglądu miesięcznych lub kwartalnych sprawozdań finansowych, najlepiej zdezagregowanych? To może być ćwiczenie otwierające oczy. Miesięczny lub kwartalny przegląd działalności firmy zapewni kierownictwu i właścicielom wgląd w wyniki finansowe w czasie rzeczywistym, gdzie mogą zauważyć nieoczekiwaną aktywność lub inne anomalie. Pomocne może być porównanie tych informacji finansowych z budżetami, prognozami i danymi historycznymi.
skontaktuj się z nami w razie pytań
jeśli masz pytania lub potrzebujesz pomocy w zakresie kontroli wewnętrznej, skontaktuj się z naszymi specjalistami z innowacyjnej grupy CPA pod numerem 203-489-0612. Lub skontaktuj się z nami online.
