în calitate de proprietar sau manager de afaceri, creșterea afacerii dvs. și linia de jos este primordială. Controalele interne joacă un rol important în această creștere.
ca proprietar sau manager de afaceri, creșterea afacerii dvs. și linia de jos este primordială. Controalele interne joacă un rol important în această creștere. Acestea stabilesc limite pentru rolurile și îndatoririle personalului dvs., oferind verificări și solduri utile. Și creează oportunități pentru a preveni problemele sau pentru a identifica problemele mici înainte de a se transforma în cele mari. Mai jos sunt câteva modalități prin care puteți începe să implementați propriile controale interne.
Segregarea sarcinilor în ciclul încasărilor de numerar
unul dintre fundamentele controalelor interne este „segregarea sarcinilor” – nu doriți ca aceeași persoană să îndeplinească prea multe dintre sarcini într-un ciclu de tranzacție dat. Gândiți – vă la” ARC ” – autorizare, evidență, custodie. Aceeași persoană nu ar trebui să facă mai mult de una dintre acestea. De exemplu, persoana care deschide toate e-mailurile care conțin cecuri și numerar le înregistrează pe un rezumat zilnic de numerar și dă acest lucru unei alte persoane pentru a face depunerea. Și apoi o persoană diferită de cei doi ar efectua în mod ideal reconcilierea bancară în fiecare lună.
sisteme de acces și securitate
Păstrați-vă diverse sisteme informatice (Contabilitate, Bancar, achiziții, salarizare, etc.) pe baza „nevoii de a cunoaște”. Este incredibil de important ca personalul dvs. să aibă nivelurile necesare de acces necesare pentru a-și îndeplini sarcinile de zi cu zi…și nimic mai mult. În conformitate cu mantra de segregare a îndatoririlor de mai sus, ar trebui să luați în considerare dacă există circumstanțe în care o persoană are niveluri de acces care i-ar permite să creeze un furnizor în sistem și apoi să proceseze o plată către acel furnizor.
protejarea activelor
protejarea fizică a activelor societății este foarte importantă. Poate că afacerea funcționează foarte mult în numerar. Odată primite, numerarul și cecurile trebuie asigurate în timp util pentru bunăstarea financiară a companiei și pentru siguranța angajaților dvs. Păstrați fondul de numerar mic la un nivel minim și păstrați-l închis. Poate că există oportunități pentru inventar valoros pentru a” ieși din depozit „sau pentru unelte și mașini pentru a”ieși de pe șantier”. Faceți un pas înapoi și evaluați unde se află fisurile în ceea ce privește accesul la activele dvs. valoroase.
procesul de aprobare
fiecare companie ar trebui să aibă o formă de proces de aprobare. Luați, de exemplu, facturi de la furnizori care sunt trimise direct la departamentul dvs. de plată a conturilor. Dacă sunteți proprietarul companiei, nu ați prefera ca un manager sau un șef de departament să revizuiască fizic proprietatea facturii și dacă furnizorul sau vânzătorul și-a îndeplinit sau nu sarcinile și că această revizuire și aprobare au avut loc înainte de a fi trimise la conturile de plătit?
procesul de revizuire
compania dvs. are un proces de revizuire robust? Managementul de vârf și proprietarii revizuiesc situațiile financiare lunare sau trimestriale, de preferință dezagregate? Acesta ar putea fi un exercițiu de deschidere a ochilor. O revizuire lunară sau trimestrială a operațiunilor companiei va oferi conducerii superioare și proprietarilor o perspectivă asupra performanței financiare în timp real, unde ar putea observa o activitate neașteptată sau alte anomalii. Ar putea fi utilă compararea acestor informații financiare cu bugetele, previziunile și datele istorice.
Contactați-Ne cu întrebările dvs.
dacă aveți întrebări sau aveți nevoie de ajutor cu controale interne, contactați profesioniștii noștri de la grupul CPA inovator la 203-489-0612. Sau contactați-ne online.
