als eigenaar of manager van een bedrijf staat de groei van uw bedrijf en de bottom line voorop. Interne controles spelen een belangrijke rol in deze groei.
als eigenaar of manager van een bedrijf staat de groei van uw bedrijf en de bottom line voorop. Interne controles spelen een belangrijke rol in deze groei. Ze stellen grenzen voor de rollen en taken van uw personeel, het verstrekken van nuttige checks and balances. En ze creëren kansen om problemen te voorkomen of om kleine problemen te identificeren voordat ze Grote worden. Hieronder zijn een paar manieren waarop u kunt beginnen met het implementeren van interne controles van uw eigen.
scheiding van taken in de Kasontvangstcyclus
een van de grondbeginselen van interne controles is “scheiding van taken” – u wilt niet dat dezelfde persoon te veel van de taken binnen een bepaalde transactiecyclus uitvoert. Denk aan ARC, autorisatie, administratie, voogdij. Dezelfde persoon mag niet meer dan één van die dingen doen. Bijvoorbeeld, de persoon die alle e-mail met cheques en contant geld opent, logt deze op een dagelijkse Kasoverzicht en geeft dit aan een andere persoon om de storting te doen. En dan zou een andere persoon dan die twee idealiter elke maand de bankreconciliatie uitvoeren.
toegang en beveiliging van systemen
Bewaar uw verschillende informatiesystemen (boekhouding, bankieren, inkoop, payroll, enz.) op een “need-to-know basis”. Het is ongelooflijk belangrijk dat uw personeel de vereiste niveaus van toegang heeft die nodig zijn om hun dagelijkse taken uit te voeren…en niets meer. In overeenstemming met de scheiding van taken mantra van bovenaf, moet u overwegen of er omstandigheden bestaan waar een individu toegang niveaus die hem of haar in staat zou stellen om een leverancier in het systeem te creëren en vervolgens een betaling aan die leverancier verwerken.
bescherming van activa
de fysieke bescherming van de activa van de onderneming is zeer belangrijk. Misschien werkt het bedrijf zwaar in contanten. Eenmaal ontvangen, moeten contant geld en cheques tijdig worden beveiligd voor het financiële welzijn van het bedrijf en voor de veiligheid van uw medewerkers. Hou het kleine kasfonds tot een minimum en hou het opgesloten. Misschien zijn er mogelijkheden voor waardevolle inventaris om “uit het magazijn te lopen”, of voor gereedschappen en machines om”van de baan te lopen”. Neem een stap terug en beoordeel waar de scheuren liggen met betrekking tot de toegang tot uw waardevolle activa.
goedkeuringsproces
elk bedrijf moet een of andere vorm van een goedkeuringsproces hebben. Neem bijvoorbeeld facturen van Leveranciers die rechtstreeks naar uw crediteurenafdeling worden gemaild. Als u de eigenaar van het bedrijf bent, zou u dan niet liever hebben dat een manager of afdelingshoofd de juistheid van de factuur fysiek controleert en of de leverancier of verkoper al dan niet zijn taken heeft uitgevoerd, en dat deze beoordeling en goedkeuring heeft plaatsgevonden voordat deze naar crediteuren werd verzonden?
beoordelingsproces
heeft uw bedrijf een robuust beoordelingsproces? Beoordelen topmanagement en eigenaren maandelijkse of driemaandelijkse financiële overzichten, bij voorkeur uitgesplitst? Dit kan een eye-opening oefening zijn. Een maandelijkse of driemaandelijkse beoordeling van de activiteiten van het bedrijf zal topmanagement en eigenaren met inzicht in real-time financiële prestaties waar ze kunnen merken activiteit die onverwacht of andere anomalieën. Het kan nuttig zijn om deze financiële informatie te benchmarken aan begrotingen, prognoses en historische gegevens.
neem contact met ons op met uw vragen
Als u vragen hebt of hulp nodig hebt met interne controles, neem dan contact op met onze professionals van de innovatieve CPA-groep op nummer 203-489-0612. Of neem online contact met ons op.
