19 Habilidades Esenciales de Asistente Ejecutivo para 2021

Descubriste nuestra lista de las mejores habilidades de asistente ejecutivo.

Las habilidades de asistente ejecutivo son cualidades y habilidades que ayudan a los asistentes de alto nivel a prosperar en sus posiciones. Ejemplos de estas competencias incluyen capacidad multitarea, habilidades de toma de decisiones y gestión del tiempo. Los asistentes ejecutivos también se conocen comúnmente como EA, secretarios ejecutivos y asistentes personales.

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Este post contiene:

• asistente ejecutivo fortalezas clave
• competencias de asistente ejecutivo
• habilidades técnicas para secretarias ejecutivas
• calificaciones de secretaria ejecutiva
• habilidades de asistente personal

Aquí está todo lo que necesita saber.

Lista de habilidades de asistente ejecutivo

Desde la persuasión hasta la atención al detalle, aquí hay una lista de habilidades que cada asistente ejecutivo debe poseer.

Habilidades organizativas

Las habilidades organizativas son una de las principales fortalezas clave de los asistentes ejecutivos. Los asistentes de alto nivel hacen malabares con muchas tareas y grandes cantidades de información. Sin un sistema ordenado, los asistentes pueden retrasarse fácilmente, no cumplir con los plazos o perder la noción de los detalles importantes. El asistente organizado puede encontrar respuestas rápidamente y mantiene las operaciones fluyendo sin problemas. Estos individuos son más tranquilos, más eficientes y parecen más competentes.

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Multitarea

Rara vez un asistente ejecutivo tiene la libertad de moverse a un ritmo pausado y concentrarse en una misión a la vez. Los asistentes calificados deben ser multitarea, listos para pivotar en cualquier momento cuando surja una necesidad urgente. Luego, deben reanudar la tarea anterior cuando termine la crisis. A menudo, este cambio ocurre muchas veces a lo largo del día. Los problemas se presentan y los colegas tienen preguntas. Los teléfonos suenan, los planes cambian. Los asistentes ejecutivos inteligentes deben tomar las interrupciones con calma y aprender a priorizar de manera efectiva.

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Gestión del tiempo

La gestión del tiempo es una de las competencias de asistente ejecutivo más importantes. Las tareas de los asistentes tienden a ser urgentes. Mantenerse enfocado y completar las tareas a tiempo es crucial para el éxito del trabajo. Sin mencionar que los asistentes ejecutivos reciben flujos de trabajo constantes y pueden quedarse rezagados fácilmente si no se mantienen al tanto de las asignaciones.

Las buenas habilidades de gestión del tiempo mantienen las operaciones fluyendo sin problemas y reducen los niveles de estrés. Los asistentes necesitan saber qué trabajos priorizar y cuánto tiempo dedicar a cada tarea. Cuando una tarea tarda más de lo esperado, los buenos asistentes saben cuándo pedir ayuda o delegar el trabajo a un compañero de equipo.

Además, los asistentes capaces saben cómo crear flujos de trabajo eficientes y establecer límites. Si los asistentes ejecutivos no realizan un ciclo de responsabilidades dentro de la jornada laboral, pueden encontrarse trabajando hasta tarde o trabajando en exceso. Para evitar el agotamiento, el asistente inteligente se mantiene concentrado durante las horas de trabajo y se desconecta al final del día, respondiendo solo a emergencias fuera del horario de trabajo.

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Habilidades de comunicación

Las habilidades de comunicación son cruciales para los asistentes ejecutivos. En primer lugar, los asistentes deben saber hablar y escribir profesionalmente a ejecutivos, socios comerciales y clientes de alto nivel. La gramática es crucial, al igual que las convenciones de escritura. Por ejemplo, los asistentes deben saber cómo formatear adecuadamente una carta de negocios formal y deben verificar tres veces la ortografía antes de enviar correos electrónicos.

El tono también es importante. Los asistentes conocedores saben cuándo usar un tono más personal y amigable y qué situaciones requieren una formalidad estricta. La longitud y el tamaño mediano también deberían ser apropiados. Una mención pasajera o una nota puede ser suficiente para noticias menores, mientras que los anuncios o asuntos más grandes merecen un correo electrónico detallado o un informe formal.

Los asistentes ejecutivos también deben poder dar instrucciones. Los asistentes superiores a menudo supervisan a otros asistentes administrativos y coordinan departamentos en proyectos especiales. Estas responsabilidades requieren la capacidad de dar instrucciones claras y comunicarse respetuosamente con el personal.

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Entrada de datos

La entrada de datos es una de las habilidades técnicas más deseables para los secretarios ejecutivos. El mantenimiento de registros es una de las funciones clave de los auxiliares. Los secretarios ejecutivos a menudo toman y editan las actas de las reuniones, mantienen las bases de datos y administran los sistemas de archivo. Estas personas deben ser capaces de introducir información con un alto grado de velocidad y precisión. También deben saber cómo recuperar datos rápidamente.

Las habilidades tecnológicas básicas también son útiles. En un mundo perfecto, el departamento de TI respondía a la llamada cada vez que una hoja de cálculo se torciera. En realidad, los problemas a menudo toman tiempo para diagnosticar y solucionar. Mientras tanto, los asistentes excepcionales pueden encontrar soluciones viables para garantizar el acceso a los datos importantes.

Habilidades para las personas

Las habilidades para las personas son absolutamente esenciales para los asistentes ejecutivos. Todos los días, los asistentes interactúan con docenas de personas, tanto dentro como fuera de la organización, digitalmente, por teléfono y en persona. Para sobresalir en el trabajo, los asistentes ejecutivos deben desarrollar relaciones con muchas de estas personas. Los asistentes a menudo tienen que pedir favores, y tener una buena relación hace una gran diferencia. La gente está más inclinada a echar una mano a personas agradables. Puntos extra si el asistente ha ayudado al asistente potencial en el pasado, o recuerda detalles personales como los nombres de los niños o las vacaciones recientes.

Lo más importante es que los asistentes personales deben desarrollar relaciones positivas con sus ejecutivos. Los mejores asistentes ejecutivos son agradables pero difíciles. Pueden decir cuándo desafiar al jefe y cuándo consentir. Saben cuándo aligerar el estado de ánimo y cuándo mantenerse en serio. Son amigables con el jefe sin cruzar límites. A los ejecutivos les gustan y respetan a estas personas.

Además, los excelentes asistentes ejecutivos construyen relaciones con el círculo íntimo del ejecutivo, incluida la familia del jefe y los colegas más cercanos.

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Persuasión

Los asistentes ejecutivos deben ser tan expertos en el arte del trato como los ejecutivos. Tal vez necesiten conseguir entradas para conciertos agotadas para el jefe, o negociar un descuento en el catering. Tal vez el asistente necesite reclutar un comité para organizar un evento o conseguir que sus colegas se unan a un gran cambio de empresa. Las habilidades de persuasión silencian a los disidentes, ganan a los posibles colaboradores, aseguran favores especiales y mantienen las operaciones funcionando sin problemas.

Solución de problemas

Los asistentes ejecutivos son expertos en resolver problemas. Los ejecutivos a menudo solicitan la ayuda de asistentes para abordar desafíos que no tienen el tiempo o el ancho de banda para remediar. La gente trae problemas a la atención del ejecutivo constantemente, y el jefe puede no tener el tiempo para lidiar con cada contratiempo.

Estos obstáculos van desde lo mundano, como encontrar un nuevo proveedor de tinta para impresoras, hasta lo inusual, como rastrear una tableta que queda en un avión durante un viaje de negocios. A menudo, los asistentes enfrentan múltiples obstáculos o miran fijamente problemas extraños. Para resolver estos problemas es necesario un pensamiento imaginativo y listo para usar. La capacidad de proponer soluciones alternativas y pensar de pie es fundamental para los asistentes ejecutivos que se ocupan de las bolas curvas diarias.

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Compostura

La capacidad de mantener la calma en situaciones estresantes es una de las calificaciones de secretario ejecutivo más importantes. Los ejecutivos que lidian con crisis organizacionales a menudo llaman a asistentes para que les ayuden. Como resultado, los asistentes ejecutivos se encuentran lidiando con situaciones de alto riesgo.

Sin embargo, incluso las situaciones laborales mundanas pueden llegar a ser estresantes. Por ejemplo, tal vez el jefe pierde su vuelo debido al tráfico o se retrasa al hacer una reserva para cenar hasta el último minuto. Tal vez un colega molesto exija ver al jefe, y desahogue frustraciones al asistente. Tal vez la agenda del día esté simplemente llena, y el asistente se preocupe por terminar todo. O tal vez el jefe tiene un mal día y es espinoso.

No importa lo estresante que sea la situación, los buenos asistentes ejecutivos no se asustan. Mantienen la calma, encuentran una solución y no dejan que nadie los vea sudar.

Toma de decisiones

Los asistentes ejecutivos toman docenas de decisiones todos los días. Aunque los ejecutivos a veces dan tareas o asignaciones a los asistentes, a menudo hay poca supervisión y dirección. El papel tiende a ser independiente y autoguiado. Los asistentes ejecutivos saben lo que tienen que hacer y deben decidir la mejor manera de llevar a cabo las tareas.

A veces, los asistentes personales necesitan tomar decisiones urgentes cuando los ejecutivos no están presentes. Los mejores asistentes entienden los límites de sus poderes, y saben cuándo hacer la llamada y firmar una decisión por sí mismos, y cuándo localizar al jefe.

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Conocimientos técnicos

Algunos ejecutivos compran los dispositivos más nuevos, mientras que otros pilotos de rock palm de los años 90. Algunos líderes organizan reuniones en realidad virtual, mientras que otros picotean al escribir en sus teclados. De cualquier manera, los asistentes tienen que mantenerse al día con la tecnología. De hecho, si los jefes están tecnológicamente atrasados, es aún más importante que un asistente sea experto en tecnología. Cuando el jefe necesita recuperar una contraseña para una cuenta vinculada a un número de teléfono que no ha tenido durante tres años, su asistente será el que esté al teléfono con soporte técnico.

Como mínimo, los asistentes personales deben tener habilidades básicas de Google Suite o Microsoft Office Suite. Los asistentes deben escribir más de 70 palabras por minuto, ser capaces de aprender un nuevo software rápidamente y sentirse cómodos con la investigación de correo electrónico e Internet. También es aconsejable familiarizarse con el teléfono y el sistema operativo portátil del jefe, ya que el asistente puede necesitar solucionar problemas en algún momento.

Tenacidad

La tenacidad y el grano son características importantes que deben poseer los asistentes ejecutivos. Los ejecutivos son muy particulares, y algunos son francamente espinosos. Incluso con un gran jefe, los asistentes se ocuparán de personas difíciles y situaciones desafiantes con regularidad. La resiliencia es clave para durar en la posición. Los asistentes ejecutivos necesitan recuperarse de los fracasos y los malos días. Necesitan persistir o pivotar después de escuchar no repetidos. Puede ser difícil desarrollar una piel gruesa y tolerancia, pero soportar la decepción y la adversidad es una necesidad en este papel.

Discreción

Los asistentes ejecutivos se ocupan de la información confidencial y las situaciones delicadas, y la discreción es una necesidad. Los asistentes deben actuar con tacto y mantener la confidencialidad. No deben filtrar información a otros departamentos, intencionalmente o de otra manera. Los chismes están fuera de discusión. Las conversaciones de las reuniones no deben convertirse en conversaciones en la sala de descanso. Los asistentes también deben ser conscientes de dónde dejan los documentos confidenciales o alejarse de las pantallas de sus computadoras sin cerrar primero las ventanas.

Los asistentes personales tienden a estar al tanto de los detalles sobre la vida familiar del jefe. El asistente puede estar más cerca de la familia del jefe que otros empleados, y debe entender que esto es un privilegio. Los asistentes deben evaluar y respetar los límites de su ejecutivo fuera del trabajo.

Por ejemplo, si hay una emergencia médica con los hijos del jefe que requiere cancelar una reunión, el asistente debe determinar cuánta información debe divulgar. Un simple «tuve que salir temprano», podría ser suficiente, o una «emergencia médica» si el invitado es importante. Decir «le reventó el apéndice al pequeño Billy», probablemente sea inapropiado. Un buen asistente protege la privacidad del jefe, incluso si sus colegas se entrometen.

Coordinación de eventos

La coordinación de eventos es una habilidad valiosa para tener como asistente ejecutivo. No la descripción de trabajo de todos los asistentes incluye la planificación de fiestas y eventos, pero todavía hay situaciones en las que estas habilidades son útiles. Por ejemplo, tal vez el asistente necesite pedir catering para una reunión de la junta. O tal vez el asistente necesita cambiar el orden del horario en un retiro de la empresa porque el orador principal aún no ha llegado.

Ser capaz de buscar proveedores, hacer llamadas, negociar precios, reclutar ayudantes, escribir una serie de espectáculos, decorar y cuidar pequeños detalles es útil cuando eres la mano derecha de un ejecutivo que podría necesitar organizar un evento.

El proceso de planificación puede ser más fluido si utiliza un software de gestión de eventos.

Liderazgo

Los asistentes personales no solo son la mano derecha del ejecutivo, sino que también son líderes por derecho propio. Los asistentes ejecutivos a menudo supervisan a los asistentes administrativos o dirigen proyectos especiales. También se autogestionan y establecen sus propios objetivos y flujos de trabajo. Las habilidades de liderazgo ayudan a los asistentes ejecutivos a hacerse cargo de sus funciones. La capacidad de tomar la iniciativa, dar instrucciones y rendir cuentas de los resultados sirve bien a los asistentes.

Puede aprender sobre liderazgo en libros de liderazgo.

Atención al detalle

La atención al detalle es una de las habilidades de asistente personal más críticas. Los ejecutivos y sus círculos internos tienen grandes expectativas. Si bien un error tipográfico puede no ser un gran problema en posiciones más bajas, los errores pueden tener consecuencias agravantes en niveles más altos. Por ejemplo, escribir mal un nombre puede no parecer un gran problema. Sin embargo, escribir mal el nombre de un posible cliente o el nombre de un miembro de la junta podría transmitir falta de respeto y amargar la relación. Extraviar un correo importante podría llevar a una demanda. Incluso si no ocurre el peor de los casos, los errores parecen poco profesionales.

Los ejecutivos están ocupados y a menudo tienen prisa. Los asistentes ejecutivos son la última línea de defensa contra los errores. Depende de los asistentes de alto nivel verificar cada detalle, verificar tres veces cada documento y garantizar una precisión total.

Adaptabilidad

El cambio es constante, especialmente en el panorama empresarial actual. Las tareas de asistente ejecutivo a menudo cambian día a día en los momentos más estables. A veces, los asistentes necesitan cambiar de rumbo a mitad de la tarea. Los grandes asistentes son flexibles, disponibles y están dispuestos a probar nuevos enfoques por el bien de la experimentación.

Como los primeros miembros del equipo en enterarse de las decisiones importantes, los asistentes ejecutivos a menudo están en la primera línea de los cambios organizacionales. Al adoptar una actitud positiva, los asistentes pueden liderar la carga y convencer a los compañeros de trabajo para que se adapten a estos cambios. También pueden transmitir preocupaciones y sentimientos al ejecutivo.

Sobre todo, los grandes asistentes ejecutivos toman el cambio con calma y rara vez se desaniman por las sacudidas a sus rutinas. De hecho, los mejores asistentes dan la bienvenida y abrazan el cambio, saboreando la capacidad de estar a la altura del desafío.

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Anticipación

Los buenos asistentes ejecutivos responden a las solicitudes del jefe. Los excelentes asistentes ejecutivos anticipan esas solicitudes y ya tienen las soluciones listas. Por ejemplo, tener una lista de contactos para asistentes a reuniones y ponerse en contacto con llegadas tardías. O tener un par de opciones de entrega de almuerzo a mano en un día en que el ejecutivo tiene reuniones consecutivas. La anticipación es un requisito tácito del trabajo. El papel consiste en satisfacer las necesidades de un ejecutivo, y parte del trabajo consiste en identificar y predecir esas necesidades.

Humildad

La humildad es uno de los rasgos más importantes para los asistentes ejecutivos. Los asistentes ejecutivos tienen un papel detrás de escena. La misión del asistente es ayudar a su jefe a tener éxito y verse competente. El reconocimiento es agradable, pero los asistentes no deben esperar un agradecimiento excesivo. Tampoco deben estos miembros del equipo señalar lo indefenso que está su jefe sin ellos. Los mejores asistentes ejecutivos dirigen el espectáculo sin entrar en el centro de atención. Son como manos de escenario, corriendo entre bastidores para hacer posible que la estrella brille en el centro del escenario.

Los asistentes de alto nivel deben ser competentes, pero no arrogantes. Combinar alto rendimiento con humildad no es una tarea fácil, pero es absolutamente necesario. Los grandes asistentes ejecutivos tienen confianza en sus habilidades, pero mantienen un aire de modestia. Son importantes, pero no el auto-importancia. Esta capacidad de humildad les sirve bien en el papel y les ayuda a llevarse mejor con los jefes y colegas.

Conclusión

Los asistentes ejecutivos rara vez tienen trabajos aburridos. Las tareas se extienden mucho más allá de contestar teléfonos u organizar archivos. De hecho, los asistentes atienden a una amplia gama de necesidades y se ocupan de muchas circunstancias diferentes, muchas de ellas más allá del alcance de las descripciones de funciones normales.

Los mejores asistentes personales son jugadores de todos los oficios, sin embargo, hay un conjunto básico de habilidades que ayudan a las personas a sobresalir en el puesto. Si posees los atributos de este artículo, entonces es posible que tengas un futuro como asistente ejecutivo. Si no, no temas, puedes practicar y dominar las competencias necesarias para convertirte en el arma secreta de tu organización.

A continuación, echa un vistazo a nuestra lista de herramientas de asistente ejecutivo, esta guía para la creación de equipos ejecutivos y esta con herramientas de colaboración en línea.

Preguntas frecuentes: Habilidades de asistente ejecutivo

Aquí encontrará respuestas a preguntas comunes sobre las habilidades de asistente ejecutivo.

¿Qué hace un asistente ejecutivo?

Un asistente ejecutivo proporciona apoyo administrativo a ejecutivos de alto rango, como presidentes de empresas, directores ejecutivos y miembros de la C-suite. Estos asistentes coordinan reuniones, arreglan citas, administran el horario del jefe, contestan teléfonos, hacen arreglos de viaje, preparan y archivan documentos importantes y realizan otras tareas esenciales según sea necesario. Las responsabilidades y el alcance del trabajo pueden variar según la empresa y el ejecutivo. Los asistentes ejecutivos a menudo supervisan a los demás asistentes administrativos y encabezan proyectos especiales dentro de la organización.

¿Qué son las habilidades de asistente ejecutivo?

Las habilidades de asistente ejecutivo son competencias que permiten a los asistentes personales desempeñarse a altos niveles. Ejemplos de habilidades ideales de asistente personal incluyen tenacidad, discreción y resolución de problemas.

¿Cuáles son las tres habilidades principales de un asistente ejecutivo?

Las tres habilidades principales de un asistente ejecutivo son adaptabilidad, habilidades con las personas y organización.

¿Cómo desarrolla las habilidades de asistente ejecutivo?

La forma más segura de desarrollar habilidades de asistente ejecutivo es servir como asistente personal. La mayoría de los EA aprenden y perfeccionan su oficio en el trabajo. Sin embargo, si desea mejorar sus habilidades de asistente personal para que eventualmente pueda obtener una posición más alta, puede leer libros, tomar cursos en línea o ver videos tutoriales y practicar conversaciones. También puede tomar pruebas de mecanografía en línea y practicar con software de oficina.

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