La macchina affrancatura appena smesso di funzionare, ed è necessario inviare uno dei vostri dipendenti per l’ufficio postale veloce per ottenere alcuni francobolli. L’unico problema è che non ha contanti e la sua carta di credito è al massimo.
Ecco dove entra in gioco la piccola cassa. Petty cash è il denaro che tieni a portata di mano nella tua azienda per pagare piccole spese come viaggi di emergenza all’ufficio postale, bevande per visitatori inaspettati o per rimborsare la tua receptionist per raccogliere ciambelle per la riunione del personale questa mattina.
La maggior parte delle piccole imprese mantiene tra $100 e $200 in cassa per pagare queste e altre spese impreviste. Se sei pronto a creare un conto di cassa per la tua attività, ti guideremo attraverso il processo.
Panoramica: Cos’è la piccola cassa?
La piccola cassa è il denaro che un’azienda tiene a portata di mano per pagare acquisti vari. La maggior parte degli acquisti effettuati con petty cash sono spese impreviste che possono apparire, come il caffè del mattino per una riunione o una cena per un dipendente che lavora gli straordinari.
Uno dei motivi principali per avere piccoli contanti a portata di mano è quello di rimborsare rapidamente i dipendenti che hanno speso i propri soldi per gli articoli per l’azienda o per dare la mancia all’autista del servizio di consegna che ha portato il pranzo in ufficio.
La piccola cassa, come qualsiasi altra spesa, deve essere contabilizzata correttamente nel software di contabilità o nel sistema di contabilità manuale poiché le spese sono correlate al business e devono essere registrate correttamente per garantire l’accuratezza del rendiconto finanziario.
Un esempio di piccola cassa
Sulla strada per l’ufficio, Jane riceve una telefonata dal suo capo che le chiede di fermarsi e prendere alcune ciambelle per un incontro inaspettato più tardi quella mattina. Jane non ha una carta di credito e ha solo 2 25 per durare fino a quando non viene pagata.
Jane si ferma a prendere due scatole di ciambelle, lasciandola con 5 5 nel suo portafoglio. Fortunatamente, il suo ufficio ha un fondo di piccola cassa, che il suo capo la rimborsa immediatamente, quindi Jane non deve presentare una nota spese e aspettare settimane per essere rimborsata.
La piccola cassa viene in genere spesa per:
- Caffè e altre bevande
- Ufficio snack come frutta e dolci
- Gas
- Emergenza forniture per ufficio
- Dipendente rimborsi
Come impostare e utilizzare la cassa nella vostra azienda
Se sei pronto a istituire un piccolo fondo cassa per il vostro ufficio, ma non sai da dove cominciare, seguire i semplici passi qui sotto per avere i tuoi cassa operativo del fondo in nessun tempo. Per iniziare, avere un luogo sicuro per memorizzare i fondi di cassa piccola, come una cassetta di sicurezza o cassetto bloccato.
Imposta i limiti dell’account
Prima di iniziare un fondo di cassa, dovrai decidere quanto vuoi che sia il fondo. Tra $100 e 2 200 è abbastanza comune, anche se si può andare più basso o più alto, a seconda del vostro business.
Dovrai anche decidere il punto di rifornimento, che è dove vengono registrate le tue spese, e viene scritto un nuovo assegno per riportare il totale della piccola cassa al suo importo originale. Ad esempio, se il vostro fondo cassa piccola è di $100, si consiglia di rimborsare il fondo quando scende al di sotto di $15.
Determina chi gestirà la cassa piccola
Se hai un responsabile dell’ufficio, è la scelta più probabile per gestire il fondo cassa piccola. Se hai solo pochi dipendenti, la gestione del fondo potrebbe ricadere su di te.
Qualunque cosa tu decida, è importante che solo una persona abbia accesso al fondo in qualsiasi momento, per evitare prelievi e/o furti non contabilizzati. Una volta che si determina chi gestirà cassa piccola, si è pronti a incassare un assegno e depositare i fondi nella cassa piccola lockbox.
Crea un registro
Il registro cassa piccola è uno dei componenti più importanti della gestione della cassa piccola. Tutte le transazioni effettuate in entrata o in uscita da cassa piccola devono essere registrate nel registro cassa piccola. È anche importante che qualsiasi denaro erogato dal fondo di cassa piccola abbia una ricevuta.
Ad esempio, affinché Jane venga rimborsata per le ciambelle che ha acquistato per la riunione, deve fornire una ricevuta. La ricevuta verrà utilizzata in seguito come backup per la registrazione della transazione in denaro come spesa nel registro generale.
