19 viktiga verkställande Assistentfärdigheter för 2021

du upptäckte vår lista över top executive assistant färdigheter.

Executive assistant-färdigheter är kvaliteter och förmågor som hjälper assistenter på hög nivå att trivas i sina positioner. Exempel på dessa kompetenser inkluderar multitasking förmåga, beslutsfattande färdigheter och tidshantering. Verkställande assistenter kallas också ofta EA: s, verkställande sekreterare och personliga assistenter.

du kan lära dig dessa färdigheter från executive assistant-böcker och visa tacksamhet för dem på Virtual Administrative Professional ’ s Day.

det här inlägget innehåller:

• executive assistant viktiga styrkor
• executive assistant kompetenser
• tekniska färdigheter för verkställande sekreterare
• executive Sekreterare kvalifikationer
• personlig assistent färdigheter

här är allt du behöver veta.

lista över executive assistant skills

från övertalning till uppmärksamhet på detaljer, här är en lista över färdigheter som varje executive assistant borde ha.

organisatoriska färdigheter

organisatoriska färdigheter är en av de bästa executive assistant-nyckelstyrkorna. Assistenter på hög nivå jonglerar många uppgifter och stora mängder information. Utan ett ordnat system kan assistenter lätt falla bakom, missa tidsfrister eller förlora spår av viktiga detaljer. Den organiserade assistent kan hitta svar snabbt och håller verksamheten flyter smidigt. Dessa individer är lugnare, effektivare och verkar mer kompetenta.

du kan förbättra dina organisatoriska färdigheter med projekthanteringsprogram eller genom att läsa böcker om projektledning.

Multitasking

sällan har en verkställande assistent friheten att röra sig i lugn takt och fokusera på ett uppdrag i taget. Kvalificerade assistenter måste vara multitaskers, redo att svänga med ett ögonblick när ett brådskande behov uppstår. Sedan måste de återuppta den tidigare uppgiften när krisen slutar. Ofta sker detta skifte många gånger under dagen. Problem presenterar sig och kollegor har frågor. Telefoner ringer, planer förändras. Kunniga verkställande assistenter måste ta avbrott i steg och lära sig att prioritera effektivt.

kolla in den här listan med fokusböcker för att utveckla den färdigheten.

Time Management

Time management är en av de viktigaste executive assistant kompetenser. Assistenternas uppgifter tenderar att vara tidskänsliga. Att vara fokuserad och slutföra uppgifter i tid är avgörande för jobbsucces. För att inte tala om, verkställande assistenter får stadiga strömmar av arbete, och kan lätt hamna på efterkälken om de inte stanna på toppen av uppdrag.

god tid ledningskompetens hålla verksamheten flyter smidigt, och minska stress. Assistenter behöver en bra känsla av vilka jobb att prioritera, och hur mycket tid att spendera på varje strävan. När en uppgift tar längre tid än väntat vet bra assistenter när de ska nå ut för hjälp eller delegera jobbet till en lagkamrat.

dessutom vet kompetenta assistenter hur man skär ut effektiva arbetsflöden och sätter gränser. Om verkställande assistenter inte cykla genom ansvar inom arbetsdagen, då de kan finna sig arbetar sena timmar eller överarbete. För att undvika utbrändhet förblir smart assistant fokuserad under arbetstid och kopplar ur kontakten i slutet av dagen och svarar bara på nödsituationer efter timmar.

här är en lista över de bästa böckerna om tidshantering.

du kan hantera ditt schema med tidsbevarande programvara.

kommunikationsförmåga

kommunikationsförmåga är avgörande för verkställande assistenter. För det första måste assistenter veta hur man talar och skriver professionellt till chefer, affärspartners och kunder på hög nivå. Grammatik är avgörande, liksom skrivande konventioner. Till exempel, assistenter bör veta hur man korrekt formatera en formell affärsbrev, och bör tredubbla Kontrollera stavning innan du skickar e-post.

ton är också viktigt. Kunniga assistenter vet när de ska få en mer personlig och vänlig ton och vilka situationer som kräver strikt formalitet. Längd och medium bör också vara lämpliga. Ett passande omnämnande eller ett memo kan räcka för mindre nyheter, medan större meddelanden eller problem förtjänar en detaljerad e-post eller formell rapport.

verkställande assistenter bör också kunna ge anvisningar. Toppassistenter övervakar ofta andra administrativa assistenter och samordnar avdelningar för specialprojekt. Dessa ansvarsområden kräver förmåga att ge tydliga instruktioner och kommunicera respektfullt med personalen.

du kan spela ordförrådsspel för att förbättra din kommunikation.

datainmatning

datainmatning är en av de mest önskvärda tekniska färdigheterna för verkställande sekreterare. Registrering är en av assistenternas nyckelfunktioner. Verkställande sekreterare tar ofta och redigerar mötesprotokoll, underhåll av databaser och hanterar arkiveringssystem. Dessa individer måste kunna mata in information med hög hastighet och noggrannhet. De måste också veta hur man hämtar data snabbt.

grundläggande tekniska färdigheter är också användbara. I en perfekt värld, IT-avdelningen skulle svara på samtalet varje gång ett kalkylblad gick wonky. I verkligheten tar problem ofta tid att diagnostisera och fixa. Exceptionella assistenter kan hitta användbara lösningar under tiden för att säkerställa att viktiga data är tillgängliga.

människor färdigheter

människor färdigheter är absolut nödvändiga för verkställande assistenter. Varje dag interagerar assistenter med dussintals människor, både inom och utanför organisationen, digitalt, i telefon och personligen. För att utmärka sig i jobbet måste verkställande assistenter utveckla relationer med många av dessa människor. Assistenter måste ofta be om tjänster, och att ha en rapport gör stor skillnad. Folk är mer benägna att låna ut en hand till trevliga individer. Extra poäng om assistenten har hjälpt potentiella hjälpare i det förflutna, eller kommer ihåg personuppgifter som barnens namn eller senaste semester.

viktigast av allt måste personliga assistenter utveckla positiva relationer med sina chefer. De bästa verkställande assistenterna är personliga men ändå tuffa. De kan berätta när man ska utmana chefen och när man ska samtycka. De vet när man ska lätta stämningen och när man ska vara seriös. De är vänliga med chefen utan att korsa gränser. Chefer både gillar och respekterar dessa individer.

dessutom bygger stora verkställande assistenter relationer med verkställande direktörens inre cirkel, inklusive chefens familj och närmaste kollegor.

du kan utveckla dina människor färdigheter genom att läsa HR böcker.

övertalning

verkställande assistenter måste vara lika skickliga på konsten att affären som Chefer. Kanske behöver de göra utsålda konsertbiljetter till chefen eller förhandla om rabatt på catering. Kanske behöver assistenten rekrytera ett utskott för att inrätta ett evenemang eller få kollegor ombord med en stor företagsbyte. Övertalningsförmåga tyst oliktänkande, vinna över blivande medarbetare, säkra speciella gynnar, och hålla verksamheten i trim.

problemlösning

verkställande assistenter är expert problemlösare. Chefer tar ofta hjälp av assistenter för att ta itu med utmaningar som de inte har tid eller bandbredd att åtgärda. Folk tar ständigt upp frågor till verkställande direktörens uppmärksamhet, och chefen kanske inte har tid att hantera varje hicka.

dessa hinder sträcker sig från det vardagliga, som att hitta en ny leverantör för skrivarbläck, till det ovanliga, som att spåra en tablett kvar på ett flygplan under en affärsresa. Ofta möter assistenter flera hinder eller stirrar på konstiga problem. Out-of-the-box, fantasifullt tänkande är nödvändigt för att lösa dessa problem. Möjligheten att föreslå alternativa lösningar och tänka på dina fötter är avgörande för verkställande assistenter som hanterar dagliga kurvbollar.

du kan göra problemlösningsspel och aktiviteter för att förbättra.

Composure

förmågan att hålla sig lugn i stressiga situationer är en av de viktigaste kvalifikationerna för verkställande sekreterare. Chefer som hanterar organisatoriska kriser uppmanar ofta assistenter att hjälpa. Som ett resultat befinner sig verkställande assistenter att hantera situationer med höga insatser.

även vardagliga jobbsituationer kan bli stressiga men. Till exempel kanske chefen missar sitt flyg på grund av trafik eller förseningar som gör en middagsbokning till sista minuten. Kanske kräver en upprörd kollega att se chefen och ventilerar frustrationer till assistenten. Kanske är dagens agenda helt enkelt jam-packad, och assistenten oroar sig för att avsluta allt. Eller kanske chefen har en dålig dag och är prickig.

oavsett hur stressande situationen är, får bra verkställande assistenter inte panik. De håller sig lugna, räknar ut en lösning och låter inte någon se dem svettas.

beslutsfattande

verkställande assistenter fattar dussintals beslut varje dag. Även chefer ger ibland assistenter uppgifter eller uppdrag, det finns ofta lite tillsyn och riktning. Rollen tenderar att vara oberoende och självstyrd. Verkställande assistenter vet vad de behöver göra och måste bestämma hur man bäst ska utföra uppgifter.

ibland måste personliga assistenter fatta tidskänsliga beslut när chefer inte är i närheten. De bästa assistenterna förstår gränserna för sina befogenheter, och vet när man ska ringa och logga ut på ett beslut själva, och när man ska spåra chefen.

du kan förbättra dina beslutsfattande färdigheter genom att läsa projektledningsböcker.

teknisk kunnig

vissa chefer köper de senaste enheterna, medan andra rock palm pilots från 90-talet. vissa ledare är värd för möten i virtuell verklighet, medan andra plockar när de skriver på sina tangentbord. Hur som helst måste assistenter hålla sig uppdaterade om teknik. Faktum är att om chefer är tekniskt bakom är det ännu viktigare för en assistent att vara tekniskt kunnig. När chefen behöver hämta ett lösenord för ett konto kopplat till ett telefonnummer som han inte har haft på tre år, kommer hans assistent att vara den i telefonen med teknisk support.

personliga assistenter bör åtminstone ha grundläggande Google Suite-eller Microsoft Office Suite-färdigheter. Assistenter ska skriva uppemot 70 ord per minut, kunna lära sig ny programvara snabbt och vara bekväm med e-post och internetforskning. Det är också klokt att bekanta sig med chefens telefon och laptop OS, eftersom assistenten kan behöva felsöka någon gång.

Tenacity

Tenacity och grit är viktiga egenskaper för verkställande assistenter att ha. Chefer är mycket speciella, och vissa är rent prickiga. Även med en bra chef kommer assistenter att hantera svåra människor och utmanande situationer regelbundet. Elasticitet är nyckeln till varaktig i positionen. Verkställande assistenter måste studsa tillbaka från misslyckanden och dåliga dagar. Det kan vara svårt att bygga upp en tjock hud och tolerans, men vittring besvikelse och motgångar är ett måste i denna roll.

diskretion

verkställande assistenter hanterar konfidentiell information och känsliga situationer, och diskretion är ett måste. Assistenter måste agera med takt och upprätthålla konfidentialitet. De får inte läcka information till andra avdelningar, avsiktligt eller på annat sätt. Skvaller är uteslutet. Mötessamtal bör inte förvandlas till samtal i pausrum. Assistenter bör också vara medvetna om var de lämnar känsliga dokument eller kliva bort från sina datorskärmar utan att först stänga fönster.

personliga assistenter tenderar att vara föremål för detaljer om chefens hemliv. Assistenten kan vara närmare chefens familj än andra anställda och måste förstå att detta är ett privilegium. Assistenter bör mäta och respektera deras verkställande utanför arbetsgränserna.

till exempel, om det finns en medicinsk nödsituation med chefens barn som kräver att man avbryter ett möte, ska assistenten bestämma hur mycket information som ska avslöjas. En enkel ”var tvungen att lämna tidigt” kan räcka, eller ”medicinsk nödsituation” om gästen är viktig. Att säga ”little Billys appendix burst” är förmodligen olämpligt. En bra assistent skyddar chefens integritet, även om kollegor pry.

Händelsekoordinering

Händelsekoordinering är en värdefull färdighet att ha som verkställande assistent. Inte varje assistents arbetsbeskrivning inkluderar planeringsfester och evenemang, men det finns fortfarande situationer där dessa färdigheter är praktiska. Till exempel kanske assistenten behöver beställa catering för ett styrelsemöte. Eller kanske assistenten behöver flytta ordningen på schemat vid ett företags reträtt eftersom huvudtalaren inte har kommit ännu.

att kunna undersöka leverantörer, ringa samtal, förhandla om priser, rekrytera hjälpare, skriva en show, dekorera och ta hand om små detaljer kommer till nytta när du är höger hand till en verkställande som kan behöva kasta en händelse.

planeringsprocessen kan vara mer sömlös om du använder händelsehanteringsprogram.

ledarskap

inte bara är personliga assistenter verkställande direktörens högra hand, de är också ledare i sin egen rätt. Verkställande assistenter övervakar ofta de administrativa assistenterna eller leder upp speciella projekt. De självhanterar och fastställer också sina egna mål och arbetsflöden. Ledarskapsförmåga hjälper verkställande assistenter att ha ägande över sina roller. Förmågan att ta initiativ, ge instruktioner och vara ansvarig för resultat tjänar assistenter väl.

du kan lära dig om ledarskap från ledarskapsböcker.

uppmärksamhet på detaljer

uppmärksamhet på detaljer är en av de mest kritiska personliga assistentfärdigheterna. Chefer och deras inre kretsar har höga förväntningar. Medan ett typsnitt kanske inte är en stor sak i lägre positioner, kan fel få sammansatta konsekvenser på högre nivåer. Till exempel kan felstavning av ett namn inte verka som en stor sak. Felstavning av en potentiell kunds namn eller en styrelseledamots namn kan dock förmedla respektlöshet och sura förhållandet. Att misplacera en viktig post kan leda till en rättegång. Även om det värsta fallet inte uppstår, ser misstag oprofessionellt ut.

Chefer är upptagna och har ofta bråttom. Verkställande assistenter är den sista försvarslinjen mot fel. Det är upp till högnivåassistenter att dubbelkontrollera varje detalj, trippelkontrollera varje dokument och säkerställa total noggrannhet.

anpassningsförmåga

förändring är konstant, särskilt i dagens affärslandskap. Executive assistant arbetsuppgifter ändras ofta dag till dag i stablest gånger. Ibland behöver assistenter ändra kurs mitt i uppgiften. Stora assistenter är smidiga, tillgängliga och villiga att prova nya tillvägagångssätt för experimentets skull.

som de första teammedlemmarna som hör om stora beslut är verkställande assistenter ofta i frontlinjen för organisatoriska förändringar. Genom att anta en positiv attityd kan assistenter leda avgiften och övertyga medarbetare att anpassa sig till dessa förändringar. De kan också förmedla oro och känslor till verkställande direktören.

framför allt tar stora verkställande assistenter förändring i steg och kastas sällan av shakeups till sina rutiner. Faktum är att de bästa assistenterna välkomnar och omfamnar förändring och njuter av förmågan att möta utmaningen.

du kan utveckla anpassningsförmåga färdigheter genom att spela improv spel.

förväntan

bra verkställande assistenter svarar på chefens önskemål. Stora verkställande assistenter förutser dessa förfrågningar och har redan lösningar redo. Till exempel, ha en kontaktlista för att träffa skötare och kontakta sena ankomster. Eller har ett par lunch leveransalternativ praktiskt på en dag verkställande har rygg mot rygg möten. Förväntan är ett outtalat krav på jobbet. Rollen handlar om att tillhandahålla en verkställande behov, och en del av jobbet är att identifiera och förutsäga dessa behov.

ödmjukhet

ödmjukhet är en av de viktigaste egenskaperna för verkställande assistenter. Verkställande assistenter har en roll bakom kulisserna. Assistentens uppdrag är att hjälpa sin chef att lyckas och se kompetent ut. Erkännande är trevligt, men assistenter bör inte förvänta sig alltför stort tack. Inte heller bör dessa teammedlemmar påpeka hur hjälplös deras chef är utan dem. De bästa verkställande assistenterna kör showen utan att gå in i rampljuset. De är som scenhänder, springer runt bakom scenen för att göra det möjligt för stjärnan att lysa på centrum.

högnivåassistenter bör vara kompetenta, men inte kaxiga. Att para hög prestanda med ödmjukhet är ingen lätt uppgift, men det är absolut nödvändigt. Stora verkställande assistenter har förtroende för sina förmågor, ändå upprätthålla en air av blygsamhet. De är viktiga men inte självviktiga. Denna förmåga till ödmjukhet tjänar dem väl i rollen och hjälper dem att komma bättre överens med chefer och kollegor.

slutsats

verkställande assistenter har sällan tråkiga jobb. Uppgifterna sträcker sig långt utöver att svara på telefoner eller organisera filer. Faktiskt, assistenter tillgodose ett brett spektrum av behov och hantera många olika omständigheter, många av dem utanför ramen för normala arbetsbeskrivningar.

de bästa personliga assistenterna är jacks-of-all-trades, men det finns en grundläggande uppsättning färdigheter som hjälper individer att utmärka sig i rollen. Om du har attributen i den här artikeln kan du ha en framtid som verkställande assistent. Om inte, var aldrig rädd, du kan öva och behärska de kompetenser som behövs för att bli din organisations hemliga vapen.

nästa, kolla in vår lista över executive assistant-verktyg, den här guiden till executive teambuilding och den här med online-samarbetsverktyg.

FAQ: Executive assistant skills

här är svar på vanliga frågor om executive assistant skills.

Vad gör en verkställande assistent?

en verkställande assistent ger administrativt stöd till högt rankade chefer som företagspresidenter, VD och medlemmar i C-sviten. Dessa assistenter samordnar möten, ordnar möten, hanterar chefens schema, svarar på telefoner, gör researrangemang, förbereder och arkiverar viktiga dokument och utför andra viktiga uppgifter efter behov. Ansvar och omfattning av jobbet kan variera beroende på företag och verkställande. Verkställande assistenter övervakar ofta de andra administrativa assistenterna och leder specialprojekt inom organisationen.

vad är executive assistant skills?

Executive assistant skills är kompetenser som gör det möjligt för personliga assistenter att utföra på höga nivåer. Exempel på idealiska personliga assistentfärdigheter inkluderar uthållighet, diskretion och problemlösning.

vilka är de tre bästa färdigheterna hos en verkställande assistent?

de tre bästa färdigheterna hos en verkställande assistent är anpassningsförmåga, människors färdigheter och organisation.

Hur utvecklar du executive assistant-färdigheter?

det mest surefire sättet att utveckla executive assistant färdigheter är att fungera som en personlig assistent. De flesta EA: s lära och fullända sitt hantverk på jobbet. Men om du vill förbättra dina personliga assistentfärdigheter så att du så småningom kan landa en högre position, kan du läsa böcker, ta onlinekurser eller titta på handledningsvideor och öva konversationer. Du kan också ta Online-typtester och öva med kontorsprogramvara.

P. S: tryck på ”CTRL + D” eller ”Kommando + D” för att bokmärka denna sida för uppdateringar.

dela den här artikeln: