19 Keskeiset johdon Assistenttitaidot 2021

löysit listan parhaista assistenttitaidoistamme.

johdon assistenttitaidot ovat ominaisuuksia ja kykyjä, jotka auttavat korkean tason avustajia menestymään tehtävissään. Esimerkkejä näistä osaamisesta ovat multitasking-kyky, päätöksentekotaidot ja ajanhallinta. Johdon avustajia kutsutaan yleisesti myös EA: n sihteereiksi ja henkilökohtaisiksi avustajiksi.

näitä taitoja voi opetella johdon assistenttikirjoista ja osoittaa kiitollisuutta niistä Virtuaalihallinnollisen ammattilaisen päivänä.

tämä viesti sisältää:

• johdon assistentin tärkeimmät vahvuudet
• johdon assistentin pätevyys
• johdon sihteeristön tekninen pätevyys
• pääsihteerin pätevyys
• henkilökohtaisen assistentin pätevyys

tässä on kaikki mitä sinun tarvitsee tietää.

luettelo johdon assistentin taidoista

suostuttelusta yksityiskohtiin, tässä on luettelo taidoista, joita jokaisella johdon assistentilla tulee olla.

Organizational Skills

Organizational skills on yksi ylimmän johdon assistentin keskeisistä vahvuuksista. Korkean tason avustajat jongleeraavat monia tehtäviä ja suuria tietomääriä. Ilman järjestelmällistä järjestelmää avustajat voivat helposti jäädä jälkeen, myöhästyä määräajoista tai unohtaa tärkeät yksityiskohdat. Organisoitu avustaja löytää vastaukset nopeasti ja pitää toiminnan sujuvana. Nämä yksilöt ovat rauhallisempia, tehokkaampia ja vaikuttavat pätevämmiltä.

voit parantaa organisaatiotaitojasi projektinhallintaohjelmistolla tai lukemalla kirjoja projektinhallinnasta.

Multitasking

harvoin johtoavustajalla on vapautta liikkua verkkaiseen tahtiin ja keskittyä yhteen tehtävään kerrallaan. Taitavien avustajien on oltava multitaskereita, valmiina kääntymään hetken varoitusajalla, kun tulee kiireellinen tarve. Sitten heidän on jatkettava entistä tehtäväänsä, kun kriisi päättyy. Usein tämä muutos tapahtuu monta kertaa koko päivän. Ongelmia esiintyy ja kollegoilla on kysymyksiä. Puhelimet soivat, suunnitelmat muuttuivat. Taju executive assistants on otettava keskeytyksiä harppauksin ja oppia priorisoimaan tehokkaasti.

Katso tästä tarkennuskirjojen listasta, miten voit kehittää tätä taitoa.

Ajanhallinta

ajanhallinta on yksi tärkeimmistä johdon assistenttiosaamisalueista. Avustajien työtehtävät ovat yleensä aikataulullisia. Keskittyminen ja tehtävien suorittaminen ajoissa on ratkaisevan tärkeää työn onnistumisen kannalta. Puhumattakaan siitä, että johdon avustajat saavat tasaista työvirtaa ja voivat helposti jäädä jälkeen, jos he eivät pysy tehtäviensä tasalla.

Hyvät ajanhallintataidot pitävät toiminnan sujuvana ja vähentävät stressitasoa. Avustajat tarvitsevat hyvän käsityksen siitä, mitkä työt priorisoidaan, ja kuinka paljon aikaa käyttää kuhunkin pyrkimykseen. Kun tehtävä kestää odotettua kauemmin, hyvät avustajat tietävät, milloin kannattaa pyytää apua tai delegoida tehtävä joukkuetoverille.

myös taitavat avustajat osaavat raivata tehokkaita työnkulkuja ja asettaa rajoja. Jos johdon avustajat eivät pyöri työpäivän aikana vastuiden läpi, he voivat huomata tekevänsä ylitöitä tai ylitöitä. Työuupumuksen välttämiseksi älykäs avustaja pysyy keskittyneenä työaikana ja irrottaa pistorasiat päivän päätteeksi ja vastaa vain hätätilanteisiin tuntien jälkeen.

tässä on luettelo parhaista ajanhallintaa käsittelevistä kirjoista.

aikataulua voi hallita ajankäyttöohjelmistolla.

viestintätaidot

viestintätaidot ovat avainasemassa johdon assistenteille. Ensinnäkin avustajien on osattava puhua ja kirjoittaa ammattimaisesti johtajille, liikekumppaneille ja korkean tason asiakkaille. Kielioppi on ratkaisevaa, samoin konventioiden kirjoittaminen. Esimerkiksi avustajien pitäisi osata muotoilla virallinen liikekirje oikein ja tarkistaa oikeinkirjoitus kolmesti ennen sähköpostien lähettämistä.

sävykin on tärkeä. Taju avustajat tietävät, milloin iskeä enemmän henkilökohtainen ja ystävällinen sävy ja mitkä tilanteet vaativat tiukkaa muodollisuus. Myös pituuden ja keskipituuden tulisi olla sopiva. Ohimennen maininta tai muistio voi riittää vähemmän uutisia, kun taas isompi ilmoitukset tai asiat ansaitsevat yksityiskohtaisen sähköpostin tai virallisen raportin.

johdon avustajien pitäisi myös osata antaa ohjeita. Ylimmät avustajat valvovat usein muita hallinnollisia avustajia ja koordinoivat osastoja erityisprojekteissa. Nämä tehtävät edellyttävät kykyä antaa selkeitä ohjeita ja kommunikoida kunnioittavasti henkilöstön kanssa.

voit pelata sanapelejä parantaaksesi kommunikaatiota.

tiedonsyöttö

tiedonsyöttö on yksi tavoitelluimmista teknisistä taidoista johtosihteereille. Kirjaaminen on yksi avustajien keskeisistä tehtävistä. Pääsihteerit ottavat ja muokkaavat usein kokouspöytäkirjoja, ylläpitävät tietokantoja ja hallinnoivat arkistointijärjestelmiä. Näiden henkilöiden on kyettävä syöttämään tietoa suurella nopeudella ja tarkkuudella. Heidän on myös osattava hakea tietoja nopeasti.

teknisistä perustaidoista on myös hyötyä. Täydellisessä maailmassa IT-osasto vastasi puheluun aina, kun laskentataulukko meni sekaisin. Todellisuudessa ongelmien diagnosointi ja korjaaminen vie usein aikaa. Poikkeukselliset avustajat pystyvät sillä välin löytämään toimivia ratkaisuja tärkeiden tietojen saatavuuden varmistamiseksi.

Henkilötaidot

henkilötaidot ovat johdon assistenteille ehdottoman välttämättömiä. Joka päivä avustajat ovat vuorovaikutuksessa kymmenien ihmisten kanssa niin organisaation sisällä kuin sen ulkopuolellakin, digitaalisesti, puhelimessa ja henkilökohtaisesti. Menestyäkseen työssä johdon assistenttien täytyy kehittää suhteita moniin näistä ihmisistä. Avustajat joutuvat usein pyytämään palveluksia, ja heidän välillään on suuri merkitys. Ihmiset ovat taipuvaisempia ojentamaan kätensä miellyttäville yksilöille. Lisäpisteitä, jos avustaja on auttanut potentiaalista auttajaa aiemmin tai muistaa henkilökohtaisia yksityiskohtia, kuten lasten nimiä tai viimeaikaisia lomia.

mikä tärkeintä, henkilökohtaisten avustajien on kehitettävä myönteisiä suhteita johtajiinsa. Parhaat johdon avustajat ovat persoonallisia mutta kovia. He osaavat kertoa, milloin haastaa pomon ja milloin suostua. He tietävät, milloin keventää tunnelmaa ja milloin pysyä vakavana. He ovat ystävällisiä pomolle ylittämättä rajoja. Johtajat sekä pitävät ja kunnioittavat näitä henkilöitä.

myös suuret johdon avustajat rakentavat suhteita johtajan sisäpiiriin, kuten pomon perheeseen ja lähimpiin kollegoihin.

henkilötaitoja voi kehittää lukemalla HR-kirjoja.

Persuasion

johdon assistenttien on oltava yhtä taitavia diilin taidossa kuin johtajien. Ehkä pomolle pitää hankkia loppuunmyydyt konserttiliput tai neuvotella tarjoilualennus. Ehkä avustajan pitää rekrytoida toimikunta perustamaan tapahtuma tai saada työkaverit mukaan Isolla yritysvaihdoksella. Suostuttelutaidot hiljentävät toisinajattelijat, voittavat mahdolliset avustajat puolelleen, turvaavat erikoispalveluksia ja pitävät operaatiot sujuvina.

ongelmanratkaisijat

johdon avustajat ovat asiantuntevia ongelmanratkaisijoita. Johtajat usein värväävät avustajien apua haasteisiin, joita heillä ei ole aikaa tai kaistanleveyttä korjata. Ihmiset tuovat ongelmia johdon tietoon jatkuvasti, ja pomo ei ehkä ole aikaa käsitellä jokaista nikottelua.

nämä esteet vaihtelevat arkisesta, kuten uuden toimittajan löytämisestä tulostinmusteelle, epätavalliseen, kuten lentokoneeseen työmatkalla jääneen tabletin jäljittämiseen. Usein avustajat kohtaavat useita esteitä tai tuijottavat outoja ongelmia. Näiden ongelmien ratkaisemiseen tarvitaan mielikuvituksellista ajattelua. Kyky ehdottaa vaihtoehtoisia ratkaisuja ja ajatella jaloillasi on ratkaisevan tärkeää johtajien avustajille, jotka käsittelevät päivittäisiä mutkia.

ongelmanratkaisupelejä ja-toimintoja voi tehdä kehittyäkseen.

maltti

kyky pysyä rauhallisena stressaavissa tilanteissa on yksi tärkeimmistä johtajasihteerin pätevyyksistä. Järjestökriisejä käsittelevät johtajat pyytävät usein avustajia apuun. Tämän seurauksena johdon avustajat joutuvat käsittelemään suuria panoksia vaativia tilanteita.

arkisetkin työtilanteet voivat kuitenkin muuttua stressaaviksi. Ehkä esimies esimerkiksi myöhästyy lennoltaan ruuhkan takia tai myöhästyy päivällisvarauksen tekemisestä viime tingassa. Ehkä järkyttynyt kollega vaatii päästä tapaamaan pomoa ja purkaa turhautumistaan avustajaan. Ehkä päivän asialista on yksinkertaisesti hillitty, ja avustaja murehtii kaiken viimeistelyä. Tai ehkä pomolla on huono päivä ja hän on piikikäs.

vaikka tilanne olisi kuinka stressaava, hyvät johdon avustajat eivät hätäänny. He pysyvät rauhallisina, keksivät ratkaisun, eivätkä anna kenenkään nähdä heidän hikoilevan.

päätöksenteko

johdon avustajat tekevät päivittäin kymmeniä päätöksiä. Vaikka johtajat antavatkin toisinaan avustajille tehtäviä tai tehtäviä, valvontaa ja ohjausta on usein vähän. Rooli on yleensä itsenäinen ja itseohjautuva. Johdon avustajat tietävät, mitä heidän täytyy tehdä, ja heidän täytyy päättää, miten parhaiten suorittaa tehtäviä.

joskus henkilökohtaisten avustajien on tehtävä ajallisesti arkaluonteisia päätöksiä, kun johtajat eivät ole paikalla. Parhaat avustajat ymmärtävät valtansa rajat, ja tietävät milloin soittaa ja allekirjoittaa päätöksen itse, ja milloin jäljittää pomo.

voit parantaa päätöksentekotaitojasi lukemalla projektinhallintakirjoja.

tekninen taju

jotkut johtajat ostavat uusimpia laitteita, kun taas toiset rokkaavat 90-luvun palmupilotteja. jotkut johtajat isännöivät kokouksia virtuaalitodellisuudessa, kun taas toiset nokkivat näppäiltäessä näppäimistöillään. Avustajien on joka tapauksessa pysyttävä ajan tasalla teknologian suhteen. Itse asiassa, jos pomot ovat teknisesti jäljessä, se on vielä tärkeämpää, että avustaja on tech savvy. Kun pomon on haettava salasana tilille, joka on yhdistetty puhelinnumeroon, jota hänellä ei ole ollut kolmeen vuoteen, hänen avustajansa on puhelimessa teknisen tuen kanssa.

henkilökohtaisilla avustajilla tulisi olla vähintään Google Suiten tai Microsoft Office Suiten perustaidot. Avustajien pitäisi kirjoittaa ylöspäin 70 sanaa minuutissa, pystyä oppimaan uusia ohjelmistoja nopeasti, ja olla mukava sähköposti-ja internet-tutkimus. On myös viisasta perehtyä pomon puhelimeen ja kannettavan tietokoneen käyttöjärjestelmään, sillä avustaja voi joutua jossain vaiheessa vianmääritykseen.

sitkeys

sitkeys ja sisu ovat tärkeitä ominaisuuksia, joita johdon avustajilla on. Johtajat ovat hyvin tarkkoja, ja jotkut ovat suorastaan piikikkäitä. Hyvän pomonkin kanssa avustajat käsittelevät vaikeita ihmisiä ja haastavia tilanteita säännöllisesti. Kestävyys on avainasemassa pysymiseen. Johtajien avustajien pitää toipua epäonnistumisista ja huonoista päivistä. Se voi olla vaikea rakentaa paksu iho ja suvaitsevaisuutta, mutta sään pettymys ja vastoinkäymiset on oltava tässä roolissa.

harkintavalta

johdon avustajat käsittelevät luottamuksellisia tietoja ja arkaluonteisia tilanteita, ja harkinta on välttämätöntä. Avustajien on toimittava tahdikkaasti ja säilytettävä luottamuksellisuus. Heidän ei pitäisi vuotaa tietoja muille yksiköille tahallisesti tai muuten. Juorut eivät tule kuuloonkaan. Tapaamiskeskustelut eivät saa muuttua taukokeskusteluiksi. Avustajien tulisi myös olla tietoisia siitä, mihin he jättävät arkaluonteisia asiakirjoja tai astuvat pois tietokoneruuduiltaan sulkematta ensin ikkunoita.

Henkilökohtaiset avustajat ovat yleensä tietoisia pomon kotielämän yksityiskohdista. Avustaja voi olla lähempänä pomon perhettä kuin muita työntekijöitä, ja hänen täytyy ymmärtää, että tämä on etuoikeus. Avustajien tulisi arvioida ja kunnioittaa esimiehensä työn ulkopuolisia rajoja.

esimerkiksi, jos pomon lasten kanssa on lääketieteellinen hätätapaus, joka edellyttää tapaamisen perumista, avustajan tulee päättää, kuinka paljon tietoa paljastaa. Pelkkä ” oli lähdettävä aikaisin ”tai” lääketieteellinen hätätapaus”, jos vieras on tärkeä. ”Pikku-Billyn umpilisäkkeen puhkeaminen” on luultavasti sopimatonta. Hyvä avustaja suojelee pomon yksityisyyttä, vaikka kollegat urkkisivat.

Tapahtumakoordinointi

Tapahtumakoordinointi on arvokas taito olla johdon assistenttina. Jokaisen avustajan työnkuvaan ei kuulu juhlien ja tapahtumien suunnittelu, mutta on silti tilanteita, joissa nämä taidot tulevat tarpeeseen. Ehkä avustajan on esimerkiksi tilattava pitopalvelu hallituksen kokoukseen. Tai ehkä assistentin täytyy siirtää aikataulujärjestystä firman retriitissä, koska pääpuhuja ei ole vielä saapunut.

mahdollisuus tutkia myyjiä, soittaa puheluita, neuvotella hinnoista, rekrytoida avustajia, kirjoittaa esitys, sisustaa ja huolehtia pienistä yksityiskohdista on kätevä, kun olet oikea käsi johtajalle, joka saattaa joutua järjestämään tapahtuman.

suunnitteluprosessi voi olla saumattomampi, jos käytät tapahtumanhallintaohjelmistoa.

johtajuus

Henkilökohtaiset avustajat eivät ole vain johtajan oikea käsi, vaan he ovat myös johtajia omana itsenään. Johdon avustajat valvovat usein hallinnollisia avustajia tai johtavat erityishankkeita. He myös itse hallitsevat ja asettavat omat tavoitteensa ja työnkulkunsa. Johtamistaidot auttavat johdon avustajia saamaan vastuuta rooleistaan. Kyky olla aloitteellinen, antaa ohjeita ja olla tulosvastuussa palvelee avustajia hyvin.

johtamiseen voi tutustua johtajakirjoista.

yksityiskohtien huomioiminen

yksityiskohtien huomioiminen on yksi kriittisimmistä henkilökohtaisen avustajan taidoista. Johtajilla ja heidän sisäpiireillään on suuret odotukset. Vaikka kirjoitusvirhe ei ehkä ole iso juttu alemmissa asennoissa, virheillä voi olla pahentavia seurauksia korkeammilla tasoilla. Esimerkiksi nimen kirjoitusvirhe ei välttämättä tunnu isolta asialta. Mahdollisen asiakkaan tai hallituksen jäsenen nimen väärin kirjoittaminen voi kuitenkin ilmaista epäkunnioitusta ja pilata suhteen. Tärkeän postilähetyksen hukkaaminen voi johtaa oikeusjuttuun. Vaikka pahimmassa tapauksessa ei tapahtuisi, virheet näyttävät epäammattimaisilta.

johtajilla on kiire ja usein kiire. Johdon avustajat ovat viimeinen puolustuslinja virheitä vastaan. Korkean tason avustajien tehtävänä on tarkistaa jokainen yksityiskohta, kolminkertainen tarkastus jokainen asiakirja ja varmistaa täydellinen tarkkuus.

sopeutumiskyky

muutos on jatkuvaa, varsinkin nykyisessä yritysmaailmassa. Johdon assistentin tehtävät vaihtuvat usein päivästä toiseen vakaimpina aikoina. Joskus avustajien on muutettava kurssia kesken tehtävän. Suuret avustajat ovat taipuisia, käytettävissä ja valmiita kokeilemaan uusia lähestymistapoja kokeilujen vuoksi.

ensimmäisinä isoista päätöksistä kuulevina tiimiläisinä johdon avustajat ovat usein organisaatiomuutosten eturintamassa. Hyväksymällä myönteisen asenteen avustajat voivat johtaa vastuuta ja saada työkaverit mukautumaan näihin muutoksiin. Ne voivat myös välittää huolia ja tunteita toimeenpanovallalle.

ennen kaikkea suuret johtoapulaiset ottavat muutoksen vastaan harppauksin ja harvoin heittävät shakeupit rutiineihinsa. Itse asiassa parhaat avustajat toivottavat muutoksen tervetulleeksi ja omaksuvat sen nauttien kyvystä vastata haasteeseen.

muuntautumiskykyä voi kehittää pelaamalla improvisaatiopelejä.

ennakointi

Hyvät johdon avustajat vastaavat pomon pyyntöihin. Suuret johdon avustajat ennakoivat nämä pyynnöt, ja heillä on jo ratkaisut valmiina. Esimerkiksi ottaa yhteystietoluettelo kokous hoitajat ja yhteyttä myöhään saapuneet. Tai ottaa pari lounasta toimitus vaihtoehtoja kätevä päivänä johtaja on back to back kokoukset. Ennakointi on työn sanaton vaatimus. Rooli on noin tarjota johtajan tarpeet, ja osa työtä on paikantaa ja ennustaa nämä tarpeet.

nöyryys

nöyryys on johtoapulaisten tärkeimpiä ominaisuuksia. Johtajien avustajilla on rooli kulissien takana. Avustajan tehtävänä on auttaa pomoaan menestymään ja näyttämään pätevältä. Tunnustus on mukavaa, mutta avustajien ei pidä odottaa kohtuutonta kiitosta. Näiden tiimiläisten ei myöskään pitäisi osoittaa, kuinka avuton heidän pomonsa on ilman heitä. Parhaat johdon avustajat johtavat show ’ ta astumatta parrasvaloihin. Ne ovat kuin lavakädet, jotka juoksevat backstagella, jotta tähti voisi loistaa keskilavalla.

korkean tason avustajien pitäisi olla päteviä, mutta ei kuitenkaan ylimielisiä. Korkean suorituskyvyn yhdistäminen nöyryyteen ei ole helppo tehtävä, mutta se on ehdottoman välttämätöntä. Suuret johdon avustajat luottavat kykyihinsä, mutta säilyttävät silti vaatimattomuuden ilmapiirin. Ne ovat tärkeitä, mutta eivät itselle tärkeitä. Tämä nöyryyden kyky palvelee heitä hyvin roolissa ja auttaa heitä tulemaan paremmin toimeen pomojen ja kollegoiden kanssa.

johtopäätös

johdon avustajilla on harvoin tylsää työtä. Tehtävät ulottuvat paljon muuallekin kuin puhelimeen vastaamiseen tai tiedostojen järjestämiseen. Avustajat vastaavat itse asiassa monenlaisiin tarpeisiin ja hoitavat monia erilaisia tilanteita, joista monet eivät kuulu normaalien toimenkuvien piiriin.

parhaat Henkilökohtaiset avustajat ovat jacks-of-all-trades, mutta silti on olemassa ydintaitoja,jotka auttavat yksilöitä menestymään roolissa. Jos sinulla on tämän artikkelin ominaisuudet, sinulla voi olla tulevaisuus johdon assistenttina. Jos ei, älä pelkää, voit harjoitella ja hallita tarvittavat taidot tulla organisaatiosi salainen ase.

seuraavaksi, Katso lista executive assistant tools, Tämä opas executive team building ja tämä yksi online-yhteistyötyökaluja.

FAQ: Executive assistant skills

tässä vastauksia yleisiin kysymyksiin johdon assistenttitaidoista.

mitä johdon assistentti tekee?

johdon assistentti antaa hallinnollista tukea korkea-arvoisille johtajille, kuten yritysjohtajille, toimitusjohtajille ja C-Suiten jäsenille. Nämä avustajat koordinoivat kokouksia, järjestävät tapaamisia, hallinnoivat pomon aikatauluja, vastaavat puhelimiin, tekevät matkajärjestelyjä, valmistelevat ja arkistoivat tärkeitä asiakirjoja sekä suorittavat muita olennaisia tehtäviä tarpeen mukaan. Vastuut ja työn laajuus voivat vaihdella yrityksen ja johdon mukaan. Johdon avustajat valvovat usein muita hallinnollisia avustajia ja johtavat erityishankkeita organisaation sisällä.

Mitä ovat johdon assistenttitaidot?

Executive assistant-taidot ovat taitoja, joiden avulla Henkilökohtaiset avustajat voivat suoriutua korkealla tasolla. Esimerkkejä ihanteellisista henkilökohtaisen avustajan taidoista ovat sitkeys, harkinta ja ongelmanratkaisu.

mitkä ovat johdon assistentin kolme parasta osaamista?

johdon assistentin kolme tärkeintä taitoa ovat sopeutumiskyky, ihmistaidot ja organisointi.

miten johdon assistenttitaitoja kehitetään?

varmin tapa kehittää johdon assistenttitaitoja on toimia henkilökohtaisena assistenttina. Useimmat EA: n oppivat ja täydellinen niiden veneet työssä. Jos kuitenkin haluat parantaa henkilökohtaisia avustajan taitoja, jotta voit lopulta saada korkeamman aseman, voit lukea kirjoja, ottaa verkkokursseja tai katsella opetusvideoita ja harjoitella keskusteluja. Voit myös tehdä online-kirjoitustestejä ja harjoitella toimisto-ohjelmiston avulla.

P. s: paina ”CTRL + D” tai ”Command + D” lisätäksesi tämän sivun kirjanmerkkeihin päivityksiä varten.

Jaa tämä artikkeli: