Meetings sind ein allgegenwärtiger Bestandteil des modernen Büros in allen Branchen. Stellen Sie sich Meetings als den Blutfluss eines Unternehmens vor: Wenn sie gut geführt sind, fließen Ideen und Entscheidungen wie Sauerstoff durch die Venen, beleben jeden Aspekt des Geschäfts, regen neue Ideen an und treiben die Strategie voran, wodurch es gesund und stark wird. Aber schlecht geführte Meetings verengen diesen Blutfluss. Sie schaffen Blockaden, ersticken Innovationen und machen das Geschäft träge und ungesund.
Wenn ich Workshops mit meinen Kunden durchführe, beginne ich immer mit der Frage: Wie viel Ihrer Zeit in einer typischen Woche wird in schlechten Meetings, Telefonkonferenzen oder schlecht kommunizierten Nachrichten verschwendet? Ich hatte noch nie jemanden sagen, weniger als 20%, und ich höre manchmal bis zu 80%. Im Durchschnitt höre ich rund 50%. Das ist ein großes Problem.
Schlimmer noch, ein schlechtes Meeting kann teuer werden. Überlegen Sie, wie viel jede Person im Raum stundenweise bezahlt wird. Wenn Sie das alles addiert haben, Berücksichtigen Sie die Opportunitätskosten für das, was die Besprechung den Leuten wegnimmt: finalisierung der Monatszahlen, Verkauf des Produkts Ihres Unternehmens, Entwicklung der nächsten großen Innovation. Es summiert sich alles.
Wie schaffen Sie gesunde, produktive, ansprechende und kostengünstige Meetings?
Der Schlüssel ist Kommunikation – prägnante, klare, ansprechende Kommunikation. Es gibt einige Strategien, die Sie sowohl als Leiter von Besprechungen als auch als Teilnehmer an Besprechungen anwenden können.
Wenn Sie ein Meeting leiten, denken Sie an folgende Taktiken:
• Respektieren Sie die Zeit Ihrer Teilnehmer. Beginnen Sie pünktlich und enden Sie pünktlich … oder sogar ein paar Minuten früher! Lassen Sie eine Pause zwischen dem Ende Ihres Meetings und dem Beginn eines anderen Meetings. Auf diese Weise denken die Leute in den letzten Minuten weniger an ihr nächstes Meeting und haben einen klareren Kopf, wenn sie in das nächste Meeting gehen. Jeder wird es zu schätzen wissen, und jedes Treffen wird besser dafür sein.
* Kommen Sie auf den Punkt. Verbringen Sie einige Minuten vor dem Meeting damit, über Ihre Nachricht nachzudenken. Was wollen Sie vermitteln? Stellen Sie sicher, dass Sie es direkt, klar und frühzeitig sagen. Wenn nicht jeder in Ihrem Publikum artikulieren kann, worum es ging, war Ihr Meeting ein Misserfolg.
* Überlegen Sie, wer dort sein muss. Wenn es für jemanden nicht unbedingt erforderlich ist, anwesend zu sein, Lassen Sie sie vom Haken. Wir alle haben zu viele Meetings zu besuchen; Nehmen Sie eine von jemandes To-do-Liste.
* Überlegen Sie, was Ihr Publikum eigentlich wissen muss. Für ein bestimmtes Thema gibt es immer drei Informationsbereiche: Das gesamte Wissen, das Sie zu diesem Thema haben, was Ihr Publikum wissen muss und was das Publikum wissen möchte. Geben Sie an, was Ihr Publikum als Teil Ihrer Nachricht wissen muss. Antizipieren Sie die Fragen, die Ihr Publikum haben könnte, um das zu verfolgen, was es wissen möchte. Dies wird dazu beitragen, Ihr Meeting viel effizienter zu gestalten, da Sie weniger Zeit damit verschwenden, in Wissen abzuschweifen, das für Ihre Bedürfnisse oder deren Wünsche nicht wirklich relevant ist.
* Legen Sie die Tagesordnung im Voraus fest. Geben Sie den Menschen ein Gefühl dafür, worauf sie sich einlassen, sei es mit einer Aufzählungsagenda oder Handouts mit Schlüsselinformationen. Dies ermöglicht es ihnen, für eine bestimmte Diskussion vorbereitet zu kommen. Sie werden weniger Zeit damit verbringen, die Situation darzulegen, und mehr Zeit damit verbringen, sich mit den relevanten Details zu befassen.
* Beenden Sie mit klaren Aktionselementen. Was muss getan werden, wer muss es tun und wann muss es getan werden? Dies kann der wichtigste Schritt sein, damit sich ein Meeting auszahlt.
Wie wäre es mit Ihrer Rolle als Teilnehmer und nicht als Führer? Teilnehmer können auch dazu beitragen, Meetings produktiver zu gestalten.
* Schalten Sie Ihr Mobiltelefon oder andere Geräte aus. So wie Sie möchten, dass ein Redner Ihre Zeit respektiert, indem er pünktlich beginnt und endet und auf den Punkt kommt, sollten Sie als Zuhörer mögliche Ablenkungen beseitigen. Schließlich ist einer der Hauptgründe, warum Meetings Zeitverschwendung sind, dass wir alle zu beschäftigt sind, um auf Multitasking zu achten.
* Machen Sie sich Notizen. Dies zeigt dem Sprecher nicht nur, dass Sie engagiert sind und aktiv zuhören, sondern hilft Ihnen auch, sich später an wichtige Informationen zu erinnern.
* Stellen Sie Fragen. Erinnern Sie sich an diesen dritten Informationsbereich, was ein Publikum wissen möchte? Stellen Sie sicher, dass Sie das bekommen, was Sie von einem Meeting erwarten, indem Sie Fragen stellen. Wenn Sie etwas nicht verstehen, waren wahrscheinlich auch andere verwirrt. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie eine aussagekräftige Frage stellen und nicht nur den Raum ausfüllen.
Wenn sich die Meetings Ihres Unternehmens stagnierend, ineffizient und Zeitverschwendung anfühlen, kann es sich auch lohnen, die Dinge auf andere Weise zu ändern. Betrachten Sie diese Optionen:
* Rollen ändern. Lassen Sie jemanden, der normalerweise ein Anführer ist, zurücktreten und jemanden, der normalerweise im Hintergrund bleibt. Ein Rollenwechsel wird alle auf neue Weise herausfordern.
* Veranstaltungsort oder Konfiguration ändern. Treffen Sie sich immer im selben Raum? Sitzen Sie immer am selben Ort? Schon der Umzug in einen neuen Konferenzraum oder das Umschalten der Sitzgelegenheiten kann dazu führen, dass sich die Menschen neu energetisiert fühlen.
* Schließen Sie jemanden ein, der neu ist. Dies kann jemand aus einem anderen Team oder ein externer Berater sein. Eine neue Perspektive auf ein Problem kann von unschätzbarem Wert sein. Und sie könnten die offensichtlichen Fragen stellen, die diejenigen, die dem Thema nahe stehen, nicht sehen können.
* Pause. Wenn Sie sich selbst herausgefordert haben, Ihr aktives Zuhören genutzt und Fragen gestellt haben, machen Sie eine Pause, um sich eine neue Perspektive einfallen zu lassen. Nehmen Sie sich Zeit, um wirklich zu überlegen, was Sie gelernt haben, bevor Sie mit dem nächsten Tagesordnungspunkt beginnen.
Meetings sind eine Tatsache des Lebens. Aber schlechte Meetings müssen es nicht sein. Betrachten Sie sie als Gelegenheit, Ihre Fähigkeiten als überzeugender Kommunikator einzusetzen. Setzen Sie sich klare Ziele, respektieren Sie Ihre Kollegen und nehmen Sie neue Ideen an. Sie werden erstaunt sein, wie kraftvoll und produktiv das Zusammenkommen sein kann.
