möten är en allestädes närvarande del av det moderna kontoret i alla branscher. Tänk på möten som ett företags blodflöde: när de är välskötta flyter ideer och beslut genom dem som syre genom vener, stärker varje aspekt av verksamheten, stimulerar nya ideer och driver strategin framåt, gör den frisk och stark. Men dåligt köra möten begränsa att blodflödet. De skapar blockeringar, kväver innovation och gör verksamheten trög och ohälsosam.
när jag håller workshops med mina kunder börjar jag alltid med frågan: hur mycket av din tid i en typisk vecka slösas bort i dåliga möten, konferenssamtal eller dåligt kommunicerade meddelanden? Jag har aldrig haft någon säga mindre än 20%, och jag hör ibland upp till 80%. I genomsnitt hör jag runt 50%. Det är ett stort problem.
värre, ett dåligt möte kan vara dyrt. Tänk på hur mycket varje person i rummet får betalt per timme. När du har lagt till det hela, överväga möjlighetskostnaden för vad mötet tar människor bort från: slutföra månadens siffror, sälja ditt företags produkt, utveckla nästa stora innovation. Allt lägger till.
så hur skapar du hälsosamma, produktiva, engagerande, kostnadseffektiva möten?
nyckeln är kommunikation-kortfattad, tydlig och engagerande kommunikation. Det finns några strategier du kan utöva både som ledare för möten och som deltagare i dem.
när du tar hand om ett möte, ha dessa taktik i åtanke:
• respektera dina deltagares tid. Börja i tid och sluta i tid … eller till och med några minuter tidigt! Lämna en paus mellan slutet av ditt möte och början på ett annat. På det sättet, människor kommer att vara mindre benägna att tänka på sitt nästa möte under de senaste minuterna av ditt och kommer att ha ett tydligare huvud när de går in i nästa möte. Alla kommer att uppskatta det, och varje möte blir bättre för det.
• avsluta med tydliga åtgärdsposter. Vad behöver göras, vem behöver göra det och när behöver det uppnås? Detta kan vara det viktigaste steget för att få ett möte att löna sig.
vad sägs om din roll som deltagare, snarare än Ledare? Deltagarna kan också bidra till att göra möten mer produktiva.
om din organisations möten känns stillastående, ineffektiva och slöseri med allas tid kan det också vara värt att ändra saker på andra sätt. Tänk på dessa alternativ:
• ändra roller. Låt någon som vanligtvis är en ledare gå ner och någon som vanligtvis stannar i bakgrunden kliva upp. En förändring i roller kommer att utmana alla på nya sätt.
• paus. Om du har utmanat dig själv, använt ditt aktiva lyssnande och ställt frågor, försök ta en paus för att låta dig absorbera ett nytt perspektiv. Ta dig tid att verkligen överväga vad du har lärt dig innan du laddar in i nästa dagordning.
möten är ett faktum i livet. Men dåliga möten behöver inte vara. Tänk på dem som möjligheter att utöva dina färdigheter som en övertygande kommunikatör. Sätt tydliga mål, respektera dina kollegor och omfamna nya ideer. Du kommer att bli förvånad över hur kraftfull och produktiv sammankomst kan vara.
