Consejos y Trucos Útiles para Gerentes de Oficina

Su equipo confía en usted para su organización y eficiencia. Aquí hay algunas ideas nuevas para abordar problemas clásicos y garantizar que cada día sea un reflejo de su mejor trabajo.
El papel de un gerente de oficina es infinitamente variado y riguroso. Cada oficina funciona como su propio ecosistema, con un gerente directamente responsable del éxito de sus empleados a través de la resolución creativa de problemas, la organización y la gestión del tiempo. Si bien cada lugar de trabajo es diferente, hay una gran cantidad de herramientas nuevas y emocionantes para mantenerlo a usted y a todos los demás.- en camino. Hemos recopilado cuatro de nuestros consejos y trucos favoritos de gerente de oficina para mantener la oficina funcionando sin problemas:

1. Haga que su espacio de trabajo funcione para usted
2. Actualice su lista de tareas pendientes
3. Deje que los paquetes se ordenen con casilleros comerciales
4. Optimice las comunicaciones

Haga que Su espacio de trabajo Funcione para Usted

Es imposible mantenerse organizado en un espacio de trabajo caótico. Mantener su escritorio limpio y útil establece una base sólida para su propia eficiencia. Atrás quedaron los días de espacios de trabajo atestados y abarrotados, cables de alimentación enredados y buzones llenos de cosas. Aquí hay algunos consejos para mantenerte organizado y ayudarte a concentrarte incluso en los días más locos.

• Utilice una estación de carga optimizada para todos sus dispositivos. No hay cuerdas enredadas e incluso puedes mezclar y combinar diferentes tipos de cargadores de teléfono para asegurarte de que sea accesible para cualquier persona.
• Cuide su salud utilizando teclados, sillas y escritorios ergonómicamente correctos.
• Utilice el espacio vertical invirtiendo en un organizador de escritorio estilo torre. Intente implementar un sistema organizacional para mantener los papeles más urgentes en la parte superior, disminuyendo la urgencia en cada estante para que su flujo de trabajo no se interrumpa al perder tiempo y buscar algo que se debe entregar hoy.

Actualice su Lista de Tareas pendientes

Atrás quedaron los días de notas adhesivas de colores que abarrotaban cada superficie. Nunca vuelvas a perder una lista de tareas pendientes introduciendo las mejores aplicaciones de organización del mundo en tu vida. Hay algo para cada tipo de gerente de oficina: el escritor, el pensador visual, el multitarea. Aquí hay tres favoritos para la administración de tareas:

• Momentum: Momentum te recibe con una fotografía impresionante que te hará pensar en tus próximas vacaciones. Pero antes de distraerte demasiado, echa un vistazo a su función de lista de tareas pendientes. Es simple, ágil y obtiene la satisfacción de marcar una casilla para borrar su lista al final de un día productivo.
• Evernote: Este es para los escritores que hay. No solo puede crear una lista detallada de tareas diarias, sino que también puede combinar todas sus necesidades de toma de notas en un solo lugar. Las plantillas de Evernote son particularmente útiles en una crisis de tiempo, por lo que no tienes que gastar tiempo de trabajo valioso en crear tus propios documentos desde cero.
• Wunderlist: El diseño altamente funcional de Wunderlist le permite administrar muchas listas al mismo tiempo, establecer recordatorios, realizar un seguimiento de notas importantes e incluso crear grabaciones de voz. Lo mejor de todo es invitar a compañeros de trabajo a colaborar para verificar las listas simultáneamente.

Deje que los paquetes se Ordenen por Sí mismos

Con el crecimiento exponencial de las compras en línea, asegurarse de que cada paquete se entregue a su propietario puede sentirse como un trabajo de tiempo completo. Tener cajas apiladas al lado de su escritorio es estresante y puede significar un aumento en paquetes perdidos y recogidas accidentales de los artículos equivocados. Transfiera el papel de «cartero» a la nueva tecnología en el lugar de trabajo, como el casillero de almacenamiento personalizable de Parcel Pending. Un sistema de entrega de casilleros garantiza que todo se reciba de la forma más segura posible a través de unos sencillos pasos:

• La aplicación móvil Parcel Pending permite a cada persona realizar un seguimiento de la entrega de su paquete personal.
• Las cámaras integradas capturan cada entrega y cada recogida para asegurarse de que los paquetes caigan en las manos adecuadas.
• Escanear un código de barras permite la entrega y recuperación rápidas de paquetes.
• Los casilleros de paquetes pendientes reciben entregas de todos los mensajeros, por lo que cada paquete se puede entregar, el 100% del tiempo.

No solo es una forma eficiente de administrar y organizar su oficina, sino que también es una ventaja innovadora para los empleados que mantiene felices a sus empleados.

Optimiza tus canales de comunicación

Sabes lo que se siente al repetir el mismo mensaje una y otra vez. Mantenerse al día con el método de comunicación y programación preferido de todos puede ser abrumador. Afortunadamente, hay nuevas plataformas disponibles para mejorar el intercambio diario. A continuación, se presentan algunos de los canales de comunicación más eficientes para mejorar el éxito del lugar de trabajo:

• Calendly: Calendly es la forma más fácil de programar reuniones automáticamente sin el agonizante ir y venir entre las partes. Puede conectar hasta seis calendarios para comprobar la disponibilidad automáticamente. Las notificaciones mantienen a todos actualizados mientras se establece un «aviso de programación mínima» para asegurarse de que siempre haya tiempo suficiente para prepararse.
• Campamento base: Organice a todos en un solo lugar. Basecamp funciona mejor para las comunicaciones que rodean los proyectos en espacios de oficina colaborativos. Los tableros de mensajes específicos de proyectos significan que todos están al tanto y que nadie recibe alertas que no les conciernan directamente.
• ActiveInbox: ActiveInbox garantiza que las comunicaciones por correo electrónico o los seguimientos no se escapen a través de esas grietas proverbiales de Internet. Es una herramienta de administración de correo electrónico perfecta que le permite convertir mensajes que requieren acción en tareas. La función «enviar más tarde» es un salvavidas; no tienes que depender de tu propia memoria para responder de manera oportuna, especialmente si estás disperso en diferentes zonas horarias.

No tenga miedo de combinar estos consejos de administración de oficinas para encontrar una solución personalizada para su espacio de oficina. Como gerente de oficina, conoce mejor su lugar de trabajo y puede incorporar nuevos servicios y aplicaciones basados en la cultura de nuestra empresa. Elija los consejos y trucos que más le gusten para maximizar su eficiencia y contribuir a un lugar de trabajo próspero.
Fuentes:
Maestro de Nación. Tendencias de Compras en Línea 2019 & Cifras clave: Lo que necesita Saber. 14 de enero de 2019. https://www.nationmaster.com/ecommerce
NY Mag. Los Mejores Teclados y Ratones Ergonómicos para Prevenir el Dolor de Muñeca. http://nymag.com/strategist/article/best-ergonomic-keyboards-mouses-prevent-wrist-pain.html