Als Geschäftsinhaber oder Manager ist das Wachstum Ihres Unternehmens und Ihres Endergebnisses von größter Bedeutung. Interne Kontrollen spielen bei diesem Wachstum eine wichtige Rolle.
Als Geschäftsinhaber oder Manager ist das Wachstum Ihres Unternehmens und Ihres Gewinns von größter Bedeutung. Interne Kontrollen spielen bei diesem Wachstum eine wichtige Rolle. Sie legen Grenzen für die Rollen und Pflichten Ihrer Mitarbeiter fest und bieten hilfreiche Checks and Balances. Und sie schaffen Möglichkeiten, Probleme zu verhindern oder kleine Probleme zu identifizieren, bevor sie zu großen werden. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie mit der Implementierung eigener interner Kontrollen beginnen können.
Aufgabentrennung im Zahlungseingangszyklus
Eine der Grundlagen der internen Kontrolle ist die „Aufgabentrennung“ – Sie möchten nicht, dass dieselbe Person zu viele Aufgaben innerhalb eines bestimmten Transaktionszyklus ausführt. Denken Sie an „ARC“ – Autorisierung, Aufzeichnungen, Verwahrung. Dieselbe Person sollte nicht mehr als eine davon tun. Zum Beispiel, Die Person, die alle E-Mails mit Schecks und Bargeld öffnet, protokolliert diese in einer täglichen Bargeldübersicht und gibt diese einer anderen Person, um die Einzahlung zu tätigen. Und dann würde eine andere Person als diese beiden idealerweise jeden Monat den Bankabgleich durchführen.
Systeme Zugang und Sicherheit
Halten Sie Ihre verschiedenen Informationssysteme (Buchhaltung, Bankwesen, Beschaffung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, etc.) auf einer „Need-to-Know-Basis“. Es ist unglaublich wichtig, dass Ihre Mitarbeiter über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen, um ihre täglichen Aufgaben zu erfüllen … und nicht mehr. Im Einklang mit der oben beschriebenen Aufgabentrennung sollten Sie prüfen, ob Umstände vorliegen, unter denen eine Person Zugriffsebenen hat, die es ihr ermöglichen, einen Kreditor im System zu erstellen und dann eine Zahlung an diesen Kreditor zu verarbeiten.
Sicherung von Vermögenswerten
Die physische Sicherung des Unternehmensvermögens ist sehr wichtig. Vielleicht arbeitet das Geschäft stark in bar. Einmal eingegangen, müssen Bargeld und Schecks rechtzeitig für das finanzielle Wohlergehen des Unternehmens und für die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter gesichert werden. Halten Sie den Kleingeldfonds auf ein Minimum und halten Sie ihn verschlossen. Vielleicht gibt es Möglichkeiten für wertvolles Inventar, „das Lager zu verlassen“ oder für Werkzeuge und Maschinen, „die Baustelle zu verlassen“. Machen Sie einen Schritt zurück und beurteilen Sie, wo die Risse in Bezug auf den Zugriff auf Ihre wertvollen Vermögenswerte liegen.
Genehmigungsprozess
Jedes Unternehmen sollte in irgendeiner Form einen Genehmigungsprozess haben. Nehmen Sie zum Beispiel Rechnungen von Lieferanten, die direkt an Ihre Kreditorenbuchhaltung gesendet werden. Wenn Sie der Eigentümer des Unternehmens sind, würden Sie es nicht vorziehen, wenn ein Manager oder Abteilungsleiter die Richtigkeit der Rechnung physisch überprüft und ob der Lieferant oder Kreditor seine Aufgaben erfüllt hat oder nicht, und dass diese Überprüfung und Genehmigung erfolgte, bevor sie an die Kreditorenbuchhaltung gesendet wurde?
Überprüfungsprozess
Verfügt Ihr Unternehmen über einen robusten Überprüfungsprozess? Überprüfen Top-Management und Eigentümer monatliche oder vierteljährliche Abschlüsse, vorzugsweise disaggregiert? Dies könnte eine augenöffnende Übung sein. Eine monatliche oder vierteljährliche Überprüfung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens bietet dem Top-Management und den Eigentümern einen Einblick in die finanzielle Leistung in Echtzeit, wenn sie unerwartete Aktivitäten oder andere Anomalien feststellen. Es kann hilfreich sein, diese Finanzinformationen mit Budgets, Prognosen und historischen Daten zu vergleichen.
Kontaktieren Sie uns mit Ihren Fragen
Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe bei internen Kontrollen benötigen, wenden Sie sich an unsere Fachleute der Innovative CPA Group unter 203-489-0612. Oder kontaktieren Sie uns online.
