Consigli utili e trucchi per i responsabili di ufficio

Il tuo team si affida a te per l’organizzazione e l’efficienza. Ecco alcune nuove idee per affrontare i problemi classici e garantire che ogni giorno sia un riflesso del tuo miglior lavoro.
Il ruolo di un responsabile dell’ufficio è infinitamente vario e rigoroso. Ogni ufficio opera come il proprio ecosistema, con un manager direttamente responsabile del successo dei propri dipendenti attraverso la risoluzione creativa dei problemi, l’organizzazione e la gestione del tempo. Mentre ogni posto di lavoro è diverso, ci sono una ricchezza di strumenti nuovi ed eccitanti là fuori per mantenere voi—e tutti gli altri!- in pista. Abbiamo raccolto quattro dei nostri preferiti office manager suggerimenti e trucchi per mantenere l’ufficio senza intoppi:

1. Fai funzionare il tuo spazio di lavoro per te
2. Aggiorna la tua lista di cose da fare
3. Lascia che i pacchetti si ordinino con gli armadietti commerciali
4. Semplifica le comunicazioni

Fai funzionare il tuo spazio di lavoro per te

È impossibile rimanere organizzati in uno spazio di lavoro caotico. Mantenere la vostra scrivania pulito e funzionale imposta una solida base per la propria efficienza. Sono finiti i giorni di spazi di lavoro affollati e ingombri, cavi di alimentazione aggrovigliati e cassette delle lettere imbottite. Ecco alcuni consigli per tenerti organizzato e aiutarti a concentrarti anche nei giorni più pazzi.

• Utilizzare una stazione di ricarica snella per tutti i dispositivi. Nessun accordi aggrovigliati e si può anche mescolare e abbinare diversi tipi di caricabatterie del telefono per assicurarsi che sia accessibile a chiunque.
• Prenditi cura della tua salute usando tastiere, sedie e scrivanie ergonomicamente corrette.
• Utilizza lo spazio verticale investendo in un organizer da scrivania in stile torre. Prova a implementare un sistema organizzativo per mantenere i documenti più urgenti in cima, diminuendo in urgenza su ogni scaffale in modo che il flusso di lavoro sia ininterrotto perdendo tempo e cercando qualcosa che è dovuto oggi.

Aggiorna la tua lista di cose da fare

Sono finiti i giorni delle note appiccicose colorate che ingombrano ogni superficie. Non perdere mai più una lista di cose da fare introducendo le migliori app di organizzazione del mondo nella tua vita. C’è qualcosa per ogni tipo di office manager—lo scrittore, il pensatore visivo, il multitasker. Qui ci sono tre preferiti per la gestione delle attività:

• Momentum: Momentum ti saluta con una splendida fotografia che ti farà pensare alla tua prossima vacanza. Ma prima di arrivare troppo distratto, controllare la loro funzione di To-Do list. E ‘ semplice, snella, e si ottiene la soddisfazione di controllare una casella per cancellare l’elenco alla fine di una giornata produttiva.
• Evernote: Questo è per gli scrittori là fuori. Non solo è possibile creare un dettagliato quotidiano to-do list, ma è possibile combinare tutte le vostre esigenze di prendere appunti in un unico luogo. I modelli di Evernote sono particolarmente utili in una crisi di tempo, quindi non devi spendere tempo prezioso per costruire i tuoi documenti da zero.
• Wunderlist: Il design altamente funzionale di Wunderlist consente di gestire molte liste contemporaneamente, impostare promemoria, tenere traccia di note importanti e persino creare registrazioni vocali. Meglio di tutti, invita i colleghi a collaborare per ottenere elenchi controllati contemporaneamente.

Lascia che i pacchetti si ordinino da soli

Con la crescita esponenziale dello shopping online, assicurandoti che ogni pacchetto venga consegnato al suo proprietario possa sembrare un lavoro a tempo pieno. Avere scatole si accumulano accanto alla scrivania è stressante e può significare un aumento dei pacchetti persi e pick-up accidentali degli elementi sbagliati. Handoff il ruolo di’ postino ‘ alle nuove tecnologie sul posto di lavoro come pacchetto in attesa di armadio di stoccaggio personalizzabile. Un sistema di consegna dell’armadietto assicura che tutto sia ricevuto nel modo più sicuro possibile attraverso pochi semplici passaggi:

• L’app mobile in attesa di pacchi consente a ogni persona di monitorare la consegna del pacco personale.
• Le telecamere integrate catturano ogni consegna e ogni prelievo per assicurarsi che i pacchi cadano nelle mani giuste.
• La scansione di un codice a barre consente la consegna e il recupero rapidi dei pacchi.
• Gli armadietti in attesa di pacchi ricevono le consegne da tutti i corrieri in modo che ogni pacco sia consegnabile, il 100% delle volte.

Non solo è un modo efficiente per gestire e organizzare il tuo ufficio, ma si raddoppia come un vantaggio innovativo per i dipendenti che mantiene felici i tuoi dipendenti.

Semplifica i tuoi canali di comunicazione

Sai come ci si sente a ripetere lo stesso messaggio più e più volte. Tenere il passo con il metodo preferito da tutti di comunicazione e programmazione può essere schiacciante. Per fortuna, ci sono nuove piattaforme disponibili per migliorare avanti e indietro ogni giorno. Di seguito, sono alcuni dei canali di comunicazione più efficienti per migliorare il successo del posto di lavoro:

• Calendly: Calendly è il modo più semplice per pianificare automaticamente le riunioni senza l’agonizzante avanti e indietro tra le parti. È possibile collegare fino a sei calendari per verificare automaticamente la disponibilità. Notifiche tenere tutti aggiornati durante l’impostazione di un ‘avviso di programmazione minimo’ fa in modo che ci sia sempre abbastanza tempo per preparare.
• Basecamp: organizza tutti in un unico posto. Basecamp funziona meglio per le comunicazioni che circondano i progetti in spazi di ufficio collaborativi. Le bacheche specifiche del progetto significano che tutti sono nel ciclo e nessuno riceve avvisi che non li riguardano direttamente.
• ActiveInbox: ActiveInbox assicura che nessuna comunicazione e-mail o follow-up scivolino attraverso quelle proverbiali crepe di Internet. Si tratta di uno strumento di gestione e-mail senza soluzione di continuità che consente di trasformare i messaggi che richiedono un’azione in attività. La funzione’ send later ‘ è un salvagente; non devi fare affidamento sulla tua memoria per rispondere in modo tempestivo, specialmente se sei distribuito in diversi fusi orari.

Non abbiate paura di mix-and-match questi consigli di gestione ufficio a venire con una soluzione personalizzata per il vostro spazio ufficio. Come responsabile dell’ufficio, conosci meglio il tuo posto di lavoro e puoi incorporare nuovi servizi e app in base alla nostra cultura aziendale. Scegli e scegli quali suggerimenti e trucchi ti piacciono di più per massimizzare la tua efficienza e contribuire a un posto di lavoro fiorente.
Fonti:
Maestro nazione. Tendenze dello shopping online 2019 & Cifre chiave: cosa devi sapere. Gennaio 14, 2019. https://www.nationmaster.com/ecommerce
NY Mag. Le migliori tastiere ergonomiche e mouse per prevenire il dolore al polso. http://nymag.com/strategist/article/best-ergonomic-keyboards-mouses-prevent-wrist-pain.html