tapahtumajärjestäjänä, miten rakennat täydellisen agendan? Lue nämä vinkit siitä, miten rakentaa konferenssin esityslista, joka sopii yhteen tapahtumatavoitteidesi kanssa ja pitää osallistujat mukana.
missä pidetään seuraava istunto? Kuka tätä työpajaa johtaa? Mitkä istunnot auttavat minua eniten? Nämä ovat vain kourallinen kysymyksiä, jotka kiitävät osallistujan mielessä tapahtuman aikana. Avain nautinnollisen tapahtumakokemuksen luomiseen ilman ylivoimaisia osallistujia on järjestää tapahtuman sisältö intuitiivisella ja sulavalla tavalla. Tästä syystä on tärkeää laatia laadukas konferenssiohjelma.
konferenssin asialista on tapahtuman sisällön selkäranka. Varmista, että kaikki tapahtumatiedot ovat löydettävissä, kuluttavia ja merkityksellisiä, mikä tekee tapahtuman esityslistan erottumaan muista. Pidä mielessä, että vahva konferenssin asialista on yhtä tärkeä järjestäjille kuin osallistujillekin. Agenda tarjoaa järjestäjille mahdollisuuden mitata tarkasti tapahtuman sitoutumista, hakea osallistujapalautetta ja tarjota sponsorointimahdollisuuksia.
Seuraavien vinkkien on tarkoitus auttaa konferenssin asialistan laatimisessa alusta loppuun. Näitä parhaita käytäntöjä voidaan soveltaa erilaisissa käyttötapauksissa laadukkaan tapahtumagendan varmistamiseksi.
1) Suorita tapahtumia edeltäviä kyselyjä
ennen kuin sukellat agendan rakenteeseen, järjestäjien on tiedettävä, millaista sisältöä osallistujat haluavat oppia. Kun yleisaihe on viimeistelty, aihe on jaettava sulavaan sisältöön. Hyvä tapa arvioida, millaisista istunnoista tulee suosituimpia, on kysyä suoraan osallistujien mielipiteitä. Tämä voidaan tehdä sisällyttämällä kyselyn kysymyksiä sisällä tapahtuman ilmoittautumislomake, kuten:
- mitä haluatte oppia tästä konferenssista?
- millaiset Sessiot ovat sinulle arvokkaimpia?
- miten toivot lisääväsi tietämystäsi tästä aiheesta?
tämänkaltaiset kysymykset auttavat tapahtuman sisällön askartelussa sekä tietävät puhujatyypit, joista on osallistujille eniten hyötyä. Näitä kysymyksiä voi kysyä myös sähköpostimarkkinointikampanjoilla ennen tapahtumaa tai tapahtumasovelluksen kautta. Gallupit ylipäätään ovat aina hyvä tapa ymmärtää osallistujanäkökulmaa, jotta saadaan tietoa isoista päätöksistä.
2) Sync the agenda with the event app
after the content within the conference agenda has been established, the mettering how to make this information accessible to participants is the next important step. Ennen digiaikaa esityslistat jaettiin enimmäkseen paperimuodossa. Nyt tapahtumasovelluksen nousun myötä järjestäjät voivat ladata sovelluksen kaikki tapahtumaistunnot ja sisällön osallistujille ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen.
konferenssin asialistan isännöinti tapahtumasovelluksessa tekee kokemuksesta sujuvamman, sillä sovellus sisältää myös muita asialistaan liittyviä tapahtuman näkökohtia, kuten verkostoitumisen muiden osallistujien kanssa, puhujaluettelon katselun ja sponsoriluettelon käytön. Mitä tasaisempi synkronointi sovelluksen ja agendan välillä on, sitä parempi koko tapahtumakokemus on.
3) Järjestä sessiot kappaleilla
yleinen haaste, joka syntyy, kun yritetään järjestää tapahtumasisältöä, on selvittää tapa, jolla kaikki tieto on helposti haettavissa. Jos tapahtumassasi on yli sata istuntoa, koko aikataulu voi olla ylivoimainen.
tämän välttämiseksi järjestää sessiot kappaleittain. Kappale on sateenvarjoaihe, jonka alta löytyy useita istuntoja. Esimerkiksi, jos olet hosting sosiaalisen median konferenssi, yksi raita saatat haluta on videomarkkinointi. Tämä kappale sisältää kaikki videoon keskittyneet istunnot ja osallistujat voivat etsiä vastaavasti. Tämä tekee paljon intuitiivinen agenda kokemus.
Source: Sosiaalisen median markkinoinnin Maailma 2018
4) Luo useita agendanäkymiä
aivan kuten ihmiset eroavat siinä, miten he oppivat uutta tietoa, ihmiset eroavat myös siinä, miten he haluavat tarkastella tietoa. Agendalla pitäisi olla tästä syystä useita katseluvaihtoehtoja, varsinkin jos valittavana on useita eri istuntoja. Esimerkkejä siitä, miten järjestää esityslistan katselu vaihtoehtoja on huoneen numero, puhuja, aika, ja seurata. Valittujen näkymätyyppien tulisi olla linjassa kokousrakenteen sekä tapahtumapaikan kanssa.
5) anna osallistujille mahdollisuus lisätä istuntoja suoraan kalenteriin
joissakin tapauksissa osallistujat haluavat, että konferenssin esityslista liitetään suoraan heidän henkilökohtaisiin kalentereihinsa. Näin osallistujat voivat nähdä jokaisen istunnon omien aikataulujensa puitteissa, jolloin tapahtumakokemus on henkilökohtaisempi. Saumaton osallistujakokemus on aina avaintekijä tapahtuman onnistumiselle ja mahdollisuus lisätä istuntoja nopeasti henkilökohtaiseen kalenteriin tekee intuitiivisesta kokemuksesta.
6) helpota osallistujan osallistumista esityslistaan
konferenssin esityslista tarjoaa osallistujalle minimaalisen arvon, jos se vain toimii päivän esityslistan digitaalisena versiona. Sen arvon maksimoimiseksi agendan tulisi olla mahdollisimman vuorovaikutteinen. Varmista, että jokaisesta istunnosta voidaan pitää ja se voidaan mitoittaa, mikä antaa järjestäjälle mahdollisuuden kerätä arvokasta tietoa, jotta se voi tehdä toiminnallisia oivalluksia. Interaktiivisen tapahtuman agendan tekeminen antaa osallistujille mahdollisuuden olla sitoutuneempia koko konferenssin ajan ja samalla tarjota tärkeitä tietoja, joita järjestäjät voivat sitten käyttää tulevien päätösten ilmoittamiseen.
esimerkki istunnon luokituksesta tapahtuman esityslistalla
7) salli osallistujien tehdä kyselyjä esityslistan sisällä
pysyen edellisen kohdan mukaisesti, erityinen tapa kannustaa sitoutumista on palvella live-kyselyjä esityslistan sisällä. Tämä auttaa sinua järjestäjänä tallentaa arvokasta palautetta reaaliajassa ja voit jakaa sen suoraan kaiuttimien kanssa. Agendan gallupit voivat auttaa parantamaan paitsi tulevia tapahtumia myös parhaillaan järjestettävää tapahtumaa. Istuntojen reaaliaikainen analysointi on tärkeä tapa tarkistaa tapahtumasi pulssi ja auttaa sinua tekemään tiettyjä muutoksia aikatauluun, jos katsotaan tarpeelliseksi.
8) Tarjousaltistus sponsoreille
tapahtumajärjestäjät miettivät aina luovia tapoja tarjota arvoa sponsoreilleen. Koska tapahtuman agendaa tarkastellaan ja harjoitetaan jatkuvasti koko konferenssin ajan, se toimii ihanteellisena kiinteistönä sponsoreille esitellä brändejään ja tarjontaansa. Ratkaisut, kuten Sponsoroidut istunnot ja sponsoroidut kyselyt, ovat hyviä tapoja yrityksille päästä suoraan osallistujien eteen. Ottaa agenda, joka pystyy tarjoamaan asianmukaista näkyvyyttä puolesta kumppaneiden on keskeinen vipuvaikutus, kun turvata tapahtuman sponsorointi.
sponsoroidusta sessiosta Bizzabon tapahtumasovelluksessa
Kiinnostaako lisätietoja tapahtuman sponsoroinnista? Klikkaa alla napata tapahtuman sponsorointi opas:
9) Tee agendasta someystävällinen
kiinnostuksen lisäämiseksi tapahtumaa kohtaan, Tee agenda jaettavaksi sosiaalisessa mediassa ennen tapahtumapäivää. Muiden markkinointistrategioidesi lisäksi agendan tekeminen näkyväksi ja jaettavaksi sosiaalisessa mediassa antaa tapahtumasisällölle mahdollisuuden puhua puolestaan ja mahdollisesti saada useammat ihmiset rekisteröitymään tapahtumaan. Useimmiten agendan ei tarvitse olla salaisuus. Mitä someystävällisempi agenda on, sitä todennäköisemmin se toimii tapahtuman markkinointivakuutena.
10) Capture agenda analytics-ohjelman jakaminen asiaankuuluvien sidosryhmien kanssa
vaikka osallistujille tarjottava mahdollisuus sitoutua agendaan on tärkeää, nämä toimet merkitsevät hyvin vähän, jos niitä ei voida mitata. Muista rakentaa konferenssin esityslista, jossa kaikki sitoutuminen on mahdollista tallentaa ja tarkistaa tapahtuman jälkeen. Esimerkiksi Bizzabon analytiikkapaneeli antaa tarkan yleiskuvan tapahtuman agendan suorituskyvystä.
nämä mittarit kiinnostavat keskeisiä sidosryhmiä, kuten sponsoreita ja ylempää johtoa, koska tällaiset tilastot valottavat koko tapahtuman ROI: ta. Mahdollisuus todistaa tapahtuma ROI on tarpeen houkutella lisää sponsoreita tulevia tapahtumia sekä taivutella johtajat päätöksentekovaltaa jatkaa investointeja live tapahtumia.
11) ylläpitää brändikohtaista estetiikkaa
konferenssin asialista ei ole pelkästään tiedon siirtämisen väline, vaan se on tapahtumabrändin laajennus. Kun osallistujat näkevät esityslistan, heidän pitäisi voida välittömästi liittää se tiettyyn konferenssiin. Ottaa muokattavissa editori, joka tarjoaa laajan valikoiman fontteja, värejä, ja muut suunnittelun yksityiskohdat on tarpeen luoda esityslistan, joka on niin on-tuotemerkin kuin mahdollista. Konferenssin esityslistan käsittely tapahtumabrändisi jatkeena vahvistaa entisestään tapahtumasi ainutlaatuisuutta johtuen johdonmukaisesta esteettisyydestä kaikissa osallistujille suunnatuissa kosketuspisteissä.
12) Rakenna agenda all-in-one-alustalla
monet tässä luettelossa mainituista vinkeistä, kuten agenda analytiikka ja synkronointi tapahtumasovelluksen kanssa, edellyttävät, että agenda builder on sijoitettu all-in-one-tapahtumanhallintaohjelmistoon. Useimmilla tapahtumapaikoilla on natiivi agenda builder, mutta on tärkeää olla täysin tietoinen sen kyvyistä ja havaita, ovatko nämä toiminnot linjassa konferenssin agendan tavoitteiden kanssa.
esimerkiksi, jos tapahtuman jälkeinen analytiikka on etusijalla, varmista, että sitoutuminen voidaan mitata taustajärjestelmästä. Stand-alone agenda rakentajat eivät voineet tarjota yhtä paljon arvoa kuin All-in-one-alustan sisällä olevat, joten due diligence-tutkimuksesi tapahtumaohjelmistojen tutkimisessa on ratkaisevan tärkeää vahvan konferenssiohjelman varmistamisessa.
jos haluat lisätietoja oikean tapahtumanhallintaohjelmiston ostamisesta, klikkaa alla olevaa Tapahtumaohjelmiston ostajan opasta.
onnistunut tapahtumakokemus paikan päällä riippuu siitä, miten osallistujat pystyvät etsimään, navigoimaan ja kuluttamaan tapahtuman sisältöä. Siksi lisäajan ja ponnistelun käyttäminen sellaisen agendan luomiseen, joka heijastaa tarkasti tapahtuman brändiä, sisältöä ja visiota, maksaa paitsi tapahtuman aikana myös hyvin sen jälkeen, kun se on ohi. Hyödynnä näitä vinkkejä rakentaa täydellinen agenda oman tapahtuman!
