En tant qu’organisateur d’événements, comment construisez-vous l’ordre du jour parfait? Lisez ces conseils sur la façon de créer un ordre du jour de conférence qui s’aligne sur les objectifs de votre événement tout en gardant les participants engagés.
Où se tient la prochaine session ? Qui dirige cet atelier ? Quelles séances me seront les plus utiles ? Ce ne sont là que quelques-unes des questions qui traversent l’esprit d’un participant lors d’un événement. La clé pour créer une expérience d’événement agréable sans submerger les participants est d’organiser le contenu de l’événement de manière intuitive et digeste. Pour cette raison, il est essentiel de créer un ordre du jour de conférence de qualité.
L’ordre du jour de la conférence est l’épine dorsale du contenu de l’événement. S’assurer que toutes les informations sur l’événement sont détectables, consommables et pertinentes est ce qui distingue un agenda d’événement du reste. Gardez à l’esprit qu’un programme de conférence solide est tout aussi important pour les organisateurs que pour les participants. Un agenda permet aux organisateurs de mesurer avec précision l’engagement de l’événement, d’obtenir les commentaires des participants et d’offrir des opportunités de parrainage.
Les conseils suivants sont destinés à aider à créer un ordre du jour de la conférence du début à la fin. Ces bonnes pratiques peuvent être appliquées dans divers cas d’utilisation pour assurer un agenda d’événements de qualité.
1) Mener des enquêtes pré-événement
Avant de plonger dans la structure de l’ordre du jour, les organisateurs doivent savoir quel type de contenu les participants veulent apprendre. Une fois le thème global finalisé, le sujet doit ensuite être divisé en morceaux de contenu digestible. Un bon moyen d’évaluer le type de sessions qui seront les plus populaires est de demander directement l’avis des participants. Cela peut être fait en incluant des questions de sondage dans le formulaire d’inscription à l’événement, telles que:
- Qu’espérez-vous retenir de cette conférence ?
- Quels types de sessions vous seront les plus utiles ?
- Comment espérez-vous accroître vos connaissances sur ce sujet ?
Des questions comme celles-ci aideront à élaborer le contenu de l’événement et à connaître les types de conférenciers qui seront les plus utiles aux participants. Ces questions peuvent également être posées via des campagnes de marketing par e-mail avant l’événement ou via l’application de l’événement. Le sondage en général est toujours un bon moyen de comprendre le point de vue des participants pour aider à éclairer les grandes décisions.
2) Synchronisez l’ordre du jour avec l’application de l’événement
Une fois que le contenu de l’ordre du jour de la conférence a été établi, déterminer comment rendre ces informations accessibles aux participants est la prochaine étape importante. Avant l’ère numérique, les agendas étaient principalement distribués sous forme papier. Désormais, avec la montée en puissance de l’application événement, les organisateurs peuvent télécharger toutes les sessions et le contenu de l’événement dans l’application pour que les participants puissent y accéder avant, pendant et après l’événement.
L’organisation de l’ordre du jour de la conférence dans l’application de l’événement facilite l’expérience, car l’application inclura également d’autres aspects de l’événement liés à l’ordre du jour, tels que la mise en réseau avec d’autres participants, l’affichage d’une liste d’orateurs et l’accès à une liste de sponsors. Plus la synchronisation entre votre application et votre agenda est fluide, meilleure sera l’expérience globale de l’événement.
3) Organiser les sessions par pistes
Un défi courant qui se pose lorsque vous essayez d’organiser le contenu de l’événement consiste à trouver un moyen pour que toutes les informations soient facilement consultables. Si votre événement compte plus d’une centaine de sessions, la navigation dans l’ensemble du calendrier peut être accablante.
Pour éviter cela, organisez les sessions par pistes. Une piste est un sujet parapluie sous lequel plusieurs sessions peuvent être trouvées. Par exemple, si vous organisez une conférence sur les médias sociaux, une piste que vous voudrez peut-être est le marketing vidéo. Cette piste comprendra toutes les sessions axées sur la vidéo et les participants pourraient rechercher en conséquence. Cela permet une expérience d’agenda beaucoup plus intuitive.
Source: Social Media Marketing World 2018
4) Créez plusieurs vues d’agenda
Tout comme les gens diffèrent dans la façon dont ils apprennent de nouvelles informations, les gens diffèrent également dans la façon dont ils préfèrent afficher les informations. Un agenda devrait avoir plusieurs options de visualisation pour cette raison, surtout s’il y a beaucoup de sessions différentes parmi lesquelles choisir. Des exemples d’organisation des options d’affichage de l’agenda sont par numéro de pièce, haut-parleur, heure et piste. Les types de vues que vous choisissez doivent correspondre à la structure globale de la conférence ainsi qu’au lieu.
5) Donnez aux participants la possibilité d’ajouter des sessions directement au calendrier
Dans certains cas, les participants préféreront que l’ordre du jour de la conférence soit directement intégré à leur calendrier personnel. Cela permet aux participants de voir chaque session dans le contexte de leurs propres horaires, ce qui rend l’expérience de l’événement plus pertinente sur le plan personnel. Une expérience transparente des participants est toujours un facteur clé du succès de l’événement et la possibilité d’ajouter rapidement des sessions à un calendrier personnel en fait une expérience intuitive.
6) Faciliter l’engagement des participants dans l’ordre du jour
Un ordre du jour de la conférence fournit une valeur minimale au participant s’il sert simplement de version numérique de l’horaire de la journée. Pour maximiser sa valeur, l’ordre du jour devrait être aussi interactif que possible. Assurez-vous que chaque session peut être appréciée et notée, ce qui permet à l’organisateur de collecter des informations précieuses pour en tirer des informations exploitables. La création d’un agenda interactif permet aux participants d’être plus engagés tout au long de la conférence tout en offrant des données importantes que les organisateurs peuvent ensuite utiliser pour éclairer les décisions futures.
Exemple d’évaluation d’une session dans l’ordre du jour de l’événement
7) Permettre aux participants de prendre des sondages dans l’ordre du jour
En respectant le point précédent, une façon spécifique d’encourager l’engagement consiste à diffuser des sondages en direct dans l’ordre du jour. Cela vous aide en tant qu’organisateur à capturer des commentaires précieux en temps réel et vous permet de les partager directement avec vos haut-parleurs. Les sondages à l’ordre du jour peuvent aider à améliorer non seulement les événements futurs, mais également l’événement en cours. L’analyse en temps réel des sessions est un moyen important de vérifier le pouls de votre événement et vous aidera à apporter certaines modifications à l’horaire si cela est jugé nécessaire.
8) Offrir une exposition aux sponsors
Les organisateurs d’événements réfléchissent toujours à des moyens créatifs d’apporter de la valeur à leurs sponsors. Parce que l’agenda de l’événement est constamment consulté et engagé tout au long de la conférence, il constitue un bien immobilier idéal pour les sponsors pour présenter leurs marques et leurs offres. Des solutions telles que les sessions sponsorisées et les sondages sponsorisés sont d’excellents moyens pour les entreprises de se présenter directement devant les participants. Avoir un agenda capable de fournir une exposition appropriée au nom de vos partenaires est un point de levier clé lors de l’obtention d’un parrainage d’événement.
Session sponsorisée dans l’application événementielle Bizzabo
Vous souhaitez en savoir plus sur le parrainage d’événements? Cliquez ci-dessous le Guide de parrainage de l’événement:
9) Rendez l’agenda convivial pour les médias sociaux
Afin d’accroître l’intérêt pour l’événement, rendez l’agenda partageable sur les médias sociaux avant la date de l’événement. En plus de vos autres stratégies de marketing, rendre l’agenda visible et partageable sur les médias sociaux permettra au contenu de l’événement de parler de lui-même et, éventuellement, de persuader davantage de personnes de s’inscrire à l’événement. Dans la plupart des cas, un agenda n’a pas besoin d’être un secret. Plus l’agenda est convivial pour les médias sociaux, plus il est probable qu’il servira de garantie marketing supplémentaire pour votre événement.
10) Capturez des analyses de l’ordre du jour à partager avec les parties prenantes concernées
Bien qu’il soit important de donner aux participants la possibilité de participer à l’ordre du jour, ces actions signifient très peu si elles ne peuvent pas être mesurées. Assurez-vous de créer un ordre du jour de la conférence dans lequel tous les engagements peuvent être capturés et examinés après l’événement. Par exemple, le tableau de bord analytique de Bizzabo fournira un aperçu précis des performances de l’agenda des événements.
Ces mesures intéresseront les parties prenantes clés telles que les sponsors et la haute direction, car de telles statistiques éclairent le retour sur investissement global de l’événement. Être en mesure de prouver le retour sur investissement des événements est nécessaire pour attirer plus de sponsors pour les événements futurs ainsi que pour persuader les gestionnaires ayant un pouvoir décisionnel de continuer à investir dans des événements en direct.
11) Maintenir une esthétique sur la marque
L’ordre du jour de la conférence n’est pas uniquement un moyen de transfert d’informations; c’est une extension de la marque de l’événement. Lorsque les participants consultent l’ordre du jour, ils devraient pouvoir l’associer immédiatement à votre conférence particulière. Disposer d’un éditeur personnalisable offrant une large gamme de polices, de couleurs et d’autres détails de conception sera nécessaire pour créer un agenda aussi fidèle que possible à la marque. Traiter l’ordre du jour de la conférence comme une extension de la marque de votre événement renforcera davantage le caractère unique de votre événement en raison de l’esthétique cohérente de tous les points de contact face aux participants.
12) Créez l’agenda au sein d’une plate-forme tout-en-un
De nombreux conseils mentionnés dans cette liste, tels que l’analyse de l’agenda et la synchronisation avec l’application événementielle, nécessitent que l’agenda builder soit hébergé dans un logiciel de gestion d’événements tout-en-un. La plupart des plateformes d’événements auront un générateur d’agenda natif, mais il est important d’être pleinement conscient de ses capacités et de discerner si ces fonctionnalités correspondent à vos objectifs pour l’ordre du jour de la conférence.
Par exemple, si l’analyse post-événement est une priorité, assurez-vous que l’engagement peut être mesuré à partir du backend. Les constructeurs d’agenda autonomes ne pouvaient pas fournir autant de valeur que ceux hébergés dans une plate-forme tout-en-un, il est donc crucial de faire preuve de diligence raisonnable lors de la recherche de logiciels d’événements pour garantir un ordre du jour de conférence solide.
Pour en savoir plus sur l’achat du bon logiciel de gestion d’événements, cliquez ci-dessous pour accéder au Guide de l’acheteur du logiciel d’événements.
Conclusion
Une expérience réussie d’un événement sur site dépend de la façon dont les participants peuvent rechercher, naviguer et consommer le contenu de l’événement. C’est pourquoi consacrer du temps et des efforts supplémentaires à la création d’un agenda qui reflète fidèlement la marque, le contenu et la vision de l’événement sera payant non seulement pendant l’événement, mais bien après sa fin. Utilisez ces conseils pour construire l’agenda parfait pour votre événement!
