Las reuniones son una parte omnipresente de la oficina moderna en todas las industrias. Piense en las reuniones como el flujo sanguíneo de una empresa: Cuando están bien administradas, las ideas y decisiones fluyen a través de ellas como el oxígeno a través de las venas, vigorizando todos los aspectos del negocio, estimulando nuevas ideas e impulsando la estrategia, haciéndola saludable y fuerte. Pero las reuniones mal organizadas restringen el flujo sanguíneo. Crean bloqueos, sofocan la innovación y hacen que el negocio sea lento e insalubre.
Cuando realizo talleres con mis clientes, siempre comienzo con la pregunta: ¿Cuánto de su tiempo en una semana típica se desperdicia en malas reuniones, conferencias telefónicas o mensajes mal comunicados? Nunca he tenido a nadie que diga menos del 20%, y a veces escucho hasta el 80%. En promedio, oigo alrededor del 50%. Es un gran problema.
Peor aún, una mala reunión puede ser cara. Piense en cuánto se paga a cada persona en la habitación por hora. Cuando haya agregado todo eso, considere el costo de oportunidad de lo que la reunión está alejando a las personas: finalizar los números del mes, vender el producto de su empresa, desarrollar la próxima gran innovación. Todo suma.
Entonces, ¿cómo crear reuniones saludables, productivas, atractivas y rentables?
La clave es la comunicación: una comunicación concisa, clara y atractiva. Hay algunas estrategias que puede utilizar como líder de reuniones y como participante en ellas.
Cuando te hagas cargo de una reunión, ten en cuenta estas tácticas:
• Respeta el tiempo de tus asistentes. Comience a tiempo y termine a tiempo … o incluso unos minutos antes! Deje un descanso entre el final de su reunión y el comienzo de otra. De esa manera, las personas tendrán menos probabilidades de pensar en su próxima reunión durante los últimos minutos de la suya y tendrán una cabeza más clara a medida que vayan a la próxima reunión. Todo el mundo lo apreciará, y cada reunión será mejor para ello.
• Considere quién necesita estar allí. Si no es esencial que alguien esté presente, déjelo en paz. Todos tenemos demasiadas reuniones a las que asistir; saque una de la lista de tareas de alguien.
* Considera lo que tu audiencia realmente necesita saber. Para cualquier tema en particular, siempre habrá tres áreas de información: la totalidad del conocimiento que tiene sobre el tema, lo que necesita que sepa su audiencia y lo que la audiencia quiere saber. Descubre lo que necesitas que sepa tu audiencia como parte de tu mensaje. Anticipa las preguntas que tu audiencia podría tener al perseguir lo que quiere saber. Esto ayudará a que su reunión sea mucho más eficiente, ya que perderá menos tiempo divagando en conocimientos que no son realmente pertinentes para sus necesidades o sus deseos.
• Establezca la agenda con anticipación. Dar a las personas una idea de en qué se están metiendo, ya sea con una agenda detallada o folletos de información clave. Esto les permite entrar preparados para una discusión específica. Pasará menos tiempo exponiendo la situación y más tiempo profundizando en los detalles relevantes.
¿Qué tal su papel como participante, en lugar de líder? Los asistentes también pueden ayudar a que las reuniones sean más productivas.
• apague su teléfono celular u otros dispositivos. Del mismo modo que desea que un orador respete su tiempo al comenzar y terminar a tiempo y llegar al punto, usted como oyente debe eliminar cualquier distracción potencial. Después de todo, una de las razones más importantes por las que las reuniones son una pérdida de tiempo es que todos estamos demasiado ocupados en la multitarea para prestar atención.
* Toma notas. Esto no solo le muestra al orador que está comprometido y escuchando activamente, sino que le ayudará a recordar información clave más adelante.
Si las reuniones de su organización se sienten estancadas, ineficientes y una pérdida de tiempo para todos, también puede valer la pena cambiar las cosas de otras maneras. Considere estas opciones:
• Cambiar roles. Deje que alguien que normalmente es un líder se retire y que alguien que normalmente se queda en segundo plano se levante. Un cambio de roles desafiará a todos de nuevas maneras.
* Cambiar de lugar o configuración. ¿Siempre se reúnen en la misma habitación? ¿Siempre te sientas en el mismo lugar? Simplemente mudarse a una nueva sala de conferencias o cambiar los asientos puede hacer que las personas se sientan con nueva energía.
• Pausa. Si te has desafiado a ti mismo, has usado tu escucha activa y has hecho preguntas, trata de tomarte un descanso para permitirte absorber una nueva perspectiva. Tómese el tiempo para considerar realmente lo que ha aprendido antes de pasar al siguiente punto de la agenda.
Las reuniones son un hecho de la vida. Pero las reuniones malas no tienen que ser. Piense en ellos como oportunidades para ejercer sus habilidades como comunicador persuasivo. Establezca metas claras, respete a sus colegas y adopte nuevas ideas. Se sorprenderá de lo poderoso y productivo que puede ser reunirse.
