kokoukset ovat kaikkialla läsnä nykyaikaisessa toimistossa kaikilla toimialoilla. Ajattele kokoukset yrityksen verenkiertoa: kun ne ovat hyvin johdettuja, ideat ja päätökset virtaavat niiden läpi kuin happea suonissa, virkistäen liiketoiminnan kaikkia osa-alueita, stimuloiden uusia ideoita ja vieden strategiaa eteenpäin, tehden siitä terveen ja vahvan. Mutta huonosti hoidetut tapaamiset rajoittavat verenkiertoa. Ne luovat tukoksia, tukahduttavat innovaatiot ja tekevät liiketoiminnasta verkkaista ja epäterveellistä.
kun pidän työpajoja asiakkaideni kanssa, aloitan aina kysymyksellä: Kuinka paljon aikaasi kuluu tyypillisen viikon aikana huonoihin kokouksiin, puhelinkonferensseihin tai huonosti välitettyihin viesteihin? Kukaan ei ole koskaan sanonut alle 20 prosenttia, ja joskus kuulen jopa 80 prosenttia. Keskimäärin kuulen noin 50 prosenttia. Se on valtava ongelma.
huonompi, huono tapaaminen voi tulla kalliiksi. Mieti, paljonko jokainen huoneessa oleva saa tuntipalkkaa. Kun olet lisännyt, että kaikki ylös, harkita mahdollisuuskustannuksia, mitä kokous vie ihmisiä pois: kuukauden numeroiden viimeistelyä, yrityksen tuotteen myymistä, seuraavan suuren innovaation kehittämistä. Kaikki täsmää.
miten siis luot terveellisiä, tuottavia, mukaansatempaavia, kustannustehokkaita tapaamisia?
avain on viestintä-tiivis, selkeä, mukaansatempaava viestintä. On olemassa muutamia strategioita, joita voit käyttää sekä kokousten johtajana että niihin osallistuvana.
kun otat kokouksen vastuullesi, pidä nämä taktiikat mielessä:
* kunnioita osallistujien aikaa. Aloita ajoissa ja lopeta ajoissa … tai edes muutaman minuutin etuajassa! Jätä tauko kokouksen päättymisen ja toisen tapaamisen alkamisen välille. Näin ihmiset eivät todennäköisesti ajattele seuraavaa tapaamistaan teidän viimeisten minuuttienne aikana, ja heidän päänsä on selvempi, kun he menevät seuraavaan kokoukseen. Jokainen arvostaa sitä, ja jokainen kokous on parempi sille.
* mene asiaan. Mieti viestiäsi hetki ennen kokousta. Mitä haluat ylittää? Muista sanoa se suoraan, selkeästi ja varhain. Jos kaikki yleisössänne eivät osaa sanoa, mistä oli kyse, kokouksenne on epäonnistunut.
* mieti, kenen on oltava paikalla. Jos jonkun läsnäolo ei ole välttämätöntä, Päästäkää hänet pälkähästä. Meillä kaikilla on liian monta kokousta osallistuaksemme; poista yksi jonkun tehtävälistalta.
* mieti, mitä yleisösi oikeastaan tarvitsee tietää. Mille tahansa aiheelle on aina kolme tiedon aluetta: koko tieto, joka sinulla on aiheesta, mitä sinun tarvitsee yleisösi tietää ja mitä yleisö haluaa tietää. Kerro, mitä haluat yleisösi tietävän osana viestiäsi. Ennakoi kysymykset, joita yleisölläsi saattaa olla tavoitellessaan sitä, mitä he haluavat tietää. Tämä auttaa tekemään kokous paljon tehokkaampaa, koska voit tuhlata vähemmän aikaa digressing tietoa, joka ei ole todella olennaisia tarpeitasi tai niiden haluaa.
• Aseta esityslista etukäteen. Annetaan ihmisille käsitys siitä, mihin he ovat astumassa, olipa sitten kyse luotekohtaisesta agendasta tai avaintietojen jakamisesta. Näin he voivat tulla sisään valmistautuneina tiettyyn keskusteluun. Käytät vähemmän aikaa tilanteen laatimiseen ja enemmän aikaa olennaisiin yksityiskohtiin.
miten olisi roolisi osanottajana eikä johtajana? Osallistujat voivat auttaa tekemään kokouksista tuottavampia, liian.
* Sammuta kännykkä tai muut laitteet. Aivan kuten haluat puhujan kunnioittavan aikaasi aloittamalla ja päättämällä ajoissa ja menemällä suoraan asiaan, sinun kuulijana pitäisi karsia kaikki mahdolliset häiriötekijät. Loppujen lopuksi yksi suurimmista syistä tapaamiset ovat ajanhukkaa on, että olemme kaikki liian kiireinen multitasking kiinnittää huomiota.
* Tee muistiinpanoja. Tämä ei ainoastaan osoita puhujalle, että olet mukana ja kuuntelet aktiivisesti, vaan se auttaa sinua muistamaan keskeiset tiedot myöhemmin.
* kysy kysymyksiä. Muistatko sen kolmannen tiedon alueen, mitä yleisö haluaa tietää? Varmista, että saat kokoukselta mitä haluat, esittämällä kysymyksiä. Jos et ymmärrä jotain, on todennäköistä, että muutkin olivat hämmentyneitä. Varmista vain, että olet kysymässä mielekäs kysymys, ei vain täyttämällä tilaa.
jos organisaatiosi kokoukset tuntuvat pysähtyneiltä, tehottomilta ja kaikkien ajanhaaskaukselta, voi olla kannattavaa muuttaa asioita myös muilla tavoin. Harkitse näitä vaihtoehtoja:
* Vaihda rooleja. Annetaan jonkun, joka on tyypillisesti johtaja, astua alas ja jonkun, joka tyypillisesti pysyy taustalla, astua ylöspäin. Roolien muutos haastaa kaikki uusilla tavoilla.
* Vaihda pelipaikkaa tai kokoonpanoa. Tapaatteko aina samassa huoneessa? Istutko aina samassa paikassa? Jo siirtyminen uuteen kokoushuoneeseen tai istumapaikan vaihtaminen voi saada ihmiset tuntemaan itsensä vasta energiseksi.
* Include someone new. Kyseessä voi olla joku toisesta tiimistä tai ulkopuolinen konsultti. Uusi näkökulma ongelmaan voi olla korvaamaton. Ja he saattavat kysyä itsestään selviä kysymyksiä, joita aiheen läheiset eivät näe.
* tauko. Jos olet haastanut itseäsi, käyttänyt aktiivista kuunteluasi ja esittänyt kysymyksiä, yritä pitää tauko, jotta annat itsesi omaksua uuden näkökulman. Ota aikaa todella harkita, mitä olet oppinut, ennen kuin lataat seuraavaan esityslistan kohtaan.
kokoukset ovat tosiasia. Huonoja tapaamisia ei kuitenkaan tarvitse olla. Ajattele niitä tilaisuuksina käyttää taitojasi suostuttelevana viestijänä. Aseta selkeät tavoitteet, kunnioita kollegoitasi ja omaksu uusia ideoita. Tulet hämmästymään siitä, kuinka voimakas ja tuottava yhteen kokoontuminen voi olla.
