Como organizador de eventos, ¿cómo crea la agenda perfecta? Lee estos consejos sobre cómo crear una agenda de conferencias que se alinee con los objetivos de tu evento y, al mismo tiempo, mantener la participación de los asistentes.
¿Dónde se celebrará la próxima sesión? ¿Quién dirige este taller? ¿Qué sesiones me serán más útiles? Estas son solo algunas de las preguntas que pasan por la mente de un asistente durante un evento. La clave para crear una experiencia de evento agradable sin abrumar a los asistentes es organizar el contenido del evento de una manera intuitiva y digerible. Por esta razón, es esencial crear una agenda de conferencias de calidad.
La agenda de la conferencia es la columna vertebral del contenido del evento. Asegurarse de que toda la información del evento sea detectable, consumible y relevante es lo que hace que una agenda de eventos se destaque del resto. Tenga en cuenta que una agenda sólida para la conferencia es tan importante para los organizadores como para los asistentes. Una agenda proporciona una forma para que los organizadores midan con precisión la participación en el evento, busquen comentarios de los asistentes y ofrezcan oportunidades de patrocinio.
Los siguientes consejos están destinados a ayudar a crear una agenda de la conferencia de principio a fin. Estas prácticas recomendadas se pueden aplicar en varios casos de uso para garantizar una agenda de eventos de calidad.
1) Realizar encuestas previas al evento
Antes de sumergirse en la estructura de la agenda, los organizadores deben saber qué tipo de contenido quieren aprender los asistentes. Una vez que se ha finalizado el tema general, el tema debe dividirse en piezas de contenido digerible. Una buena manera de medir el tipo de sesiones que serán más populares es preguntar directamente las opiniones de los asistentes. Esto se puede hacer incluyendo preguntas de la encuesta en el formulario de registro del evento, como::
- ¿Qué esperas sacar de esta conferencia?
- ¿Qué tipos de sesiones serán más valiosas para usted?
- ¿Cómo espera aumentar su conocimiento sobre este tema?
Preguntas como estas ayudarán a elaborar el contenido del evento, así como a conocer los tipos de oradores que serán más útiles para los asistentes. Estas preguntas también se pueden hacer a través de campañas de marketing por correo electrónico antes del evento o a través de la aplicación del evento. Las encuestas en general siempre son una buena manera de entender la perspectiva de los asistentes para ayudar a informar las grandes decisiones.
2) Sincronice la agenda con la aplicación del evento
Una vez que se haya establecido el contenido de la agenda de la conferencia, el siguiente paso importante es averiguar cómo hacer que esta información sea accesible para los asistentes. Antes de la era digital, las agendas se distribuían principalmente en papel. Ahora, con el auge de la aplicación para eventos, los organizadores pueden cargar todas las sesiones y el contenido del evento en la aplicación para que los asistentes puedan acceder antes, durante y después del evento.
Organizar la agenda de la conferencia dentro de la aplicación del evento facilita la experiencia, ya que la aplicación también incluirá otros aspectos del evento relacionados con la agenda, como establecer contactos con otros asistentes, ver una lista de oradores y acceder a una lista de patrocinadores. Cuanto más fluida sea la sincronización entre la aplicación y la agenda, mejor será la experiencia general del evento.
3) Organizar sesiones por pistas
Un desafío común que surge al intentar organizar el contenido del evento es encontrar una manera de que toda la información se pueda buscar fácilmente. Si tu evento tiene más de cien sesiones, navegar por todo el programa puede ser abrumador.
Para evitar esto, organice las sesiones por pistas. Una pista es un tema general en el que se pueden encontrar varias sesiones. Por ejemplo, si está organizando una conferencia de redes sociales, una pista que puede desear es el marketing de video. Esta pista incluirá todas las sesiones centradas en el vídeo y los asistentes podrán buscar en consecuencia. Esto hace que la experiencia de la agenda sea mucho más intuitiva.
Fuente: Mundo del Marketing en Redes Sociales 2018
4) Crea múltiples vistas de agenda
Así como las personas difieren en la forma en que aprenden nueva información, también difieren en la forma en que prefieren ver la información. Una agenda debe tener múltiples opciones de visualización por esta razón, especialmente si hay muchas sesiones diferentes para elegir. Ejemplos de cómo organizar las opciones de visualización de la agenda son por número de sala, orador, hora y pista. Los tipos de vistas que elija deben alinearse con la estructura general de la conferencia, así como con el lugar de celebración.
5) Ofrezca a los asistentes la posibilidad de agregar sesiones directamente al calendario
En algunos casos, los asistentes preferirán que la agenda de la conferencia se incruste directamente en sus calendarios personales. Esto permite a los asistentes ver cada sesión en el contexto de sus propios horarios, lo que hace que la experiencia del evento sea más relevante personalmente. Una experiencia de asistencia fluida siempre es un factor clave para el éxito del evento, y poder agregar sesiones rápidamente a un calendario personal hace que la experiencia sea intuitiva.
6) Facilitar la participación de los asistentes dentro de la agenda
Una agenda de conferencia proporciona un valor mínimo al asistente si simplemente sirve como una versión digital del programa del día. Para maximizar su valor, el programa debe ser lo más interactivo posible. Asegúrese de que cada sesión puede ser querido y valorado, que permite al organizador para recopilar información valiosa para extraer información útil. Hacer una agenda de eventos interactiva permite que los asistentes se involucren más durante la conferencia, al tiempo que ofrece datos importantes que los organizadores pueden usar para informar decisiones futuras.
Un ejemplo de calificación de una sesión dentro de la agenda del evento
7) Permitir a los asistentes realizar encuestas dentro de la agenda
Mantenerse en línea con el punto anterior, una forma específica de fomentar el compromiso es servir encuestas en vivo dentro de la agenda. Esto le ayuda como organizador a capturar comentarios valiosos en tiempo real y le permite compartirlos directamente con sus altavoces. Las encuestas dentro de la agenda pueden ayudar a mejorar no solo los eventos futuros, sino el evento que se está celebrando actualmente. El análisis en tiempo real de las sesiones es una forma importante de comprobar el pulso de su evento y le ayudará a realizar ciertos cambios en el horario si lo considera necesario.
8) Ofrecer exposición a patrocinadores
Los organizadores de eventos siempre están pensando en formas creativas de proporcionar valor a sus patrocinadores. Debido a que la agenda del evento se ve y se interactúa constantemente durante toda la conferencia, sirve como un lugar ideal para que los patrocinadores muestren sus marcas y ofertas. Soluciones como sesiones patrocinadas y encuestas patrocinadas son excelentes formas para que las empresas se pongan directamente delante de los asistentes. Tener una agenda que sea capaz de proporcionar una exposición adecuada en nombre de sus socios es un punto de apalancamiento clave al asegurar el patrocinio de eventos.
Sesión patrocinada dentro de la aplicación Bizzabo para eventos
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9) Hacer que la agenda sea amigable con las redes sociales
Para aumentar el interés en el evento, haga que la agenda se pueda compartir en las redes sociales antes de la fecha del evento. Además de tus otras estrategias de marketing, hacer que la agenda sea visible y compartible en las redes sociales permitirá que el contenido del evento hable por sí mismo y posiblemente persuada a más personas a registrarse para el evento. En la mayoría de los casos, una agenda no tiene que ser un secreto. Cuanto más amigable sea la agenda para las redes sociales, más probable será que sirva como colateral de marketing adicional para su evento.
10) Capture agenda analytics para compartir con las partes interesadas relevantes
Si bien es importante proporcionar oportunidades para que los asistentes se involucren con la agenda, esas acciones significan muy poco si no se pueden medir. Asegúrese de crear una agenda de conferencias en la que toda la participación pueda capturarse y revisarse después del evento. Por ejemplo, el panel de análisis de Bizzabo proporcionará una visión general precisa del rendimiento de la agenda de eventos.
Estas métricas serán de interés para las partes interesadas clave, como los patrocinadores y el liderazgo senior, porque estadísticas como estas arrojan luz sobre el ROI general del evento. Ser capaz de demostrar el ROI de los eventos es necesario para atraer a más patrocinadores para eventos futuros, así como para persuadir a los gerentes con poder de toma de decisiones para que continúen invirtiendo en eventos en vivo.
11) Mantener una estética de marca
La agenda de la conferencia no es solo un medio de transferencia de información; es una extensión de la marca del evento. Cuando los asistentes vean la agenda, deberían poder asociarla inmediatamente a su conferencia en particular. Será necesario contar con un editor personalizable que ofrezca una amplia gama de fuentes, colores y otros detalles de diseño para crear una agenda lo más acorde a la marca posible. Tratar la agenda de la conferencia como una extensión de la marca de su evento solidificará aún más la singularidad de su evento debido a la estética consistente en todos los puntos de contacto orientados a los asistentes.
12) Cree la agenda dentro de una plataforma todo en uno
Muchos de los consejos mencionados en esta lista, como el análisis de la agenda y la sincronización con la aplicación de eventos, requieren que el creador de agenda esté alojado en un software de gestión de eventos todo en uno. La mayoría de las plataformas de eventos tendrán un creador de agenda nativo, pero es importante ser plenamente consciente de sus capacidades y discernir si estas funcionalidades se alinean con sus objetivos para la agenda de la conferencia.
Por ejemplo, si el análisis posterior al evento es una prioridad, asegúrese de que la interacción se pueda medir desde el backend. Los creadores de agenda independientes no podrían proporcionar tanto valor como los alojados en una plataforma todo en uno, por lo que hacer la diligencia debida al investigar el software para eventos es crucial para garantizar una agenda sólida para la conferencia.
Para obtener más información sobre la compra del software de gestión de eventos adecuado, haga clic a continuación para obtener acceso a la Guía del Comprador de Software para eventos.
Terminar
Una experiencia de evento en el sitio exitosa depende de cómo los asistentes puedan buscar, navegar y consumir el contenido del evento. Es por eso que dedicar tiempo y esfuerzo adicionales a crear una agenda que refleje con precisión la marca, el contenido y la visión del evento dará sus frutos no solo durante el evento, sino también mucho después de que termine. ¡Utiliza estos consejos para crear la agenda perfecta para tu evento!
