19 alapvető vezetői asszisztens készségek 2021

megtaláltad a listánkat a vezető asszisztensi képességeinkről.

a vezetői asszisztens készségek olyan tulajdonságok és képességek, amelyek segítenek a magas szintű asszisztenseknek a pozíciójukban. Ilyen kompetenciák például a multitasking képesség, a döntéshozatali készségek és az időgazdálkodás. A végrehajtó asszisztenseket általában EA-knak, ügyvezető titkároknak és személyes asszisztenseknek is nevezik.

ezeket a készségeket vezetői asszisztens könyvekből tanulhatja meg, és hálát mutathat értük a virtuális adminisztratív szakemberek napján.

ez a bejegyzés tartalmazza:

• executive assistant key erősségek
• executive assistant kompetenciák
• technikai készségek ügyvezető titkárok számára
• ügyvezető titkár képesítések
• személyi asszisztens készségek

itt van minden, amit tudnia kell.

vezetői asszisztens készségek listája

a meggyőzéstől a részletekig, itt van egy lista azokról a készségekről, amelyekkel minden vezetői asszisztensnek rendelkeznie kell.

szervezési készségek

a szervezési készségek az egyik legfontosabb vezetői asszisztens erősségei. A magas szintű asszisztensek sok feladatot és nagy mennyiségű információt zsonglőrködnek. Rendezett rendszer nélkül az asszisztensek könnyen lemaradhatnak, elmulaszthatják a határidőket, vagy elveszíthetik a fontos részletek nyomon követését. A szervezett asszisztens gyorsan megtalálja a válaszokat, és zökkenőmentesen folytatja a műveleteket. Ezek az egyének nyugodtabbak, hatékonyabbak és kompetensebbnek tűnnek.

a projektmenedzsment szoftverrel vagy a projektmenedzsmentről szóló könyvek olvasásával javíthatja szervezeti készségeit.

Multitasking

ritkán van egy vezetői asszisztensnek lehetősége arra, hogy nyugodt tempóban mozogjon, és egyszerre csak egy küldetésre koncentráljon. A képzett asszisztenseknek multitaskereknek kell lenniük, készen állnak arra, hogy egy pillanat alatt elforduljanak, amikor sürgős szükség van rá. Ezután folytatniuk kell az előző feladatot, amikor a válság véget ér. Gyakran előfordul, hogy ez a váltás sokszor előfordul a nap folyamán. Problémák merülnek fel, a kollégáknak pedig kérdéseik vannak. Csörögnek a telefonok, változnak a tervek. A hozzáértő végrehajtó asszisztenseknek meg kell szakítaniuk a lépéseket, és meg kell tanulniuk, hogyan kell hatékonyan rangsorolni.

nézze meg ezt a focus könyvek listáját, hogy fejlessze ezt a készséget.

időgazdálkodás

az időgazdálkodás az egyik legfontosabb vezetői asszisztens kompetencia. Az asszisztensek feladatai általában időérzékenyek. Az összpontosítás és a feladatok időben történő elvégzése elengedhetetlen a munka sikeréhez. Arról nem is beszélve, hogy a végrehajtó asszisztensek folyamatos munkafolyamatokat kapnak, és könnyen lemaradhatnak, ha nem maradnak a feladatok tetején.

a jó időgazdálkodási készségek zökkenőmentesen tartják a műveleteket, és csökkentik a stresszt. Az asszisztenseknek jól meg kell érteniük, hogy mely munkákat kell prioritásként kezelni, és mennyi időt kell tölteni az egyes törekvésekre. Ha egy feladat a vártnál hosszabb ideig tart, a jó asszisztensek tudják, mikor kell segítséget kérni, vagy átruházni a munkát egy csapattársra.

emellett a hozzáértő asszisztensek tudják, hogyan kell hatékony munkafolyamatokat faragni és határokat szabni. Ha a végrehajtó asszisztensek nem lépnek át a munkanapon belüli felelősségeken, akkor késő órákban vagy túlmunkában találhatják magukat. A kiégés elkerülése érdekében az intelligens asszisztens munkaidőben fókuszált marad, a nap végén pedig kihúzza a konnektorokat, csak órák utáni vészhelyzetekre reagálva.

itt van egy lista a legjobb könyvek időgazdálkodás.

az ütemtervet időmegőrző szoftverrel kezelheti.

kommunikációs készségek

a kommunikációs készségek kulcsfontosságúak a vezetői asszisztensek számára. Először is, az asszisztenseknek tudniuk kell, hogyan kell professzionálisan beszélni és írni a vezetőknek, az üzleti partnereknek és a magas szintű ügyfeleknek. A nyelvtan döntő fontosságú, csakúgy, mint az egyezmények írása. Például az asszisztenseknek tudniuk kell, hogyan kell megfelelően formázni egy hivatalos üzleti levelet, és háromszor ellenőrizniük kell a helyesírást az e-mailek küldése előtt.

a hang is fontos. A hozzáértő asszisztensek tudják, mikor kell személyesebb és barátságosabb hangot adni, és mely helyzetek igényelnek szigorú formalitást. A hosszúságnak és a közepesnek is megfelelőnek kell lennie. Egy elhaladó említés vagy feljegyzés elegendő lehet a kisebb hírekhez, míg a nagyobb bejelentések vagy kérdések részletes e-mailt vagy hivatalos jelentést érdemelnek.

a végrehajtó asszisztenseknek is képesnek kell lenniük útmutatást adni. Top asszisztensek gyakran felügyeli más adminisztratív asszisztensek és koordinálja osztályok speciális projektek. Ezek a felelősségek megkövetelik az egyértelmű utasítások megadásának és a személyzettel való tiszteletteljes kommunikációnak a képességét.

szókincs játékokat játszhat a kommunikáció javítása érdekében.

adatbevitel

az adatbevitel az egyik legkívánatosabb technikai készség az Ügyvezető titkárok számára. A nyilvántartás az asszisztensek egyik legfontosabb funkciója. Az Ügyvezető titkárok gyakran veszik és szerkesztik az értekezlet jegyzőkönyveit, fenntartják az adatbázisokat és kezelik az iktatórendszereket. Ezeknek az egyéneknek képesnek kell lenniük arra, hogy nagy sebességgel és pontossággal adják meg az információkat. Azt is tudniuk kell, hogyan lehet gyorsan letölteni az adatokat.

az alapvető technológiai készségek szintén hasznosak. Egy tökéletes világban, az informatikai osztály minden alkalommal válaszolna a hívásra, amikor egy táblázat megromlott. A valóságban a problémák gyakran időt vesznek igénybe a diagnosztizáláshoz és a javításhoz. A kivételes asszisztensek időközben működőképes megoldásokat találnak a fontos adatok hozzáférhetőségének biztosítása érdekében.

az emberek készségei

az emberek készségei elengedhetetlenek a vezetői asszisztensek számára. Az asszisztensek minden nap több tucat emberrel lépnek kapcsolatba a szervezeten belül és kívül, digitálisan, telefonon és személyesen. Hogy kitűnjön a munkában, a végrehajtó asszisztenseknek kapcsolatokat kell kialakítaniuk ezekkel az emberekkel. Az asszisztenseknek gyakran szívességet kell kérniük, és a kapcsolattartás nagy különbséget jelent. Az emberek hajlamosabbak kezet nyújtani a kellemes egyéneknek. Extra pontokat, ha az asszisztens segített a potenciális segítő a múltban, vagy emlékszik a személyes adatokat, mint a gyerekek nevét, vagy a legutóbbi vakáció.

a legfontosabb, hogy a személyes asszisztenseknek pozitív kapcsolatokat kell kialakítaniuk vezetőikkel. A legjobb vezetői asszisztensek személyesek, mégis kemények. Meg tudják mondani, mikor kell kihívni a főnököt, és mikor kell beleegyezni. Tudják, mikor kell enyhíteni a hangulatot, és mikor kell komolynak maradni. Barátságosak a főnökkel a határok átlépése nélkül. A vezetők szeretik és tisztelik ezeket az egyéneket.

emellett a nagy vezetői asszisztensek kapcsolatokat építenek ki az Ügyvezető belső körével, beleértve a főnök családját és a legközelebbi kollégákat.

HR könyvek olvasásával fejlesztheti az emberek készségeit.

meggyőzés

a végrehajtó asszisztenseknek ugyanolyan ügyesnek kell lenniük az üzlet művészetében, mint a vezetőknek. Lehet, hogy teltházas koncertjegyeket kell szerezniük a főnöknek, vagy tárgyalni kell a vendéglátás kedvezményéről. Lehet, hogy az asszisztensnek fel kell vennie egy bizottságot egy esemény felállításához, vagy kollégákat kell felvennie a fedélzetre egy nagy cégváltással. Meggyőzés készségek csendes disszidensek, nyerni leendő munkatársak, biztonságos különleges szívességet, és tartsa műveletek zökkenőmentesen.

problémamegoldó

a végrehajtó asszisztensek szakértő problémamegoldók. A vezetők gyakran igénybe veszik az asszisztensek segítségét olyan kihívások kezelésére, amelyekre nincs idejük vagy sávszélességük orvosolni. Az emberek folyamatosan felhívják a végrehajtó figyelmét a kérdésekre, és a főnöknek nincs ideje minden csuklással foglalkozni.

Ezeket az akadályokat kezdve a földhözragadt, mint találni egy új beszállító nyomtató tinta, a szokatlan, mint felkutatni egy tabletta maradt egy repülőgép egy üzleti út során. Gyakran, asszisztensek szembe több akadályt, vagy bámulni le a furcsa probléma. Out-of-the-box, kreatív gondolkodásra van szükség, hogy megoldja ezeket a problémákat. Az a képesség, hogy alternatív megoldásokat javasoljon és gondolkodjon a lábadon, kritikus fontosságú a végrehajtó asszisztensek számára, akik napi görbületekkel foglalkoznak.

a problémamegoldó játékokat és tevékenységeket fejlesztheti.

nyugalom

az a képesség, hogy nyugodt maradjon stresszes helyzetekben az egyik legfontosabb ügyvezető titkár képesítések. A szervezeti válságokkal foglalkozó vezetők gyakran segítséget kérnek az asszisztensektől. Ennek eredményeként a végrehajtó asszisztensek nagy tétű helyzetekkel foglalkoznak.

még a hétköznapi munkahelyi helyzetek is stresszessé válhatnak. Például, talán a főnök a forgalom miatt elmulasztja a repülését, vagy késik a vacsora foglalása az utolsó pillanatig. Lehet, hogy egy ideges kolléga azt követeli, hogy lássa a főnököt, és csalódást okoz az asszisztensnek. Talán a napirend egyszerűen elakadt, és az asszisztens aggódik, hogy mindent befejezzen. Vagy talán a főnöknek rossz napja van, és tüskés.

nem számít, mennyire stresszes a helyzet,a jó vezetői asszisztensek nem pánikolnak. Nyugodtak maradnak, kitalálnak egy megoldást, és nem hagyják, hogy bárki meglássa őket izzadni.

döntéshozatal

a vezetői asszisztensek naponta több tucat döntést hoznak. Bár a vezetők néha feladatokat vagy feladatokat adnak az asszisztenseknek, gyakran kevés a felügyelet és az irányítás. A szerep általában független és önálló. A vezetői asszisztensek tudják, mit kell tenniük, és el kell dönteniük, hogyan lehet a legjobban elvégezni a feladatokat.

néha a személyi asszisztenseknek időérzékeny döntéseket kell hozniuk, amikor a vezetők nincsenek a közelben. A legjobb asszisztensek megértik hatáskörük határait, és tudják, mikor kell felhívni és aláírni egy döntést, és mikor kell felkutatni a főnököt.

a projektmenedzsment könyvek olvasásával javíthatja döntéshozatali készségeit.

műszaki hozzáértés

egyes vezetők a legújabb eszközöket vásárolják, míg mások a 90-es évek rock palm pilótái. néhány vezető virtuális valóságban tart találkozókat, míg mások peckelnek, amikor gépelnek a billentyűzetükön. Akárhogy is, az asszisztenseknek naprakészen kell tartaniuk a technológiát. Valójában, ha a főnökök technológiailag elmaradnak, akkor még fontosabb, hogy az asszisztens hozzáértő legyen. Amikor a főnöknek be kell szereznie egy jelszót egy olyan telefonszámhoz kapcsolódó fiókhoz, amely három éve nem volt, asszisztense lesz a telefonon technikai támogatással.

a személyi asszisztenseknek legalább alapvető Google Suite vagy Microsoft Office Suite ismeretekkel kell rendelkezniük. Az asszisztenseknek percenként 70 szót kell beírniuk, gyorsan meg kell tanulniuk az új szoftvereket, és kényelmesnek kell lenniük az e-mail és az internetes kutatásban. Az is bölcs dolog, hogy megismerkedjen a főnök telefonjával és laptopjával, mivel az asszisztensnek valamikor meg kell oldania a hibaelhárítást.

Tenacity

a Tenacity és a grit fontos jellemzők a végrehajtó asszisztensek számára. A vezetők nagyon különlegesek, egyesek pedig egyenesen szúrósak. Még egy nagyszerű főnöknél is, az asszisztensek rendszeresen foglalkoznak nehéz emberekkel és kihívásokkal teli helyzetekkel. A rugalmasság kulcsfontosságú a pozícióban való tartóssághoz. A vezetői asszisztenseknek vissza kell térniük a kudarcokból és a rossz napokból. Meg kell, hogy továbbra is fennállnak, vagy pivot meghallgatása után ismételt nem. nehéz lehet felépíteni egy vastag bőr és a tolerancia, de az időjárás csalódás és csapások elengedhetetlen ebben a szerepben.

diszkréció

a vezetői asszisztensek bizalmas információkkal és kényes helyzetekkel foglalkoznak, és a diszkréció elengedhetetlen. Az asszisztenseknek tapintatosan kell eljárniuk és titokban kell tartaniuk. Nem szivárogtathatnak információt más osztályoknak, szándékosan vagy más módon. A pletyka szóba sem jöhet. Találkozó beszélgetések nem alakulnak szünet szobában beszélgetések. Az asszisztenseknek tisztában kell lenniük azzal is, hogy hol hagyják el az érzékeny dokumentumokat, vagy távolodnak a számítógép képernyőjétől anélkül, hogy először bezárnák az ablakokat.

a személyi asszisztensek általában ismerik a főnök otthoni életének részleteit. Lehet, hogy az asszisztens közelebb áll a főnök családjához, mint más alkalmazottak, és meg kell értenie, hogy ez kiváltság. Az asszisztenseknek fel kell mérniük és tiszteletben kell tartaniuk vezetőik munkán kívüli határait.

például, ha orvosi vészhelyzet áll fenn a főnök gyermekeivel, ami szükségessé teszi a találkozó lemondását, akkor az asszisztensnek meg kell határoznia, hogy mennyi információt kell nyilvánosságra hoznia. Elegendő lehet egy egyszerű “korán el kellett mennie”, vagy “orvosi vészhelyzet”, ha a vendég fontos. Azt mondani, hogy “kis Billy vakbele kitört”, valószínűleg helytelen. Egy jó asszisztens védi a főnök magánéletét, még akkor is, ha a kollégák kíváncsiskodnak.

Eseménykoordináció

az Eseménykoordináció értékes készség, hogy ügyvezető asszisztensként rendelkezzen. Nem minden asszisztens munkaköri leírása tartalmazza a Partik és rendezvények tervezését, de még mindig vannak olyan helyzetek, amikor ezek a készségek hasznosak. Például, talán az asszisztensnek meg kell rendelnie a vendéglátást egy igazgatósági ülésre. Vagy talán az asszisztensnek meg kell változtatnia az ütemterv sorrendjét egy vállalati visszavonuláson, mert a főelőadó még nem érkezett meg.

a gyártók kutatása, hívások kezdeményezése, árak megtárgyalása, segítők toborzása, show-sorozat írása, díszítés és apró részletek gondozása jól jön, ha Ön a jobb keze egy ügyvezetőnek, akinek szüksége lehet egy esemény megrendezésére.

a tervezési folyamat zökkenőmentesebb lehet, ha eseménykezelő szoftvert használ.

vezetés

a személyi asszisztensek nemcsak a végrehajtó jobb keze, hanem saját jogon is vezetők. A végrehajtó asszisztensek gyakran felügyelik az adminisztratív asszisztenseket, vagy speciális projekteket vezetnek. Ők is önállóan kezelik és meghatározzák saját céljaikat és munkafolyamataikat. A vezetői készségek segítenek a végrehajtó asszisztenseknek a szerepük felett. Az a képesség, hogy kezdeményezzen, utasításokat adjon és elszámoltatható legyen az eredményekért, jól szolgálja az asszisztenseket.

a vezetésről vezetői könyvekből tanulhat.

figyelem a részletekre

a részletekre való figyelem az egyik legkritikusabb személyi asszisztens készség. A vezetőknek és a belső köröknek nagy elvárásaik vannak. Míg az elírás alacsonyabb pozíciókban nem biztos, hogy nagy ügy, a hibák magasabb szinteken összetett következményekkel járhatnak. Például egy név elírása nem tűnik nagy ügynek. A leendő ügyfél vagy az igazgatósági tag nevének elírása azonban tiszteletlenséget és megronthatja a kapcsolatot. Egy fontos levél helytelen elhelyezése pert indíthat. Még akkor is, ha a legrosszabb eset nem fordul elő, a hibák szakszerűtlenek.

a vezetők elfoglaltak és gyakran sietnek. A végrehajtó asszisztensek az utolsó védelmi vonal a hibák ellen. A magas szintű asszisztensek feladata, hogy minden részletet kétszer ellenőrizzenek, minden dokumentumot háromszor ellenőrizzenek, és biztosítsák a teljes pontosságot.

alkalmazkodóképesség

a változás állandó, különösen a mai üzleti környezetben. Az ügyvezető asszisztens feladatai gyakran napról napra változnak a legstabilabb időkben. Néha az asszisztenseknek meg kell változtatniuk a feladat közepén. A nagy asszisztensek hajlékonyak, rendelkezésre állnak, és hajlandóak új megközelítéseket kipróbálni a kísérletezés kedvéért.

mint a csapat első tagjai, akik hallanak a főbb döntésekről, az Ügyvezető asszisztensek gyakran a szervezeti változások élvonalában vannak. A pozitív hozzáállás elfogadásával az asszisztensek vezethetik a díjat, és meggyőzhetik a munkatársakat, hogy alkalmazkodjanak ezekhez a változásokhoz. Ők is közvetíteni aggodalmak és érzelmek a végrehajtó.

mindenekelőtt a nagy vezetői asszisztensek lépésről lépésre változnak, és ritkán dobják el őket a rutinjuk rázkódása. Valójában a legjobb asszisztensek örömmel fogadják és elfogadják a változást, élvezve a kihívást.

tudod fejleszteni alkalmazkodóképesség készségek játszani improv játékok.

várakozás

a jó vezetői asszisztensek válaszolnak a főnök kéréseire. A nagy vezetői asszisztensek előre látják ezeket a kéréseket, és már készen állnak a megoldásokra. Például, ha van egy névjegyzéke az értekezlet kísérőinek, és kapcsolatba lép a későn érkezőkkel. Vagy egy pár ebéd szállítási lehetőség kéznél van egy olyan napon, amikor a végrehajtó szervnek hátsó ülései vannak. A várakozás a munka kimondatlan követelménye. A szerep a végrehajtó igényeinek kielégítéséről szól, és a munka része az igények meghatározása és előrejelzése.

alázat

az alázat a végrehajtó asszisztensek egyik legfontosabb vonása. A végrehajtó asszisztenseknek a színfalak mögött van szerepük. Az asszisztens feladata, hogy segítse a főnök sikerül, és nézd illetékes. Az elismerés szép, de az asszisztensek nem számíthatnak túlzott köszönetre. Ezeknek a csapattagoknak sem szabad rámutatniuk, mennyire tehetetlen a főnökük nélkülük. A legjobb vezetői asszisztensek vezetik a műsort anélkül, hogy a reflektorfénybe lépnének. Olyanok, mint a színpadi kezek, rohangálnak a kulisszák mögött, hogy lehetővé tegyék a csillag ragyogását a középső színpadon.

a magas szintű asszisztenseknek kompetensnek kell lenniük, de nem lehetnek beképzeltek. A nagy teljesítmény párosítása az alázattal nem könnyű feladat, mégis feltétlenül szükséges. A nagy vezetői asszisztensek bíznak képességeikben, mégis fenntartják a szerénység levegőjét. Fontosak, de nem önfontosak. Ez a képesség az alázatosságra jól szolgálja őket a szerepben, és segít nekik jobban kijönni a főnökökkel és a kollégákkal.

következtetés

a végrehajtó asszisztenseknek ritkán van unalmas munkájuk. A feladatok messze túlmutatnak a telefonok megválaszolásán vagy a fájlok rendezésén. Valójában az asszisztensek sokféle igényt kielégítenek, és számos különböző körülményt kezelnek, amelyek közül sok meghaladja a szokásos munkaköri leírások körét.

a legjobb személyi asszisztensek a jacks-of-all-szakmák, mégis vannak olyan alapvető készségek, amelyek segítenek az egyéneknek a szerepben. Ha rendelkezik az attribútumok ebben a cikkben, akkor lehet, hogy a jövőben, mint egy végrehajtó asszisztens. Ha nem, soha ne félj, gyakorolhatja és elsajátíthatja azokat a kompetenciákat, amelyek szükségesek ahhoz, hogy a szervezet titkos fegyverévé váljanak.

ezután tekintse meg a vezetői asszisztens eszközök listáját, ezt az útmutatót a vezetői csapatépítéshez és ezt az online együttműködési eszközöket.

GYIK: Executive assistant skills

itt talál választ a gyakori kérdésekre executive assistant skills.

mit csinál egy ügyvezető asszisztens?

az ügyvezető asszisztens adminisztratív támogatást nyújt magas rangú vezetőknek, mint például a vállalati elnökök, a vezérigazgatók és a C-suite tagjai. Ezek az asszisztensek koordinálják az üléseket, megbeszéléseket szerveznek, kezelik a főnök ütemtervét, válaszolnak a telefonokra, utazási megállapodásokat készítenek, fontos dokumentumokat készítenek és nyújtanak be, és szükség esetén más alapvető feladatokat is elvégeznek. A feladatkör és a feladatkör a vállalattól és az ügyvezetőtől függően változhat. A végrehajtó asszisztensek gyakran felügyelik a többi adminisztratív asszisztenst, és a szervezeten belül speciális projekteket vezetnek.

mik a vezetői asszisztens készségek?

a vezetői asszisztens készségek olyan kompetenciák, amelyek lehetővé teszik a személyes asszisztensek magas szintű teljesítését. Az ideális személyi asszisztens készségek példái közé tartozik a kitartás, a diszkréció és a problémamegoldás.

mi az ügyvezető asszisztens három legfontosabb képessége?

az ügyvezető asszisztens három legfontosabb képessége az alkalmazkodóképesség, az emberi készségek és a szervezés.

hogyan fejlesztheti a vezetői asszisztens készségeket?

a vezetői asszisztens készségek fejlesztésének legbiztosabb módja az, hogy személyes asszisztensként szolgáljon. A legtöbb EA megtanulja és tökéletesíti mesterségét a munka során. Ha azonban javítani szeretné személyes asszisztensi képességeit, hogy végül magasabb pozícióba kerülhessen, akkor könyveket olvashat, online tanfolyamokat vehet igénybe, oktatóvideókat nézhet, beszélgetéseket gyakorolhat. Online gépelési teszteket is végezhet, és gyakorolhat irodai szoftverekkel.

P. S: nyomja meg a “CTRL + D” vagy a “Command + D” gombot az oldal könyvjelzővel történő frissítéséhez.

ossza meg ezt a cikket: