En tant que propriétaire ou gestionnaire d’entreprise, la croissance de votre entreprise et vos résultats sont primordiaux. Les contrôles internes jouent un rôle important dans cette croissance.
En tant que propriétaire ou gestionnaire d’entreprise, la croissance de votre entreprise et vos résultats sont primordiaux. Les contrôles internes jouent un rôle important dans cette croissance. Ils établissent des limites pour les rôles et les tâches de votre personnel, fournissant des freins et contrepoids utiles. Et ils créent des occasions de prévenir les problèmes ou d’identifier les petits problèmes avant qu’ils ne se transforment en grands problèmes. Vous trouverez ci-dessous quelques façons de commencer à mettre en œuvre vos propres contrôles internes.
Séparation des tâches dans le cycle des encaissements
L’un des principes fondamentaux des contrôles internes est la « séparation des tâches » – vous ne voulez pas que la même personne exécute trop de tâches dans un cycle de transaction donné. Pensez à « ARC » – autorisation, tenue de dossiers, garde. La même personne ne devrait pas en faire plus d’un. Par exemple, la personne qui ouvre tout le courrier contenant des chèques et des espèces les enregistre sur un récapitulatif quotidien des espèces et le donne à une autre personne pour effectuer le dépôt. Et puis une personne différente de ces deux serait idéalement effectuer le rapprochement bancaire chaque mois.
Accès aux systèmes et sécurité
Conservez vos différents systèmes d’information (comptabilité, banque, approvisionnement, paie, etc.) sur la base du » besoin de savoir « . Il est extrêmement important que votre personnel ait les niveaux d’accès requis pour s’acquitter de ses tâches quotidiennes… et rien de plus. Conformément au mantra de séparation des tâches d’en haut, vous devez déterminer s’il existe des circonstances dans lesquelles une personne a des niveaux d’accès qui lui permettraient de créer un fournisseur dans le système, puis de traiter un paiement à ce fournisseur.
Sauvegarde des actifs
La sauvegarde physique des actifs de l’entreprise est très importante. Peut-être que l’entreprise fonctionne fortement en espèces. Une fois reçus, les espèces et les chèques doivent être sécurisés en temps opportun pour le bien-être financier de l’entreprise et pour la sécurité de vos employés. Gardez le fonds de petite caisse au minimum et gardez-le verrouillé. Peut-être y a-t-il des possibilités de » sortir de l’entrepôt » ou d’utiliser des outils et des machines pour » sortir du chantier « . Prenez du recul et évaluez où se trouvent les fissures concernant l’accès à vos précieux actifs.
Processus d’approbation
Chaque entreprise devrait avoir une forme de processus d’approbation. Prenez par exemple les factures de fournisseurs qui sont envoyées directement à votre service des comptes fournisseurs. Si vous êtes le propriétaire de l’entreprise, ne préféreriez-vous pas qu’un gestionnaire ou un chef de service examine physiquement le bien-fondé de la facture et si le fournisseur ou le fournisseur a ou non exercé ses fonctions, et que cet examen et cette approbation ont eu lieu avant d’être envoyés aux comptes fournisseurs?
Processus d’examen
Votre entreprise a-t-elle un processus d’examen robuste? La direction et les propriétaires examinent-ils les états financiers mensuels ou trimestriels, de préférence ventilés? Cela pourrait être un exercice révélateur. Un examen mensuel ou trimestriel des opérations de la société fournira à la direction et aux propriétaires un aperçu de la performance financière en temps réel où ils pourraient noter une activité inattendue ou d’autres anomalies. Il pourrait être utile de comparer ces informations financières aux budgets, aux prévisions et aux données historiques.
Contactez-nous avec vos questions
Si vous avez des questions ou avez besoin d’aide pour les contrôles internes, contactez nos professionnels du Groupe Innovative CPA au 203-489-0612. Ou contactez-nous en ligne.
