会合はすべての企業を渡る現代オフィスの遍在する部分である。 会社の血の流れとして会合について考えなさい:それらがよく動くとき、考えおよび決定は静脈を通って酸素のようなそれらを通って流れ、ビジネスの しかし、不十分な会議を実行すると、その血流を収縮させます。 それらは妨害を作成し、革新を抑圧し、そしてビジネスを緩慢および不健康にさせる。
私はクライアントとワークショップを開催するとき、私はいつも質問から始めます：典型的な週のあなたの時間のどれくらいが悪い会議、電話会議、ま 私は誰もが20％未満と言っていたことがない、と私は時々80％まで聞きます。 平均して、私は約50％を聞きます。 それは大きな問題です。
さらに悪いことに、悪い会議は高価になる可能性があります。 部屋の一人一人が時間までにどれくらい支払われるかを考えてみてください。 それをすべて追加したら、会議が人々を遠ざけているものの機会コストを考慮してください: 月の数字を確定し、あなたの会社の製品を販売し、次の大きな革新を開発しています。 それはすべて加算されます。
では、健康的で生産的で魅力的で費用対効果の高い会議をどのように作成しますか？
キーはコミュニケーションです—簡潔で、明確で、魅力的なコミュニケーション。 あなたが会議のリーダーとして、そしてそれらの参加者として振るうことができるいくつかの戦略があります。
会議を担当するときは、次の戦術に注意してください。
•出席者の時間を尊重してください。 時間通りに開始し、時間通りに終了します。.. あるいは数分早く！ あなたの会議の終わりと別の会議の開始の間に休憩を残してください。 そうすれば、人々はあなたの最後の数分の間に彼らの次の会合について考えて本当らしくないし、次の収集に入ると同時により明確な頭部を有する。 誰もがそれを感謝し、すべての会議はそれのために良くなります。
•ポイントを取得します。 あなたのメッセージについて考える会合の前に数分を使いなさい。 あなたは何を知りたいですか？ あなたが直接、明確かつ早期にそれを言うことを確認してください。 あなたの聴衆の誰もがポイントが何であったかを明確にすることができない場合は、あなたの会議は失敗しています。
•誰がそこにいる必要があるかを検討してください。 誰かが出席することが不可欠ではない場合は、それらをオフフックしてみましょう。 私達にすべて出席するには余りにも多くの会合がある;誰かのto-doリストを離れて1つを取りなさい。
•あなたの聴衆が実際に知る必要があるものを考慮しなさい。 特定の主題のために、情報の3つの区域が常にある:あなたが主題で持っている知識の全体、あなたの聴衆が知ることを必要とし、聴衆が知りたいと思 あなたの聴衆があなたのメッセージの一部として知ることを必要とするものの家。 あなたの聴衆が知りたいと思うものを追求で持つかもしれない質問を予想しなさい。 これはあなたの必要性に実際に適切ではない知識に脱線するより少ない時間を無駄にするので、あなたの会合をはるかに有効にさせるのを助けま
•事前に議題を設定します。 箇条書きの議題や重要な情報の配布資料であるかどうかにかかわらず、人々に彼らが歩いていることの感覚を与えます。 これはそれらが特定の議論のために準備されて入って来ることを可能にする。 あなたは、関連する詳細を掘り下げる状況とより多くの時間をレイアウトするより少ない時間を費やすことになります。
•クリアアクションアイテムで終了します。 何をする必要があり、誰がそれを行う必要があり、いつ達成する必要がありますか？ これは、会議を完済するための最も重要なステップかもしれません。
リーダーではなく、参加者としての役割はどうですか？ 出席者は会議の生産性を高めるのにも役立ちます。
•携帯電話やその他の機器の電源を切ります。 ちょうどスピーカーが時間通りに始まり、終わり、ポイントに権利を得ることによってあなたの時間を尊重してほしいと思うように傾聴者として潜在的な気晴らしを除去するべきである。 結局のところ、会議が時間の無駄である最大の理由の一つは、我々はすべての注意を払うにはあまりにも忙しいマルチタスクであるということです。
•メモを取る。 これはあなたが従事し、積極的に聞いているスピーカーを示すだけでなく、後で重要な情報を覚えておくのに役立ちます。
•質問をする。 聴衆が知りたいと思う何を情報のその第三区域を覚えなさいか。 質問をすることによって会合からほしいと思うものが得ることを確かめなさい。 あなたが何かを理解していない場合は、チャンスは他の人も混乱していたです。 スペースを埋めるだけでなく、意味のある質問をしていることを確認してください。
組織の会議が停滞し、非効率的で、全員の時間の無駄を感じている場合は、他の方法で物事を変える価値があるかもしれません。 次のオプションを検討してください。
•役割を変更します。 典型的にはリーダーのステップダウンである誰かをしてみましょうし、典型的には、バックグラウンドステップにとどまる誰か。 役割の変更は新しい方法で皆に挑戦する。
•会場または構成を変更します。 あなたはいつも同じ部屋で会うのですか？ あなたはいつも同じ場所に座っていますか？ ちょうど新しい会議室に動くか、または座席の上の転換は人々を最近活気づけられて感じさせることができる。
•新しい人を含めてください。 これは、別のチームや外部のコンサルタントからの誰かである可能性があります。 問題に関する新しい視点は非常に貴重なものになる可能性があります。 そして、彼らはトピックに近い人が見ることができない明白な質問をするかもしれません。
•一時停止します。 あなた自身に挑戦し、あなたの活動的な聞くことを使用し、そして質問をしたら、あなた自身が新しい見通しを吸収するように壊れ目を取る試み。 実際に次の議題項目に満たす前に学んだものを考慮するのに時間をかけなさい。
会議は人生の事実です。 しかし、悪い会議はする必要はありません。 説得力のある伝達者としてあなたの技術を振るう機会としてそれらについて考えなさい。 明確な目標を設定し、同僚を尊重し、新しいアイデアを受け入れます。 あなたは一緒に収集することができますどのように強力で生産的に驚かれることでしょう。
