yrityksen omistajana tai johtajana oman liiketoiminnan ja pohjan kasvu on ensiarvoisen tärkeää. Sisäisellä valvonnalla on tärkeä rooli tässä kasvussa.
yrittäjänä tai johtajana oman liiketoiminnan ja pohjan kasvu on ensiarvoisen tärkeää. Sisäisellä valvonnalla on tärkeä rooli tässä kasvussa. Ne asettavat rajat rooleille ja velvollisuuksille henkilökuntasi, tarjoamalla hyödyllisiä tarkastuksia ja tasapainoja. Ja ne luovat mahdollisuuksia estää asioita tai tunnistaa pieniä asioita ennen kuin ne muuttuvat isoiksi. Alla on muutamia tapoja, joilla voit alkaa toteuttaa omaa sisäistä valvontaa.
tehtävien eriyttäminen kassatulojen syklissä
yksi sisäisen valvonnan perusteista on ”tehtävien eriyttäminen” – et halua saman henkilön suorittavan liikaa tehtäviä tietyn tapahtumasyklin aikana. Ajattele ”ARC”: valtuutus, kirjanpito, huoltajuus. Sama henkilö ei saisi tehdä enempää kuin yhden noista. Esimerkiksi henkilö, joka avaa kaikki sekkejä ja käteistä sisältävät postit, on kirjannut nämä päivittäiseen käteiskatselmukseen ja antanut tämän toiselle henkilölle talletuksen tekemistä varten. Ja sitten eri henkilö kuin nuo kaksi olisi ihannetapauksessa suorittaa pankkisovittelu joka kuukausi.
järjestelmien pääsy ja turvallisuus
pidä erilaiset tietojärjestelmäsi (kirjanpito, pankkitoiminta, hankinnat, palkanlaskenta jne.) ”need-to-know-periaatteella”. On erittäin tärkeää, että henkilökunnallanne on tarvittava pääsy päivittäisiin tehtäviinsä…eikä mitään muuta. Sopusoinnussa erottelu tehtävien mantra ylhäältä, sinun pitäisi harkita, onko olemassa olosuhteita, joissa yksilö on pääsy tasot, joiden avulla hän voi luoda myyjä järjestelmään ja sitten käsitellä maksun, että myyjä.
omaisuuden turvaaminen
yhtiön omaisuuden fyysinen turvaaminen on erittäin tärkeää. Ehkä liike toimii vahvasti käteisellä. Kun rahat ja sekit on saatu, ne on varmistettava ajoissa yrityksen taloudellisen hyvinvoinnin ja työntekijöiden turvallisuuden kannalta. Pidä pikkurahat minimissä ja pidä ne lukkojen takana. Ehkä on olemassa mahdollisuuksia arvokkaiden varastojen ” kävellä ulos varastosta ”tai työkalujen ja koneiden”kävellä pois työmaalta”. Ota askel taaksepäin ja arvioi, missä ovat halkeamat koskien pääsyä arvokkaaseen omaisuuteesi.
hyväksyntämenettely
jokaisella yrityksellä pitäisi olla jonkinlainen hyväksyntämenettely. Otetaan esimerkiksi toimittajien laskut, jotka postitetaan suoraan tilivelka-osastollesi. Jos olet yrityksen omistaja, etkö haluaisi, että johtaja tai osastopäällikkö tarkastaisi fyysisesti laskun asianmukaisuuden ja sen, onko toimittaja tai myyjä hoitanut tehtävänsä, ja että tämä tarkistus ja hyväksyntä tapahtui ennen kuin se lähetettiin maksettaville tileille?
arviointiprosessi
Onko yritykselläsi vankka arviointiprosessi? Katsovatko ylin johto ja omistajat kuukausi-tai neljännesvuositilinpäätöksiä, mieluiten eriteltyinä? Tämä voi olla silmiä avaava harjoitus. Kuukausittainen tai neljännesvuosittainen katsaus yhtiön toimintaan antaa ylimmälle johdolle ja omistajille käsityksen reaaliaikaisesta taloudellisesta suorituskyvystä, jossa he saattavat huomata odottamattomia tai muita poikkeamia. Voisi olla hyödyllistä verrata näitä taloudellisia tietoja talousarvioihin, ennusteisiin ja historiatietoihin.
ota yhteyttä kysymyksiisi
jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset apua sisäisessä valvonnassa, ota yhteyttä innovatiivisen CPA-ryhmän ammattilaisiin osoitteessa 203-489-0612. Tai ota meihin yhteyttä verkossa.
