als organisator van een evenement, hoe bouw je de perfecte agenda? Lees deze tips over hoe u een conferentieagenda kunt opstellen die aansluit bij de doelstellingen van uw evenement, terwijl u de deelnemers betrokken houdt.
Waar vindt de volgende zitting plaats? Wie leidt deze workshop? Welke sessies zullen mij het meest helpen? Dit zijn slechts een handvol van de vragen die racen door de geest van een deelnemer tijdens een evenement. De sleutel tot het creëren van een plezierige evenementervaring zonder overweldigende deelnemers is om event content te organiseren op een intuã tieve en verteerbare manier. Daarom is het creëren van een agenda voor kwaliteitsconferenties van essentieel belang.
de agenda van de conferentie vormt de ruggengraat van de inhoud van het evenement. Ervoor zorgen dat alle informatie over evenementen vindbaar, consumeerbaar en relevant is, is wat een agenda voor evenementen onderscheidt van de rest. Houd er rekening mee dat een sterke agenda voor conferenties net zo belangrijk is voor organisatoren als voor deelnemers. Een agenda biedt een manier voor organisatoren om de betrokkenheid van evenementen nauwkeurig te meten, feedback van bezoekers te zoeken en sponsormogelijkheden te bieden.
de volgende tips zijn bedoeld om te helpen bij het opstellen van een agenda voor conferenties van begin tot eind. Deze best practices kunnen in verschillende use cases worden toegepast om een kwaliteitsvolle evenementenagenda te garanderen.
1) pre-event surveys uitvoeren
voordat de organisatie in de structuur van de agenda duikt, moeten de organisatoren weten welk type content de deelnemers willen leren. Zodra het overkoepelende thema is afgerond, moet het onderwerp vervolgens worden verdeeld in stukken van verteerbare inhoud. Een goede manier om het type sessies te peilen dat het meest populair zal zijn, is om direct naar de mening van de deelnemers te vragen. Dit kan worden gedaan door enquêtevragen op te nemen in het event registratieformulier, zoals:
- wat hoop je te halen uit deze conferentie?
- welke sessies zijn het meest waardevol voor u?
- hoe wilt u uw kennis over dit onderwerp vergroten?
vragen zoals deze zullen helpen bij het samenstellen van de inhoud van het evenement, evenals het kennen van de soorten sprekers die het meest nuttig zijn voor de deelnemers. Deze vragen kunnen ook worden gesteld via e-mailmarketingcampagnes voorafgaand aan het evenement of via de event-app. Polling in het algemeen is altijd een goede manier om het perspectief van de deelnemer te begrijpen om grote beslissingen te helpen informeren.
2) synchroniseer de agenda met de event app
zodra de inhoud binnen de agenda van de conferentie is vastgesteld, is het uitzoeken hoe deze informatie toegankelijk te maken voor deelnemers de volgende belangrijke stap. Voor het digitale tijdperk werden agenda ‘ s meestal op papier verspreid. Met de opkomst van de evenementapp kunnen organisatoren nu alle evenementsessies en inhoud in de app uploaden zodat deelnemers toegang hebben voor, tijdens en na het evenement.
het hosten van de conferentieagenda binnen de event-app zorgt voor een vlottere ervaring, aangezien de app ook andere aspecten van het evenement zal omvatten die verband houden met de agenda, zoals netwerken met andere deelnemers, het bekijken van een lijst met sprekers en toegang tot een lijst met sponsors. Hoe soepeler de synchronisatie tussen uw app en agenda, hoe beter de algehele evenementervaring zal zijn.
3) sessies organiseren op tracks
een veel voorkomende uitdaging die zich voordoet bij het organiseren van inhoud van gebeurtenissen is het uitzoeken van een manier om alle informatie gemakkelijk doorzoekbaar te maken. Als uw evenement meer dan honderd sessies heeft, kan het navigeren door het hele schema overweldigend zijn.
om dit te voorkomen, organiseert u sessies per nummer. Een track is een overkoepelend onderwerp waaronder meerdere sessies kunnen worden gevonden. Bijvoorbeeld, als u het hosten van een social media conferentie, een track die u wilt is video marketing. Dit nummer bevat alle sessies gericht op video en deelnemers kunnen dienovereenkomstig zoeken. Dit zorgt voor een veel meer intuïtieve agenda ervaring.
bron: Social Media Marketing World 2018
4) Maak meerdere agendaweergaven
net zoals mensen verschillen in de manier waarop ze nieuwe informatie leren, verschillen mensen ook in de manier waarop ze informatie liever bekijken. Een agenda moet meerdere weergaveopties hebben om deze reden, vooral als er veel verschillende sessies zijn om uit te kiezen. Voorbeelden van het organiseren van agenda weergave opties is op kamernummer, speaker, tijd, en track. De soorten weergave die u kiest, moeten overeenkomen met de Algemene conferentiestructuur en de locatie.
5) Geef deelnemers de mogelijkheid om sessies rechtstreeks toe te voegen aan agenda
in sommige gevallen zullen deelnemers de voorkeur geven aan het direct invoegen van de agenda van de conferentie in hun persoonlijke agenda. Hierdoor kunnen bezoekers Elke sessie zien binnen de context van hun eigen schema ‘ s, waardoor de ervaring van het evenement meer persoonlijk relevant is. Een naadloze aanwezigheidservaring is altijd een belangrijke factor voor het succes van evenementen en de mogelijkheid om snel sessies toe te voegen aan een persoonlijke agenda zorgt voor een intuïtieve ervaring.
6) betrokkenheid van deelnemers binnen de agenda vergemakkelijken
een agenda van een conferentie biedt een minimale waarde voor de deelnemer als deze simpelweg dient als een digitale versie van het dagschema. Om de waarde ervan te maximaliseren, moet de agenda zo interactief mogelijk zijn. Zorg ervoor dat elke sessie kan worden gewaardeerd en gewaardeerd, waardoor de organisator om waardevolle informatie te verzamelen om bruikbare inzichten te trekken. Het maken van een interactieve agenda voor evenementen stelt de deelnemers in staat om meer betrokken te zijn tijdens de conferentie, terwijl ook het aanbieden van belangrijke gegevens die organisatoren kunnen gebruiken om toekomstige beslissingen te informeren.
Een voorbeeld van een sessie waardering binnen de event agenda
7) kunnen deelnemers nemen polls binnen de agenda
een Verblijf in lijn met het vorige punt, een bepaalde manier om te bevorderen betrokkenheid is door het bedienen van live polls in de agenda. Dit helpt u als organisator waardevolle feedback in realtime vast te leggen en stelt u in staat om deze rechtstreeks met uw luidsprekers te delen. Peilingen binnen de agenda kunnen helpen om niet alleen toekomstige gebeurtenissen te verbeteren, maar het evenement dat momenteel wordt gehouden. Realtime analyse van sessies is een belangrijke manier om de hartslag van uw evenement te controleren en zal u helpen om bepaalde wijzigingen aan te brengen in het schema als dat nodig wordt geacht.
8) blootstelling aan sponsors
evenementorganisatoren denken altijd aan creatieve manieren om waarde te bieden aan hun sponsors. Omdat de agenda van het evenement voortdurend wordt bekeken en betrokken tijdens de conferentie, dient het als ideaal onroerend goed voor sponsors om hun merken en aanbiedingen te presenteren. Oplossingen zoals gesponsorde sessies en gesponsorde peilingen zijn geweldige manieren voor bedrijven om direct voor de aanwezigen te komen. Het hebben van een agenda die juiste blootstelling namens uw partners kan verstrekken is een zeer belangrijk leveraging punt wanneer het beveiligen van gebeurtenissensponsoring.
gesponsorde sessie binnen de bizzabo event app
Klik onder de grab the Event sponsoring Guide:
9) Maak de agenda social media-friendly
om de belangstelling voor het evenement te vergroten, maak de agenda deelbaar op social media vóór de datum van het evenement. In aanvulling op uw andere marketing strategieën, het maken van de agenda zichtbaar en deelbaar op sociale media zal de inhoud van het evenement te spreken voor zichzelf en eventueel te overtuigen meer mensen om zich te registreren voor het evenement. In de meeste gevallen hoeft een agenda geen geheim te zijn. Hoe socialemediavriendelijker de agenda is, hoe waarschijnlijker het zal dienen als extra marketing onderpand voor uw evenement.
10) agenda-analyse vastleggen om te delen met relevante stakeholders
terwijl het belangrijk is om deelnemers de gelegenheid te bieden om deel te nemen aan de agenda, betekenen deze acties zeer weinig als ze niet kunnen worden gemeten. Zorg ervoor dat u een conferentie agenda waarin alle betrokkenheid kan worden vastgelegd en beoordeeld na het evenement te bouwen. Bizzabo ‘ s analytics dashboard biedt bijvoorbeeld een nauwkeurig overzicht van de prestaties van de evenementagenda.
deze gegevens zullen van belang zijn voor belangrijke stakeholders zoals sponsors en senior leadership, omdat statistieken zoals deze licht werpen op de totale ROI van het evenement. Het kunnen bewijzen van de ROI van het evenement is noodzakelijk om meer sponsors aan te trekken voor toekomstige evenementen en om managers met beslissingsbevoegdheid te overtuigen om te blijven investeren in live evenementen.
11) Een on-brand esthetiek behouden
de agenda van de conferentie is niet alleen een middel om informatie over te dragen; het is een uitbreiding van het merk evenement. Wanneer deelnemers de agenda bekijken, moeten ze in staat zijn deze onmiddellijk te associëren met uw specifieke conferentie. Het hebben van een aanpasbare editor die een breed scala aan lettertypen, kleuren en andere ontwerpdetails biedt, zal nodig zijn om een agenda te creëren die zo on-brand mogelijk is. Het behandelen van de conferentieagenda als een uitbreiding van uw evenement merk zal verder verstevigen van de uniciteit van uw evenement als gevolg van de consistente esthetiek op alle deelnemers gerichte touch-points.
12) maak de agenda binnen een alles-in-één platform
veel van de tips die in deze lijst worden genoemd, zoals agenda-analyse en synchronisatie met de event-app, vereisen dat de agenda builder wordt ondergebracht in een alles-in-één event management software. De meeste evenementplatforms zullen een native agenda builder hebben, maar het is belangrijk om volledig op de hoogte te zijn van de mogelijkheden en om te onderscheiden of deze functionaliteiten overeenkomen met uw doelen voor de agenda van de conferentie.
bijvoorbeeld, als post-event analytics een prioriteit is, zorg er dan voor dat engagement kan worden gemeten vanaf de backend. Stand-alone agenda bouwers kon niet zo veel waarde als die gehuisvest binnen een alles-in-één platform, zodat het doen van uw due diligence bij het onderzoeken van event software is cruciaal in het waarborgen van een sterke conferentie agenda.
voor meer informatie over de aankoop van de juiste event management software, klik hieronder om toegang te krijgen tot de Event Software koper ‘ s Guide.
een succesvolle ervaring van een evenement op locatie is afhankelijk van de manier waarop deelnemers de inhoud van het evenement kunnen zoeken, navigeren en consumeren. Dat is de reden waarom het plaatsen van de extra tijd en moeite in het creëren van een agenda die nauwkeurig weerspiegelt het evenement merk, inhoud, en visie zal betalen niet alleen tijdens het evenement, maar goed nadat het voorbij is. Gebruik deze tips om de perfecte agenda voor uw evenement op te bouwen!
