mint egy rendezvényszervező, hogyan építeni a tökéletes napirend? Olvassa el ezeket a tippeket a konferencia napirendjének felépítéséhez, amely igazodik az esemény céljaihoz, miközben a résztvevők elkötelezettek maradnak.
hol tartják a következő ülést? Ki vezeti ezt a műhelyt? Melyik ülés lesz a leghasznosabb számomra? Ezek csak egy maroknyi kérdés, amelyek egy esemény során a résztvevő elméjén keresztül versenyeznek. A legfontosabb, hogy hozzon létre egy élvezetes esemény élmény nélkül elsöprő résztvevők szervezni esemény tartalmát intuitív és emészthető módon. Ezért elengedhetetlen a minőségi konferencia menetrendjének létrehozása.
a konferencia napirendje az esemény tartalmának gerincét képezi. Annak biztosítása, hogy minden Eseményinformáció felfedezhető, fogyasztható és releváns legyen, az teszi az esemény napirendjét kiemelkedővé a többi közül. Ne feledje, hogy az erős konferencia menetrend ugyanolyan fontos a szervezők számára, mint a résztvevők számára. A napirend lehetővé teszi a szervezők számára, hogy pontosan mérjék az esemény elkötelezettségét, keressék a résztvevők visszajelzéseit, és szponzorálási lehetőségeket kínáljanak.
az alábbi tippek segítenek a konferencia napirendjének kialakításában az elejétől a végéig. Ezek a bevált gyakorlatok különböző felhasználási esetekben alkalmazhatók a minőségi eseménynaptár biztosítása érdekében.
1) végezzen esemény előtti felméréseket
mielőtt belemerülne a napirend szerkezetébe, a szervezőknek tudniuk kell, hogy a résztvevők milyen típusú tartalmat akarnak megtanulni. Az átfogó téma véglegesítése után a témát emészthető tartalmakra kell osztani. A legnépszerűbb foglalkozások típusának felmérésére jó módszer az, ha közvetlenül kikérjük a résztvevők véleményét. Ezt úgy lehet megtenni, hogy a felmérési kérdéseket belefoglalják az esemény regisztrációs űrlapjába, például:
- mit remélsz elvenni ettől a konferenciától?
- milyen típusú foglalkozások lesznek a legértékesebbek az Ön számára?
- hogyan szeretné növelni a témával kapcsolatos ismereteit?
az ilyen kérdések segítenek az esemény tartalmának elkészítésében, valamint a résztvevők számára leginkább hasznos hangszórók típusainak megismerésében. Ezeket a kérdéseket az esemény előtti e-mailes marketing kampányokon vagy az esemény alkalmazáson keresztül is fel lehet tenni. A közvélemény-kutatás általában mindig jó módszer a résztvevők perspektívájának megértésére, hogy segítsen tájékoztatni a nagy döntéseket.
2) szinkronizálja a napirendet az eseményalkalmazással
miután létrejött a konferencia napirendjének tartalma, a következő fontos lépés, hogy kitaláljuk, hogyan lehet ezt az információt hozzáférhetővé tenni a résztvevők számára. A digitális kor előtt a napirendeket többnyire papír formában terjesztették. Az eseményalkalmazás megjelenésével a szervezők feltölthetik az összes esemény munkamenetet és tartalmat az alkalmazásban, hogy a résztvevők hozzáférhessenek az esemény előtt, alatt és után.
tárhely a konferencia napirendjét az esemény app teszi a simább élményt, mint az alkalmazás is tartalmaz más szempontból az esemény, amelyek kapcsolódnak a napirend, mint a hálózatépítés más résztvevőkkel, listájának megtekintése hangszórók, és hozzáférhet egy listát a szponzorok. Minél simább a szinkronizálás az alkalmazás és a napirend között, annál jobb lesz az Általános eseményélmény.
3) A munkamenetek rendezése számok szerint
az esemény tartalmának megszervezésekor felmerülő gyakori kihívás az, hogy kitaláljuk, hogyan lehet minden információ könnyen kereshető. Ha eseményének több mint száz ülése van, a teljes ütemtervben való navigálás elsöprő lehet.
ennek elkerülése érdekében rendezze a munkameneteket sávok szerint. A pálya egy esernyő téma, amely alatt több ülés található. Például, ha közösségi média konferenciát rendez, akkor az egyik szám, amelyet érdemes lehet, A video marketing. Ez a szám tartalmazza az összes, a videóra összpontosító munkamenetet, és a résztvevők ennek megfelelően kereshetnek. Ez sokkal intuitívabb napirendi élményt nyújt.
forrás: Social Media Marketing World 2018
4) több napirend nézet létrehozása
ahogy az emberek különböznek az új információk megismerésének módjaiban, az emberek abban is különböznek, hogy miként szeretnék megtekinteni az információkat. A napirendnek ezért több megtekintési lehetőséggel kell rendelkeznie, különösen, ha sok különböző ülés közül lehet választani. Példák a napirend-megtekintési lehetőségek rendezésére szobaszám, hangszóró, idő és műsorszám szerint. A választott nézettípusoknak igazodniuk kell a konferencia általános struktúrájához, valamint a helyszínhez.
5) adjon lehetőséget a résztvevőknek arra, hogy közvetlenül hozzáadják a munkameneteket a naptárhoz
bizonyos esetekben a résztvevők inkább azt szeretnék, ha a konferencia napirendje közvetlenül beágyazódna a személyes naptárukba. Ez lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy az egyes foglalkozásokat saját ütemtervük keretében tekintsék meg, az esemény élményének személyesebbé tétele. A zökkenőmentes részvételi élmény mindig kulcsfontosságú tényező az esemény sikeréhez, és az, hogy gyorsan hozzáadhatja a munkameneteket a személyes naptárhoz, intuitív élményt nyújt.
6) a résztvevők elkötelezettségének megkönnyítése a napirenden belül
a konferencia napirendje minimális értéket biztosít a résztvevő számára, ha egyszerűen a napi menetrend digitális változataként szolgál. Értékének maximalizálása érdekében a napirendnek a lehető leginteraktívabbnak kell lennie. Győződjön meg arról, hogy minden munkamenet tetszhet és értékelhető, amely lehetővé teszi a Szervező számára, hogy értékes információkat gyűjtsön, hogy cselekvésre alkalmas betekintést nyerjen. Interaktív eseménynaptár készítése lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy jobban elkötelezzék magukat a konferencia során, miközben fontos adatokat is kínálnak, amelyeket a szervezők felhasználhatnak a jövőbeli döntések tájékoztatására.
példa egy ülés értékelésére az esemény napirendjén belül
7) hagyja, hogy a résztvevők a napirenden belül szavazzanak
az előző ponttal összhangban maradva az elkötelezettség ösztönzésének konkrét módja az élő közvélemény-kutatások kiszolgálása a napirenden belül. Ez segít Önnek, mint szervezőnek, hogy valós időben értékes visszajelzéseket gyűjtsön, és lehetővé teszi, hogy közvetlenül megossza azokat a hangszórókkal. A napirenden belüli közvélemény-kutatások nemcsak a jövőbeli események, hanem a jelenleg zajló esemény javítását is elősegíthetik. A munkamenetek valós idejű elemzése fontos módja annak, hogy ellenőrizze az esemény pulzusát, és segít abban, hogy szükség esetén bizonyos változtatásokat hajtson végre az ütemtervben.
8) ajánlat expozíció szponzorok
rendezvényszervezők mindig gondolkodás kreatív módon, hogy értéket a szponzorok. Mivel az esemény napirendjét folyamatosan megtekintik és részt vesznek a konferencia során, ideális ingatlanként szolgál a szponzorok számára, hogy bemutassák márkáikat és kínálatukat. Az olyan megoldások, mint a szponzorált ülések és a szponzorált közvélemény-kutatások, nagyszerű módja annak, hogy a vállalatok közvetlenül a résztvevők elé kerüljenek. Miután egy napirend, amely képes biztosítani a megfelelő expozíció nevében a partnerek kulcsfontosságú tőkeáttételi pont biztosításakor esemény szponzorálás.
szponzorált ülés a Bizzabo event app alkalmazásban
szeretne többet megtudni az esemény szponzorálásáról? Kattintson a fogd meg az esemény szponzorálási útmutatóját:
9) A napirend közösségi médiabaráttá tétele
az esemény iránti érdeklődés növelése érdekében tegye a napirendet megoszthatóvá a közösségi médiában az esemény dátuma előtt. A többi marketingstratégia mellett a napirend megtekinthetővé és megoszthatóvá tétele a közösségi médiában lehetővé teszi, hogy az esemény tartalma önmagáért beszéljen, és esetleg több embert meggyőzzön az eseményre való regisztrációról. A legtöbb esetben a napirend nem kell titok. Minél barátságosabb a közösségi média napirendje, annál valószínűbb, hogy további marketing fedezetként szolgál az eseményéhez.
10) Capture agenda analytics megosztani az érdekelt felekkel
bár lehetőséget biztosít a résztvevők, hogy vegyenek részt a napirend fontos, ezek az intézkedések azt jelenti, nagyon kevés, ha nem lehet mérni. Győződjön meg róla, hogy készítsen egy konferencia napirendet, amelyben minden elkötelezettség rögzíthető és felülvizsgálható az esemény után. Például a Bizzabo analytics irányítópultja pontos áttekintést nyújt az eseménynaptár teljesítményéről.
ezek a mutatók érdekesek lesznek a legfontosabb érdekelt felek, például a szponzorok és a felső vezetés számára, mivel az ilyen statisztikák rávilágítanak az esemény teljes megtérülésére. Az esemény megtérülésének bizonyítása szükséges ahhoz, hogy több szponzort vonzzon a jövőbeli eseményekhez, valamint hogy meggyőzze a döntéshozó hatalommal rendelkező vezetőket, hogy továbbra is fektessenek be az élő eseményekbe.
11) a márka esztétikájának fenntartása
a konferencia napirendje nem kizárólag az információ továbbításának eszköze; ez az eseménymárka kiterjesztése. Amikor a résztvevők megtekintik a napirendet, képesnek kell lenniük arra, hogy azonnal társítsák azt az adott konferenciához. A testreszabható szerkesztővel, amely betűtípusok, színek és egyéb tervezési részletek széles skáláját kínálja, szükség lesz egy olyan napirend létrehozására, amely a lehető legjobban elérhető. A konferencia napirendjének az eseménymárka kiterjesztéseként történő kezelése tovább megszilárdítja eseményének egyediségét, mivel az összes résztvevő felé néző érintési pont következetes esztétikája van.
12) Építsd fel a napirendet egy all-in-one platformon
a listán említett tippek közül sok, például az agenda analytics és az eseményalkalmazással való szinkronizálás megköveteli, hogy az agenda builder egy all-in-one eseménykezelő szoftverben legyen elhelyezve. A legtöbb rendezvényplatformnak natív napirend-készítője lesz, de fontos, hogy teljes mértékben tisztában legyen a képességeivel, és felismerje, hogy ezek a funkciók összhangban vannak-e a konferencia napirendjének céljaival.
ha például az esemény utáni elemzés prioritás, győződjön meg arról, hogy az elkötelezettség mérhető a háttérrendszerből. Az önálló napirend-építők nem tudtak annyi értéket nyújtani, mint azok, akik egy all-in-one platformon helyezkednek el, így az eseményszoftver kutatása során az átvilágítás elengedhetetlen az erős konferencia napirendjének biztosításához.
ha többet szeretne megtudni a megfelelő eseménykezelő szoftver megvásárlásáról, kattintson az alábbiakra, hogy hozzáférjen az Eseményszoftver Vásárlói útmutatójához.
a sikeres helyszíni eseményélmény attól függ, hogy a résztvevők hogyan tudnak keresni, navigálni és felhasználni az esemény tartalmát. Ez az oka annak, hogy az extra idő és erőfeszítés egy olyan napirend létrehozására, amely pontosan tükrözi az esemény márkáját, tartalmát és jövőképét, nem csak az esemény alatt, hanem jóval azután is megtérül. Használja ezeket a tippeket az esemény tökéletes napirendjének elkészítéséhez!
