Hvordan opbygger du den perfekte dagsorden som arrangør? Læs disse tip til, hvordan du opbygger en konferencedagsorden, der stemmer overens med dine begivenhedsmål, mens du holder deltagerne engagerede.
hvor afholdes næste session? Hvem leder dette værksted? Hvilke sessioner vil være mest nyttige for mig? Dette er blot en håndfuld af de spørgsmål, der kører gennem en deltagers sind under en begivenhed. Nøglen til at skabe en fornøjelig begivenhedsoplevelse uden overvældende deltagere er at organisere begivenhedsindhold på en intuitiv og fordøjelig måde. Af denne grund er det vigtigt at oprette en dagsorden for kvalitetskonferencer.
konferencens dagsorden er rygraden i begivenhedsindholdet. At sikre, at alle begivenhedsoplysninger er synlige, forbrugsstoffer og relevante, er det, der får en begivenhedsdagsorden til at skille sig ud fra resten. Husk, at en stærk konferencedagsorden er lige så vigtig for arrangører som for deltagere. En dagsorden giver arrangørerne mulighed for nøjagtigt at måle begivenhedsengagement, søge deltagerfeedback, og tilbyde sponsormuligheder.
følgende tips er beregnet til at hjælpe med at skabe en konference dagsorden fra start til slut. Disse bedste fremgangsmåder kan anvendes i forskellige brugssager for at sikre en dagsorden for kvalitetsbegivenheder.
1) gennemføre undersøgelser før begivenheden
før du dykker ned i strukturen på dagsordenen, skal arrangørerne vide, hvilken type indhold deltagere vil lære. Når det overordnede tema er afsluttet, skal emnet derefter opdeles i stykker fordøjeligt indhold. En god måde at måle den type sessioner, der vil være mest populær, er at direkte bede om deltagernes meninger. Dette kan gøres ved at inkludere undersøgelsesspørgsmål i begivenhedsregistreringsformularen, såsom:
- Hvad håber du at hente fra denne konference?
- hvilke typer sessioner vil være mest værdifulde for dig?
- hvordan håber du at øge din viden om dette emne?
spørgsmål som disse vil hjælpe med at udforme begivenhedsindholdet såvel som at kende de typer højttalere, der vil være mest nyttige for deltagerne. Disse spørgsmål kan også stilles via e-mail-marketingkampagner inden begivenheden eller via begivenhedsappen. Afstemning generelt er altid en god måde at forstå deltagerperspektivet for at hjælpe med at informere store beslutninger.
2) Synkroniser dagsordenen med begivenhedsappen
når indholdet på konferencens dagsorden er oprettet, er det næste vigtige trin at finde ud af, hvordan man gør disse oplysninger tilgængelige for deltagere. Før den digitale tidsalder blev dagsordener for det meste distribueret i papirform. Nu med fremkomsten af begivenhedsappen, arrangørerne er i stand til at uploade alle begivenhedssessioner og indhold i appen, som deltagerne kan få adgang til før, i løbet af, og efter begivenheden.
Hosting af konferencedagsordenen i begivenhedsappen giver en jævnere oplevelse, da appen også vil omfatte andre aspekter af begivenheden, der er relateret til dagsordenen, såsom netværk med andre deltagere, visning af en liste over højttalere og adgang til en liste over sponsorer. Jo glattere synkroniseringen mellem din app og dagsorden er, desto bedre bliver den samlede begivenhedsoplevelse.
3) Organiser sessioner efter spor
en almindelig udfordring, der opstår, når man prøver at organisere begivenhedsindhold, er at finde ud af en måde, hvorpå al information let kan søges. Hvis din begivenhed har over hundrede sessioner, kan det være overvældende at navigere i hele tidsplanen.
for at undgå dette skal du organisere sessioner efter spor. Et spor er et paraplyemne, hvorunder flere sessioner kan findes. For eksempel, hvis du er vært for en social mediekonference, er et spor, du måske ønsker, video marketing. Dette spor vil omfatte alle sessioner fokuseret på video og deltagere kunne søge i overensstemmelse hermed. Dette giver en meget mere intuitiv agenda oplevelse.
kilde: Social Media Marketing verden 2018
4) Opret flere dagsordensvisninger
ligesom folk adskiller sig på de måder, de lærer nye oplysninger, adskiller folk sig også i, hvordan de foretrækker at se oplysninger. En dagsorden skal have flere visningsmuligheder af denne grund, især hvis der er mange forskellige sessioner at vælge imellem. Eksempler på, hvordan man organiserer dagsordensvisningsmuligheder, er efter rumnummer, højttaler, tid og spor. De visningstyper, du vælger, skal være i overensstemmelse med den overordnede konferencestruktur såvel som mødestedet.
5) Giv deltagerne mulighed for at tilføje sessioner direkte til kalender
i nogle tilfælde foretrækker deltagerne at få konferencens dagsorden direkte integreret i deres personlige kalendere. Dette giver deltagerne mulighed for at se hver session inden for rammerne af deres egne tidsplaner, hvilket gør begivenhedsoplevelsen mere personligt relevant. En problemfri deltageroplevelse er altid en nøglefaktor for begivenhedssucces, og det at være i stand til hurtigt at tilføje sessioner til en personlig kalender giver en intuitiv oplevelse.
6) lette deltageren engagement inden for dagsordenen
en konference dagsorden giver minimal værdi til deltageren, hvis det blot fungerer som en digital version af dagens tidsplan. For at maksimere værdien skal dagsordenen være så interaktiv som muligt. Sørg for, at hver session kan lide og vurderes, hvilket gør det muligt for arrangøren at indsamle værdifulde oplysninger for at trække handlingsrettede indsigter. At lave en interaktiv begivenhedsdagsorden giver deltagerne mulighed for at være mere engagerede under hele konferencen, samtidig med at de tilbyder vigtige data, som arrangørerne derefter kan bruge til at informere fremtidige beslutninger.
et eksempel på en sessionsvurdering inden for begivenhedsdagsordenen
7) Tillad deltagere at tage afstemninger inden for dagsordenen
når du holder dig i overensstemmelse med det foregående punkt, er en bestemt måde at tilskynde til engagement ved at servere live afstemninger inden for dagsordenen. Dette hjælper dig som arrangør med at fange værdifuld feedback i realtid og giver dig mulighed for at dele den direkte med dine højttalere. Afstemninger inden for dagsordenen kan bidrage til at forbedre ikke kun fremtidige begivenheder, men den begivenhed, der i øjeblikket afholdes. Realtidsanalyse af sessioner er en vigtig måde at kontrollere pulsen på din begivenhed og vil hjælpe dig med at foretage visse ændringer i tidsplanen, hvis det skønnes nødvendigt.
8) Tilbyd eksponering for sponsorer
arrangører tænker altid på kreative måder at give værdi til deres sponsorer. Fordi begivenhedsdagsordenen konstant bliver set og engageret i hele konferencen, det fungerer som ideel ejendom for sponsorer til at fremvise deres mærker og tilbud. Løsninger som sponsorerede sessioner og sponsorerede afstemninger er gode måder for virksomheder at komme direkte foran deltagerne. At have en dagsorden, der er i stand til at give korrekt eksponering på vegne af dine partnere, er et vigtigt gearingspunkt, når du sikrer sponsorering af begivenheder.
sponsoreret session inden for app ‘ en
interesseret i at lære mere om sponsorering af begivenheder? Klik nedenfor grab begivenheden sponsorering Guide:
9) Gør dagsordenen social media-friendly
for at øge interessen for begivenheden skal du gøre dagsordenen delbar på sociale medier inden begivenhedsdatoen. Ud over dine andre marketingstrategier vil det at gøre dagsordenen synlig og delbar på sociale medier give begivenhedsindholdet mulighed for at tale for sig selv og muligvis overtale flere mennesker til at tilmelde sig begivenheden. I de fleste tilfælde behøver en dagsorden ikke at være en hemmelighed. Jo mere sociale medier venlige dagsordenen er, jo mere sandsynligt vil den tjene som yderligere markedsføringssikkerhed for din begivenhed.
10) Capture agenda analytics til at dele med relevante interessenter
selvom det er vigtigt at give deltagere mulighed for at engagere sig i dagsordenen, betyder disse handlinger meget lidt, hvis de ikke kan måles. Sørg for at opbygge en konferencedagsorden, hvor alt engagement kan fanges og gennemgås efter begivenheden. F. eks.vil vores analysedashboard give et nøjagtigt overblik over begivenhedsdagsordenens ydeevne.
disse målinger vil være af interesse for vigtige interessenter som sponsorer og seniorledelse, fordi statistikker som disse kaster lys over det samlede investeringsafkast for begivenheden. At kunne bevise event ROI er nødvendigt for at tiltrække flere sponsorer til fremtidige begivenheder samt at overtale ledere med beslutningskraft til at fortsætte med at investere i live events.
11) opretholde en on-brand æstetik
konferencens dagsorden er ikke kun et middel til at overføre information; det er en udvidelse af begivenhedsmærket. Når deltagerne ser dagsordenen, skal de være i stand til straks at knytte den til din særlige konference. At have en brugerdefineret editor, der tilbyder en bred vifte af skrifttyper, farver og andre designdetaljer, er nødvendigt for at oprette en dagsorden, der er så brandet som muligt. At behandle konferencens dagsorden som en udvidelse af dit begivenhedsmærke vil yderligere styrke det unikke ved dit arrangement på grund af den konsistente æstetik på tværs af alle deltagervendte berøringspunkter.
12) Byg dagsordenen inden for en alt-i-en-platform
mange af de tip, der er nævnt på denne liste, såsom agenda analytics og synkronisering med event-appen, kræver, at agenda builder er placeret i et alt-i-en-hændelsesstyringsprogram. De fleste begivenhedsplatforme har en indbygget agenda builder, men det er vigtigt at være fuldt opmærksom på dens evner og at skelne, om disse funktionaliteter stemmer overens med dine mål for konferencens dagsorden.
hvis analyse efter begivenhed f.eks. er en prioritet, skal du sørge for, at engagement kan måles fra backend. Stand-alone agenda builders kunne ikke give så meget værdi som dem, der er indeholdt i en alt-i-en-platform, så det er afgørende at gøre din due diligence, når du undersøger begivenhedsprogrammer, for at sikre en stærk konferencedagsorden.
for mere om at købe det rigtige event management program, Klik nedenfor for at få adgang til Event Købervejledning.
indpakning af
en vellykket begivenhedsoplevelse på stedet afhænger af, hvordan deltagere kan søge, navigere og forbruge begivenhedsindholdet. Det er grunden til at lægge den ekstra tid og kræfter på at skabe en dagsorden, der nøjagtigt afspejler begivenhedsmærket, indhold, og vision vil betale sig ikke kun under begivenheden, men godt efter det er slut. Brug disse tip til at opbygge den perfekte dagsorden til din begivenhed!
