So erstellen Sie eine Visitenkartensignatur in Outlook 2010

Kontaktinformationen werden zum größten Teil von der überwiegenden Mehrheit der E-Mail-Clients automatisch verarbeitet. Outlook 2010, Gmail, Hotmail, Windows Live Mail und der Rest neigen dazu, Kontaktinformationen basierend auf den Absenderinformationen automatisch auszufüllen. In den meisten Fällen leisten diese Clients gute Arbeit – wenn Sie jedoch etwas mehr Kontrolle darüber haben möchten, wie Ihre Kontaktinformationen in den Adressbüchern Ihrer Empfänger angezeigt werden, erstellen Sie am besten eine Visitenkartensignatur mit Outlook 2010.

Mit einer Outlook-Visitenkartensignatur (auch bekannt als vCard oder .vcf-Datei), werden Ihre Kontaktinformationen zusammen mit Ihrer E-Mail in einem aufgeräumten Paket geliefert, das Adressbuchkontakte präziser und vollständiger auffüllt. Außerdem verleihen sie Ihren geschäftlichen E-Mails ein professionelles Erscheinungsbild und gewinnen Ihre Punkte mit allen Outlook-Junkies, mit denen Sie korrespondieren. In dieser groovigen Anleitung zeige ich Ihnen, wie Sie in wenigen Minuten professionell aussehende Visitenkartensignaturen in Outlook 2010 erstellen.

Erstellen Sie einen Kontakt für sich selbst

Visitenkarten in Outlook 2010 beginnen als Kontakte. Ihr erster Schritt besteht also darin, einen Kontakt für sich selbst zu erstellen, falls Sie dies noch nicht getan haben.

Schritt 1

Starten Sie Outlook und klicken Sie auf Kontakte > Neuer Kontakt

Schritt 2

Geben Sie Ihre Kontaktinformationen ein. Dabei werden Sie feststellen, dass die Informationen automatisch auf Ihrer Visitenkarte auf der rechten Seite abgebildet werden.

Machen Sie sich keine Sorgen darüber, was enthalten ist und wie es jetzt aussieht — wir werden dies später ändern. Fügen Sie einfach alles hinzu, was Sie in Ihre Visitenkarte aufnehmen möchten.

Bearbeiten der Kontaktinformationen auf Ihrer Outlook 2010-Visitenkarte

An dieser Stelle haben Sie eine voll funktionsfähige Visitenkarte, wenn auch eine generische. Sie können es weiter personalisieren, indem Sie die auf der Karte angezeigten Informationen bearbeiten und Formatierungen und Logos hinzufügen.

Schritt 1

Wenn Ihr Kontakt noch geöffnet ist, klicken Sie im Menüband Kontakt auf Visitenkarte. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf Ihre Visitenkarte klicken und Visitenkarte bearbeiten auswählen.

Schritt 2

Dies öffnet das Fenster Visitenkarte bearbeiten. Hier können Sie das Kartendesign ändern, die Felder hinzufügen / entfernen und neu anordnen sowie jede Zeile auf Ihrer Visitenkarte formatieren. Oben links befindet sich eine Vorschau Ihrer Outlook 2010-Visitenkarte, wie sie in Ihrer Signatur angezeigt wird.

Schritt 3

Wählen Sie zunächst die Felder aus, die Sie in Ihre Visitenkarte aufnehmen möchten. Sie können ein Feld neu anordnen, indem Sie das Feld unten links auswählen und auf die Aufwärts- oder Abwärtspfeile klicken. Ebenso können Sie ein Feld entfernen, indem Sie es auswählen und auf Entfernen klicken.

Ich habe beschlossen, meine private Telefonnummer und Geschäftsadresse zu entfernen. Hinweis: Dadurch werden die zugrunde liegenden Informationen nicht aus Ihrem Kontakt entfernt. Es schließt es einfach von Ihrer Visitenkarte aus, damit die Empfänger es nicht sehen.

Klicken Sie auf Hinzufügen, um ein Feld hinzuzufügen. Wenn das von Ihnen hinzugefügte Feld in Ihren Kontaktinformationen ausgefüllt wurde, wird es automatisch ausgefüllt. Wenn nicht, können Sie die entsprechenden Details eingeben, nachdem Sie sie hinzugefügt haben.

Anpassen des Formats und des Designs Ihrer Outlook 2010-Visitenkarte

Nachdem Sie mit den auf Ihrer Visitenkarte angezeigten Informationen zufrieden sind, können Sie das Erscheinungsbild der einzelnen Felder sowie das Gesamtdesign Ihrer Visitenkarte ändern.

Schritt 1

Bitte wählen Sie ein Feld aus, um es zu bearbeiten. Im Bearbeitungsfenster auf der rechten Seite können Sie den Wert des Felds ändern (unabhängig davon, was in Ihren Kontaktinformationen enthalten ist), den Textstil, die Textfarbe und die Textausrichtung ändern und eine Beschriftung hinzufügen (optional).

Die Beschriftung wird links oder rechts neben dem Feld angezeigt. Um eine vorhandene Beschriftung zu entfernen, deaktivieren Sie das Feld Beschriftung oder wählen Sie Keine Beschriftung aus dem Dropdown-Menü aus.

Tipp: Sie können Felder auch auswählen, indem Sie in der Vorschau darauf klicken.

Schritt 2

Wählen Sie ein Logo oder einen Hintergrund für Ihre Visitenkarte aus, indem Sie im Kartendesign-Bereich neben Bild auf Ändern… klicken. Navigieren Sie zu dem Bild, das Sie verwenden möchten.

Positionieren Sie Ihr Bild mithilfe der Dropdown-Menüs Layout und Bildausrichtung. Wenn Sie ein anderes Layout als ein Hintergrundbild auswählen, können Sie die Größe des Bildes ändern, indem Sie den Prozentsatz im Bildbereich ändern.

Sie können auch eine Hintergrundfarbe für die gesamte Visitenkarte hinzufügen, indem Sie auf den Farbeimer neben Hintergrund klicken.

Schritt 3

Klicken Sie auf OK, wenn Sie zufrieden sind, und klicken Sie dann auf Speichern & Schließen.

Anhängen von Visitenkarten als Signaturen in Outlook 2010

Sie können eine Visitenkarte in eine neue Nachricht einfügen, indem Sie auf die Registerkarte Einfügen klicken und eine Visitenkarte auswählen. Wenn Sie Ihre Visitenkarte zum ersten Mal einfügen, müssen Sie sie im Dialogfeld Andere Visitenkarten auswählen.

Sie können diesen Schritt überspringen, indem Sie Ihre Visitenkarte in Ihre Signatur aufnehmen. So geht’s:

Schritt 1

Klicken Sie im Fenster Neue Nachricht auf > Signaturen einfügen und dann auf Signaturen.

Schritt 2

Klicken Sie im Fenster Signaturen und Briefpapier auf Neu. Geben Sie einen Namen für die Signatur ein und klicken Sie auf OK.

Schritt 3

Wählen Sie Ihre neu erstellte Signatur aus und klicken Sie auf Visitenkarte.

Wählen Sie die gewünschte Visitenkarte aus, und klicken Sie auf OK. Wenn Sie möchten, können Sie die Größe der Visitenkarte für die Signatur ändern, indem Sie im Dropdown-Menü Größe einen Prozentsatz auswählen.

Schritt 4

Weisen Sie die Signatur über das Dropdown-Menü oben rechts einem E-Mail-Konto als Standardsignatur zu.

Ich empfehle es als Standard für neue Nachrichten, aber nicht für Antworten / Weiterleitungen, da Personen, an die Sie antworten oder weiterleiten, bereits über Ihre Visitenkarte verfügen.

Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Schritt 5

Klicken Sie auf Neue Nachricht.vcf-Datei.

Speichern von Kontaktinformationen von einer Visitenkarte

Wenn Empfänger eine Visitenkarte erhalten, verarbeitet ihr E-Mail-Client diese entsprechend. Outlook-Benutzer können auf den Anhang klicken, um eine Vorschau der Kontaktinformationen in ihrem Adressbuch anzuzeigen. Anschließend können sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Visitenkarte klicken und zu Outlook-Kontakten hinzufügen, um die Kontaktinformationen in ihren Adressbüchern zu speichern.

Importieren von vCards (.vcf-Dateien) in Google Mail ist ein bisschen klobiger. Sie müssen den Anhang herunterladen.vcf auf Ihre Festplatte und importieren Sie es dann. Klicken Sie dazu auf Kontakte und dann auf Importieren und klicken Sie auf Datei auswählen, um zu den gespeicherten zu navigieren .vcf-Datei.

Das schließt es für Outlook 2010 Visitenkartensignaturen ein. Schauen Sie sich einige dieser groovigen E-Mail-Visitenkartenvorlagen von Microsoft an. Speichern Sie sie auf Ihrer Festplatte, und doppelklicken Sie dann darauf, um sie in Outlook zu öffnen. Ändern Sie die Kontaktinformationen und speichern Sie sie als neue Visitenkarte.