19 Essential Executive Assistant Fähigkeiten für 2021

Sie haben unsere Liste der besten Fähigkeiten als Executive Assistant entdeckt.

Executive Assistant Skills sind Qualitäten und Fähigkeiten, die hochrangigen Assistenten helfen, in ihren Positionen erfolgreich zu sein. Beispiele für diese Kompetenzen sind Multitasking-Fähigkeiten, Entscheidungsfähigkeiten und Zeitmanagement. Executive Assistants werden auch allgemein als EAS, Executive Secretaries und Personal Assistants bezeichnet.

Sie können diese Fähigkeiten aus Executive Assistant-Büchern lernen und am Virtual Administrative Professional’s Day Dankbarkeit dafür zeigen.

Dieser Beitrag enthält:

• executive assistant Key Stärken
• Executive Assistant Kompetenzen
• technische Fähigkeiten für Executive secretaries
• Executive secretary Qualifikationen
• Personal assistant skills

Hier ist alles, was Sie wissen müssen.

Liste der Fähigkeiten von Executive Assistant

Von der Überzeugung bis zur Liebe zum Detail, hier ist eine Liste der Fähigkeiten, die jeder Executive Assistant besitzen sollte.

Organisatorische Fähigkeiten

Organisatorische Fähigkeiten sind eine der wichtigsten Stärken von Executive Assistant. Hochrangige Assistenten jonglieren mit vielen Aufgaben und großen Informationsmengen. Ohne ein geordnetes System können Assistenten leicht ins Hintertreffen geraten, Termine verpassen oder wichtige Details aus den Augen verlieren. Der organisierte Assistent kann schnell Antworten finden und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Diese Personen sind ruhiger, effizienter und erscheinen kompetenter.

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Multitasking

Selten hat ein Executive Assistant die Freiheit, sich gemächlich zu bewegen und sich auf eine Mission zu konzentrieren. Qualifizierte Assistenten müssen Multitasker sein, die jederzeit bereit sind, sich zu drehen, wenn ein dringender Bedarf entsteht. Dann müssen sie die vorherige Aufgabe wieder aufnehmen, wenn die Krise endet. Oft tritt diese Verschiebung viele Male im Laufe des Tages auf. Probleme stellen sich und Kollegen haben Fragen. Telefone klingeln, Pläne ändern sich. Versierte Executive Assistants müssen Unterbrechungen in Kauf nehmen und lernen, wie man effektiv priorisiert.

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Zeitmanagement

Zeitmanagement ist eine der wichtigsten Kompetenzen von Executive Assistant. Die Aufgaben der Assistenten sind in der Regel zeitkritisch. Konzentriert zu bleiben und Aufgaben pünktlich zu erledigen, ist entscheidend für den beruflichen Erfolg. Ganz zu schweigen davon, dass Executive Assistants stetige Arbeitsströme erhalten und leicht zurückfallen können, wenn sie nicht auf dem Laufenden bleiben.

Gute Zeitmanagementfähigkeiten sorgen für einen reibungslosen Ablauf und reduzieren den Stress. Assistenten brauchen ein gutes Gespür dafür, welche Jobs priorisiert werden müssen und wie viel Zeit sie für jedes Unterfangen aufwenden müssen. Wenn eine Aufgabe länger dauert als erwartet, wissen gute Assistenten, wann sie Hilfe anfordern oder den Job an einen Teamkollegen delegieren müssen.

Auch fähige Assistenten wissen, wie man effiziente Arbeitsabläufe gestaltet und Grenzen setzt. Wenn Executive Assistants die Verantwortlichkeiten nicht innerhalb des Arbeitstages durchlaufen, können sie spät arbeiten oder überarbeiten. Um Burnout zu vermeiden, bleibt der intelligente Assistent während der Arbeitszeit konzentriert und zieht am Ende des Tages den Stecker und reagiert nur auf Notfälle nach Stunden.

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Kommunikationsfähigkeiten

Kommunikationsfähigkeiten sind für Executive Assistants von entscheidender Bedeutung. Erstens müssen Assistenten wissen, wie man professionell mit Führungskräften, Geschäftspartnern und hochrangigen Kunden spricht und schreibt. Grammatik ist entscheidend, ebenso wie Schreibkonventionen. Zum Beispiel sollten Assistenten wissen, wie man einen formellen Geschäftsbrief richtig formatiert, und sollten die Rechtschreibung dreifach überprüfen, bevor sie E-Mails senden.

Ton ist auch wichtig. Versierte Assistenten wissen, wann sie einen persönlicheren und freundlicheren Ton anschlagen müssen und welche Situationen strenge Formalitäten erfordern. Länge und Medium sollten ebenfalls angemessen sein. Eine vorübergehende Erwähnung oder ein Memo kann für weniger Nachrichten ausreichen, während größere Ankündigungen oder Probleme eine detaillierte E-Mail oder einen formellen Bericht verdienen.

Assistenten der Geschäftsleitung sollten auch Anweisungen geben können. Top-Assistenten beaufsichtigen häufig andere Verwaltungsassistenten und koordinieren Abteilungen bei speziellen Projekten. Diese Aufgaben erfordern die Fähigkeit, klare Anweisungen zu geben und respektvoll mit den Mitarbeitern zu kommunizieren.

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Dateneingabe

Die Dateneingabe ist eine der begehrtesten technischen Fähigkeiten für Exekutivsekretäre. Aufzeichnungen sind eine der Schlüsselfunktionen von Assistenten. Exekutivsekretäre nehmen häufig Sitzungsprotokolle auf und bearbeiten sie, pflegen Datenbanken und verwalten Ablagesysteme. Diese Personen müssen in der Lage sein, Informationen mit einem hohen Maß an Geschwindigkeit und Genauigkeit einzugeben. Sie müssen auch wissen, wie sie Daten schnell abrufen können.

Technische Grundkenntnisse sind ebenfalls hilfreich. In einer perfekten Welt würde die IT-Abteilung den Anruf jedes Mal beantworten, wenn eine Tabelle wackelig wurde. In der Realität brauchen Probleme oft Zeit, um diagnostiziert und behoben zu werden. Außergewöhnliche Assistenten können in der Zwischenzeit praktikable Lösungen finden, um sicherzustellen, dass wichtige Daten zugänglich sind.

People Skills

People Skills sind für Executive Assistants unerlässlich. Jeden Tag interagieren Assistenten mit Dutzenden von Menschen innerhalb und außerhalb des Unternehmens, digital, telefonisch und persönlich. Um im Job zu übertreffen, müssen Executive Assistants Beziehungen zu vielen dieser Leute entwickeln. Assistenten müssen oft um Gefälligkeiten bitten, und eine Beziehung macht einen großen Unterschied. Die Leute sind eher geneigt, angenehme Menschen zu unterstützen. Zusätzliche Punkte, wenn der Assistent dem potenziellen Helfer in der Vergangenheit geholfen hat oder sich an persönliche Daten wie die Namen der Kinder oder die letzten Ferien erinnert.

Am wichtigsten ist, dass persönliche Assistenten positive Beziehungen zu ihren Führungskräften aufbauen müssen. Die besten Executive Assistants sind sympathisch und dennoch hart. Sie können sagen, wann sie den Chef herausfordern und wann sie sich fügen müssen. Sie wissen, wann sie die Stimmung aufhellen und wann sie ernst bleiben müssen. Sie sind freundlich mit dem Chef, ohne Grenzen zu überschreiten. Führungskräfte mögen und respektieren diese Personen.

Außerdem bauen großartige Assistenten Beziehungen zum inneren Kreis der Führungskraft auf, einschließlich der Familie des Chefs und der engsten Kollegen.

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Persuasion

Executive Assistants müssen genauso geschickt in der Kunst des Deals sein wie Führungskräfte. Vielleicht müssen sie ausverkaufte Konzertkarten für den Chef erzielen oder einen Rabatt auf das Catering aushandeln. Vielleicht muss der Assistent ein Komitee rekrutieren, um eine Veranstaltung einzurichten, oder Kollegen mit einer großen Unternehmensänderung an Bord holen. Überzeugungsfähigkeiten beruhigen Andersdenkende, gewinnen potenzielle Mitarbeiter, sichern Sie sich besondere Gefälligkeiten, und halten Sie den Betrieb reibungslos am Laufen.

Problemlösung

Executive Assistants sind erfahrene Problemlöser. Führungskräfte nehmen häufig die Hilfe von Assistenten in Anspruch, um Herausforderungen anzugehen, für die sie nicht die Zeit oder Bandbreite haben, um Abhilfe zu schaffen. Die Leute machen die Exekutive ständig auf Probleme aufmerksam, und der Chef hat möglicherweise nicht die Zeit, sich mit jedem Schluckauf zu befassen.

Diese Hindernisse reichen vom Alltäglichen, wie die Suche nach einem neuen Lieferanten für Druckertinte, bis zum Ungewöhnlichen, wie das Aufspüren eines Tablets, das während einer Geschäftsreise in einem Flugzeug zurückgelassen wurde. Oft stehen Assistenten vor mehreren Hürden oder starren auf seltsame Probleme. Out-of-the-box, einfallsreiches Denken ist notwendig, um diese Probleme zu lösen. Die Fähigkeit, alternative Lösungen vorzuschlagen und auf den Beinen zu denken, ist entscheidend für Executive Assistants, die sich mit täglichen Curveballs befassen.

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Gelassenheit

Die Fähigkeit, in Stresssituationen ruhig zu bleiben, ist eine der wichtigsten Qualifikationen des Exekutivsekretärs. Führungskräfte, die sich mit Organisationskrisen befassen, rufen häufig Assistenten zur Hilfe. Als Ergebnis, Executive Assistants finden sich mit High-Stakes-Situationen zu tun.

Selbst alltägliche Arbeitssituationen können jedoch stressig werden. Zum Beispiel, Vielleicht verpasst der Chef seinen Flug wegen des Verkehrs, oder Verzögerungen bei der Reservierung eines Abendessens bis zur letzten Minute. Vielleicht verlangt ein verärgerter Kollege, den Chef zu sehen, und frustriert den Assistenten. Vielleicht ist die Tagesordnung des Tages einfach vollgepackt, und der Assistent macht sich Sorgen, alles zu beenden. Oder vielleicht hat der Chef einen schlechten Tag und ist stachelig.

Egal wie stressig die Situation ist, gute Assistenten geraten nicht in Panik. Sie bleiben ruhig, finden eine Lösung und lassen niemanden sie schwitzen sehen.

Entscheidungsfindung

Assistenten der Geschäftsleitung treffen jeden Tag Dutzende von Entscheidungen. Obwohl Führungskräfte manchmal Assistenten Aufgaben oder Aufgaben geben, gibt es oft wenig Aufsicht und Richtung. Die Rolle neigt dazu, unabhängig und selbstgesteuert zu sein. Executive Assistants wissen, was sie tun müssen und müssen entscheiden, wie sie Aufgaben am besten erledigen.

Manchmal müssen persönliche Assistenten zeitkritische Entscheidungen treffen, wenn Führungskräfte nicht da sind. Die besten Assistenten verstehen die Grenzen ihrer Befugnisse und wissen, wann sie den Anruf tätigen und eine Entscheidung selbst treffen und wann sie den Chef aufspüren müssen.

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Technisch versiert

Einige Führungskräfte kaufen die neuesten Geräte, während andere Palm Pilots aus den 90er Jahren rocken. Einige Führungskräfte veranstalten Meetings in der virtuellen Realität, während andere beim Tippen auf ihren Tastaturen picken. In jedem Fall müssen Assistenten über die Technologie auf dem Laufenden bleiben. In der Tat, wenn Chefs technologisch hinterherhinken, ist es für einen Assistenten noch wichtiger, technisch versiert zu sein. Wenn der Chef ein Passwort für ein Konto abrufen muss, das mit einer Telefonnummer verknüpft ist, die er seit drei Jahren nicht mehr hatte, ist sein Assistent derjenige, der mit dem technischen Support telefoniert.

Persönliche Assistenten sollten mindestens über grundlegende Kenntnisse in der Google Suite oder Microsoft Office Suite verfügen. Assistenten sollten mehr als 70 Wörter pro Minute eingeben, in der Lage sein, neue Software schnell zu erlernen und mit E-Mail- und Internetrecherchen vertraut zu sein. Es ist auch ratsam, sich mit dem Telefon- und Laptop-Betriebssystem des Chefs vertraut zu machen, da der Assistent möglicherweise irgendwann Fehler beheben muss.

Hartnäckigkeit

Hartnäckigkeit und Körnigkeit sind wichtige Eigenschaften für leitende Angestellte. Führungskräfte sind sehr speziell, und einige sind geradezu stachelig. Selbst mit einem großartigen Chef werden Assistenten regelmäßig mit schwierigen Menschen und herausfordernden Situationen umgehen. Resilienz ist der Schlüssel, um in der Position zu bleiben. Executive Assistants müssen sich von Misserfolgen und schlechten Tagen erholen. Es kann schwierig sein, eine dicke Haut und Toleranz aufzubauen, aber Enttäuschung und Widrigkeiten zu überstehen, ist ein Muss in dieser Rolle.

Diskretion

Executive Assistants befassen sich mit vertraulichen Informationen und heiklen Situationen, und Diskretion ist ein Muss. Assistenten müssen taktvoll handeln und Vertraulichkeit wahren. Sie sollten keine Informationen an andere Abteilungen weitergeben, absichtlich oder auf andere Weise. Klatsch kommt nicht in Frage. Besprechungsgespräche sollten nicht zu Pausengesprächen werden. Assistenten sollten sich auch bewusst sein, wo sie sensible Dokumente hinterlassen oder sich von ihren Computerbildschirmen entfernen, ohne zuerst Fenster zu schließen.

Persönliche Assistenten neigen dazu, in Details über das Privatleben des Chefs eingeweiht zu sein. Der Assistent ist möglicherweise näher an der Familie des Chefs als andere Mitarbeiter und muss verstehen, dass dies ein Privileg ist. Assistenten sollten die Grenzen ihrer Führungskraft außerhalb der Arbeit einschätzen und respektieren.

Wenn es beispielsweise bei den Kindern des Chefs einen medizinischen Notfall gibt, der eine Besprechung absagen muss, sollte der Assistent bestimmen, wie viele Informationen weitergegeben werden sollen. Ein einfaches „musste früh gehen“ könnte ausreichen, oder „medizinischer Notfall“, wenn der Gast wichtig ist. „Little Billy’s appendix burst“ zu sagen, ist wahrscheinlich unangemessen. Ein guter Assistent schützt die Privatsphäre des Chefs, auch wenn Kollegen hebeln.

Eventkoordination

Eventkoordination ist eine wertvolle Fähigkeit als Executive Assistant. Nicht jede Stellenbeschreibung eines Assistenten umfasst die Planung von Partys und Veranstaltungen, aber es gibt immer noch Situationen, in denen diese Fähigkeiten nützlich sind. Zum Beispiel muss der Assistent möglicherweise Catering für eine Vorstandssitzung bestellen. Oder vielleicht muss der Assistent die Reihenfolge des Zeitplans bei einem Firmen-Retreat verschieben, weil der Hauptredner noch nicht angekommen ist.

Die Möglichkeit, Anbieter zu recherchieren, Anrufe zu tätigen, Preise zu verhandeln, Helfer zu rekrutieren, eine Show zu schreiben, zu dekorieren und sich um winzige Details zu kümmern, ist praktisch, wenn Sie die rechte Hand einer Führungskraft sind, die möglicherweise eine Veranstaltung veranstalten muss.

Der Planungsprozess kann nahtloser sein, wenn Sie Event-Management-Software verwenden.

Führung

Persönliche Assistenten sind nicht nur die rechte Hand der Führungskraft, sie sind auch selbst Führungskräfte. Executive Assistants beaufsichtigen oft die Verwaltungsassistenten oder leiten spezielle Projekte. Sie verwalten und legen auch ihre eigenen Ziele und Workflows fest. Führungsqualitäten helfen Executive Assistants, die Verantwortung für ihre Rollen zu übernehmen. Die Fähigkeit, Initiative zu ergreifen, Anweisungen zu geben und für Ergebnisse verantwortlich zu sein, dient den Assistenten gut.

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Liebe zum Detail

Liebe zum Detail ist eine der wichtigsten Fähigkeiten des persönlichen Assistenten. Führungskräfte und ihre inneren Kreise haben hohe Erwartungen. Während ein Tippfehler in niedrigeren Positionen möglicherweise keine große Sache ist, können Fehler auf höheren Ebenen schwerwiegende Folgen haben. Zum Beispiel scheint das falsche Schreiben eines Namens keine große Sache zu sein. Die falsche Schreibweise des Namens eines potenziellen Kunden oder des Namens eines Vorstandsmitglieds kann jedoch Respektlosigkeit vermitteln und die Beziehung beeinträchtigen. Das Verlegen eines wichtigen Poststücks kann zu einer Klage führen. Selbst wenn das Worst-Case-Szenario nicht eintritt, wirken Fehler unprofessionell.

Führungskräfte sind beschäftigt und haben es oft eilig. Executive Assistants sind die letzte Verteidigungslinie gegen Fehler. Es liegt an hochrangigen Assistenten, jedes Detail zu überprüfen, jedes Dokument dreifach zu überprüfen und die absolute Genauigkeit sicherzustellen.

Anpassungsfähigkeit

Der Wandel ist konstant, insbesondere in der heutigen Geschäftslandschaft. Executive Assistant Aufgaben ändern sich oft von Tag zu Tag in den stabilsten Zeiten. Manchmal müssen Assistenten den Kurs während der Aufgabe ändern. Große Assistenten sind biegsam, verfügbar und bereit, neue Ansätze zum Experimentieren auszuprobieren.

Als erste Teammitglieder, die von wichtigen Entscheidungen erfahren, stehen Assistenten der Geschäftsleitung häufig an vorderster Front bei organisatorischen Veränderungen. Durch eine positive Einstellung können Assistenten die Verantwortung übernehmen und die Mitarbeiter davon überzeugen, sich an diese Veränderungen anzupassen. Sie können der Exekutive auch Bedenken und Gefühle vermitteln.

Vor allem große Führungsassistenten nehmen Veränderungen vor und werden selten durch Shakeups in ihre Routinen abgeworfen. In der Tat begrüßen und begrüßen die besten Assistenten Veränderungen und genießen die Fähigkeit, sich der Herausforderung zu stellen.

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Gute Assistenten der Geschäftsleitung reagieren auf Anfragen des Chefs. Große Executive Assistants antizipieren diese Anfragen und haben bereits Lösungen parat. Zum Beispiel eine Kontaktliste für Besprechungsteilnehmer und die Kontaktaufnahme mit verspäteten Ankünften. Oder ein paar Lieferoptionen für das Mittagessen an einem Tag, an dem die Führungskraft Rücken an Rücken Besprechungen hat. Antizipation ist eine unausgesprochene Anforderung des Jobs. In der Rolle geht es darum, die Bedürfnisse einer Führungskraft zu erfüllen, und ein Teil der Aufgabe besteht darin, diese Bedürfnisse zu ermitteln und vorherzusagen.

Demut

Demut ist eine der wichtigsten Eigenschaften für Assistenten. Executive Assistants haben eine Rolle hinter den Kulissen. Die Mission des Assistenten ist es, seinem Chef zum Erfolg zu verhelfen und kompetent auszusehen. Anerkennung ist schön, aber Assistenten sollten keinen übermäßigen Dank erwarten. Diese Teammitglieder sollten auch nicht darauf hinweisen, wie hilflos ihr Chef ohne sie ist. Die besten Executive Assistants leiten die Show, ohne ins Rampenlicht zu treten. Sie sind wie Bühnenhände, die hinter der Bühne herumlaufen, um es dem Stern zu ermöglichen, auf der Bühne zu glänzen.

Hochrangige Assistenten sollten kompetent, aber nicht übermütig sein. Es ist keine leichte Aufgabe, hohe Leistung mit Demut zu verbinden, aber es ist absolut notwendig. Große Executive Assistants haben Vertrauen in ihre Fähigkeiten, behalten aber einen Hauch von Bescheidenheit bei. Sie sind wichtig, aber nicht selbstwichtig. Diese Fähigkeit zur Demut dient ihnen gut in der Rolle und hilft ihnen, besser mit Chefs und Kollegen auszukommen.

Fazit

Assistenten der Geschäftsleitung haben selten langweilige Jobs. Die Aufgaben gehen weit über das Beantworten von Telefonen oder das Organisieren von Dateien hinaus. In der Tat decken Assistenten eine breite Palette von Bedürfnissen ab und behandeln viele verschiedene Umstände, von denen viele über den Rahmen normaler Stellenbeschreibungen hinausgehen.

Die besten persönlichen Assistenten sind Alleskönner, aber es gibt eine Reihe von Kernkompetenzen, die Einzelpersonen dabei helfen, sich in dieser Rolle zu profilieren. Wenn Sie die Attribute in diesem Artikel besitzen, haben Sie möglicherweise eine Zukunft als Executive Assistant. Wenn nicht, haben Sie keine Angst, Sie können die Kompetenzen üben und beherrschen, die erforderlich sind, um die Geheimwaffe Ihres Unternehmens zu werden.

Als nächstes schauen Sie sich unsere Liste der Executive Assistant Tools, diesen Leitfaden zum Executive Team Building und diesen mit Online-Collaboration-Tools an.

FAQ: Executive Assistant skills

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Executive Assistant Skills.

Was macht ein Executive Assistant?

Ein Executive Assistant bietet administrative Unterstützung für hochrangige Führungskräfte wie Firmenpräsidenten, CEOs und Mitglieder der C-Suite. Diese Assistenten koordinieren Besprechungen, vereinbaren Termine, verwalten den Zeitplan des Chefs, beantworten Telefone, treffen Reisevorbereitungen, bereiten wichtige Dokumente vor und legen sie ab und führen Sie bei Bedarf andere wichtige Aufgaben aus. Verantwortlichkeiten und Umfang des Jobs können je nach Unternehmen und Führungskraft variieren. Exekutivassistenten beaufsichtigen häufig die anderen Verwaltungsassistenten und führen spezielle Projekte innerhalb der Organisation an.

Was sind Executive Assistant Skills?

Executive Assistant Skills sind Kompetenzen, die es persönlichen Assistenten ermöglichen, auf hohem Niveau zu arbeiten. Beispiele für ideale persönliche Assistentenfähigkeiten sind Hartnäckigkeit, Diskretion und Problemlösung.

Was sind die drei wichtigsten Fähigkeiten eines Executive Assistant?

Die drei wichtigsten Fähigkeiten eines Executive Assistant sind Anpassungsfähigkeit, People Skills und Organisation.

Wie entwickeln Sie die Fähigkeiten von Executive Assistant?

Der sicherste Weg, die Fähigkeiten eines Executive Assistant zu entwickeln, besteht darin, als persönlicher Assistent zu dienen. Die meisten EAS lernen und perfektionieren ihr Handwerk bei der Arbeit. Wenn Sie jedoch Ihre persönlichen Assistentenfähigkeiten verbessern möchten, um schließlich eine höhere Position zu erreichen, können Sie Bücher lesen, Online-Kurse belegen oder Tutorial-Videos ansehen und Gespräche üben. Sie können auch Online-Typisierungstests durchführen und mit Office-Software üben.

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