Wie erstellen Sie als Veranstalter die perfekte Agenda? Lesen Sie diese Tipps, wie Sie eine Konferenzagenda erstellen, die Ihren Veranstaltungszielen entspricht und gleichzeitig die Teilnehmer beschäftigt.
Wo findet die nächste Sitzung statt? Wer leitet diesen Workshop? Welche Sitzungen werden mir am meisten helfen? Dies sind nur einige der Fragen, die einem Teilnehmer während einer Veranstaltung durch den Kopf rasen. Der Schlüssel zur Schaffung eines angenehmen Veranstaltungserlebnisses ohne überwältigende Teilnehmer besteht darin, Veranstaltungsinhalte auf intuitive und verständliche Weise zu organisieren. Aus diesem Grund ist es wichtig, eine qualitativ hochwertige Konferenzagenda zu erstellen.
Das Konferenzprogramm ist das Rückgrat des Veranstaltungsinhalts. Sicherstellen, dass alle Ereignisinformationen auffindbar, konsumierbar und relevant sind, ist das, was eine Ereignisagenda von den anderen abhebt. Denken Sie daran, dass eine starke Konferenzagenda für Organisatoren genauso wichtig ist wie für Teilnehmer. Eine Agenda bietet Organisatoren die Möglichkeit, das Engagement von Veranstaltungen genau zu messen, Teilnehmerfeedback einzuholen und Sponsoring-Möglichkeiten anzubieten.
Die folgenden Tipps sollen bei der Erstellung einer Konferenzagenda von Anfang bis Ende helfen. Diese Best Practices können in verschiedenen Anwendungsfällen angewendet werden, um eine qualitativ hochwertige Veranstaltungsagenda sicherzustellen.
1) Umfragen vor der Veranstaltung durchführen
Bevor sie sich mit der Struktur der Agenda befassen, müssen die Organisatoren wissen, welche Art von Inhalten die Teilnehmer lernen möchten. Sobald das übergeordnete Thema abgeschlossen ist, muss das Thema in verdauliche Inhalte unterteilt werden. Eine gute Möglichkeit, die Art der Sitzungen einzuschätzen, die am beliebtesten sind, besteht darin, direkt nach den Meinungen der Teilnehmer zu fragen. Dies kann durch Einbeziehung von Umfragefragen in das Veranstaltungsregistrierungsformular erfolgen, z:
- Was erhoffen Sie sich von dieser Konferenz?
- Welche Arten von Sitzungen werden für Sie am wertvollsten sein?
- Wie hoffen Sie, Ihr Wissen zu diesem Thema zu erweitern?
Fragen wie diese helfen bei der Erstellung des Veranstaltungsinhalts und bei der Kenntnis der Rednertypen, die für die Teilnehmer am hilfreichsten sind. Diese Fragen können auch über E-Mail-Marketingkampagnen vor der Veranstaltung oder über die Event-App gestellt werden. Umfragen im Allgemeinen sind immer eine gute Möglichkeit, die Perspektive der Teilnehmer zu verstehen, um wichtige Entscheidungen zu treffen.
2) Synchronisieren Sie die Agenda mit der Event-App
Sobald der Inhalt der Konferenzagenda festgelegt wurde, ist es der nächste wichtige Schritt, herauszufinden, wie diese Informationen für die Teilnehmer zugänglich gemacht werden können. Vor dem digitalen Zeitalter wurden Tagesordnungen meist in Papierform verteilt. Mit dem Aufstieg der Event-App können Organisatoren jetzt alle Veranstaltungssitzungen und Inhalte in die App hochladen, auf die die Teilnehmer vor, während und nach der Veranstaltung zugreifen können.
Das Hosten der Konferenzagenda in der Event-App sorgt für ein reibungsloseres Erlebnis, da die App auch andere Aspekte der Veranstaltung enthält, die mit der Agenda zusammenhängen, z. B. das Networking mit anderen Teilnehmern, das Anzeigen einer Liste von Referenten und den Zugriff auf eine Liste von Sponsoren. Je reibungsloser die Synchronisierung zwischen Ihrer App und der Agenda ist, desto besser ist das Gesamterlebnis der Veranstaltung.
3) Organisieren von Sitzungen nach Spuren
Eine häufige Herausforderung beim Organisieren von Ereignisinhalten besteht darin, einen Weg zu finden, wie alle Informationen leicht durchsuchbar sind. Wenn Ihre Veranstaltung mehr als hundert Sitzungen umfasst, kann die Navigation durch den gesamten Zeitplan überwältigend sein.
Um dies zu vermeiden, organisieren Sie Sitzungen nach Spuren. Ein Track ist ein übergreifendes Thema, unter dem mehrere Sessions zu finden sind. Wenn Sie beispielsweise eine Social-Media-Konferenz veranstalten, möchten Sie möglicherweise Video-Marketing. Dieser Track enthält alle Sitzungen, die sich auf Video konzentrieren, und die Teilnehmer können entsprechend suchen. Dies sorgt für eine viel intuitivere Agenda-Erfahrung.
Quelle: Social Media Marketing World 2018
4) Erstellen Sie mehrere Agenda-Ansichten
So wie sich Menschen darin unterscheiden, wie sie neue Informationen lernen, unterscheiden sich Menschen auch darin, wie sie Informationen lieber anzeigen. Eine Agenda sollte aus diesem Grund mehrere Anzeigeoptionen haben, insbesondere wenn viele verschiedene Sitzungen zur Auswahl stehen. Beispiele für die Organisation von Agenda-Anzeigeoptionen sind nach Zimmernummer, Lautsprecher, Uhrzeit und Titel. Die von Ihnen gewählten Ansichtstypen sollten sich an der gesamten Konferenzstruktur sowie am Veranstaltungsort orientieren.
5) Geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, Sitzungen direkt zum Kalender hinzuzufügen
In einigen Fällen bevorzugen die Teilnehmer, dass die Konferenzagenda direkt in ihren persönlichen Kalender eingebettet wird. Auf diese Weise können die Teilnehmer jede Sitzung im Kontext ihrer eigenen Zeitpläne sehen, wodurch das Veranstaltungserlebnis persönlicher relevant wird. Eine nahtlose Teilnehmererfahrung ist immer ein Schlüsselfaktor für den Erfolg von Veranstaltungen und die Möglichkeit, Sitzungen schnell zu einem persönlichen Kalender hinzuzufügen, sorgt für eine intuitive Erfahrung.
6) Erleichterung der Beteiligung der Teilnehmer an der Agenda
Eine Konferenzagenda bietet dem Teilnehmer einen minimalen Wert, wenn sie lediglich als digitale Version des Tagesplans dient. Um seinen Wert zu maximieren, sollte die Agenda so interaktiv wie möglich sein. Stellen Sie sicher, dass jede Sitzung gemocht und bewertet werden kann, sodass der Organisator wertvolle Informationen sammeln kann, um umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen. Durch die Erstellung einer interaktiven Veranstaltungsagenda können sich die Teilnehmer während der gesamten Konferenz stärker engagieren und gleichzeitig wichtige Daten bereitstellen, die die Organisatoren dann für zukünftige Entscheidungen verwenden können.
Ein Beispiel für eine Sitzungsbewertung innerhalb der Veranstaltungsagenda
7) Erlauben Sie den Teilnehmern, an Umfragen innerhalb der Agenda teilzunehmen
In Übereinstimmung mit dem vorherigen Punkt können Sie das Engagement insbesondere fördern, indem Sie Live-Umfragen innerhalb der Agenda bereitstellen. Dies hilft Ihnen als Organisator, wertvolles Feedback in Echtzeit zu erfassen und direkt mit Ihren Referenten zu teilen. Umfragen innerhalb der Agenda können dazu beitragen, nicht nur zukünftige Ereignisse, sondern auch die derzeit stattfindende Veranstaltung zu verbessern. Die Echtzeitanalyse von Sitzungen ist ein wichtiger Weg, um den Puls Ihrer Veranstaltung zu überprüfen, und hilft Ihnen, bei Bedarf bestimmte Änderungen am Zeitplan vorzunehmen.
8) Sponsoren ansprechen
Veranstalter denken immer über kreative Wege nach, um ihren Sponsoren einen Mehrwert zu bieten. Da die Veranstaltungsagenda während der gesamten Konferenz ständig eingesehen und bearbeitet wird, dient sie als ideale Immobilie für Sponsoren, um ihre Marken und Angebote zu präsentieren. Lösungen wie Sponsored Sessions und Sponsored Polls sind großartige Möglichkeiten für Unternehmen, direkt vor die Teilnehmer zu treten. Eine Agenda zu haben, die in der Lage ist, im Namen Ihrer Partner eine angemessene Präsenz zu bieten, ist ein wichtiger Hebel bei der Sicherung des Sponsorings von Veranstaltungen.
Gesponserte Sitzung in der Bizzabo Event App
Möchten Sie mehr über das Sponsoring von Veranstaltungen erfahren? Klicken Sie unten auf den Grab the Event Sponsoring Guide:
9) Machen Sie die Agenda Social Media-freundlich
Um das Interesse an der Veranstaltung zu erhöhen, machen Sie die Agenda vor dem Veranstaltungstermin in den sozialen Medien teilbar. Wenn Sie die Agenda zusätzlich zu Ihren anderen Marketingstrategien in den sozialen Medien anzeigen und teilen können, können die Veranstaltungsinhalte für sich selbst sprechen und möglicherweise mehr Personen davon überzeugen, sich für die Veranstaltung anzumelden. In den meisten Fällen muss eine Agenda kein Geheimnis sein. Je Social-Media-freundlicher die Agenda ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie als zusätzliches Marketingmaterial für Ihre Veranstaltung dient.
10) Erfassen Sie Agenda-Analysen, um sie mit relevanten Stakeholdern zu teilen
Es ist zwar wichtig, den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, sich mit der Agenda auseinanderzusetzen, aber diese Aktionen bedeuten sehr wenig, wenn sie nicht gemessen werden können. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Konferenzagenda erstellen, in der alle Interaktionen nach der Veranstaltung erfasst und überprüft werden können. Das Analytics-Dashboard von Bizzabo bietet beispielsweise einen genauen Überblick über die Leistung der Veranstaltungsagenda.
Diese Kennzahlen werden für wichtige Stakeholder wie Sponsoren und Führungskräfte von Interesse sein, da Statistiken wie diese Aufschluss über den gesamten Event-ROI geben. Der Nachweis des Event-ROI ist notwendig, um mehr Sponsoren für zukünftige Veranstaltungen zu gewinnen und Entscheidungsträger davon zu überzeugen, weiterhin in Live-Events zu investieren.
11) Pflegen Sie eine Markenästhetik
Das Konferenzprogramm ist nicht nur ein Mittel zur Informationsübertragung; Es ist eine Erweiterung der Veranstaltungsmarke. Wenn Teilnehmer die Agenda anzeigen, sollten sie sie sofort Ihrer bestimmten Konferenz zuordnen können. Ein anpassbarer Editor, der eine große Auswahl an Schriftarten, Farben und anderen Designdetails bietet, ist erforderlich, um eine Agenda zu erstellen, die so markengerecht wie möglich ist. Wenn Sie das Konferenzprogramm als Erweiterung Ihrer Veranstaltungsmarke behandeln, wird die Einzigartigkeit Ihrer Veranstaltung durch die einheitliche Ästhetik über alle Berührungspunkte mit den Teilnehmern hinweg weiter gefestigt.
12) Erstellen Sie die Agenda in einer All-in-One-Plattform
Viele der in dieser Liste genannten Tipps, z. B. die Analyse der Agenda und die Synchronisierung mit der Event-App, erfordern, dass der Agenda Builder in einer All-in-One-Event-Management-Software untergebracht ist. Die meisten Veranstaltungsplattformen verfügen über einen nativen Agenda Builder, aber es ist wichtig, sich seiner Funktionen bewusst zu sein und zu erkennen, ob diese Funktionen mit Ihren Zielen für die Konferenzagenda übereinstimmen.
Wenn beispielsweise die Analyse nach Ereignissen Priorität hat, stellen Sie sicher, dass die Interaktion vom Backend aus gemessen werden kann. Stand-Alone-Agenda-Builder könnten nicht so viel Wert bieten wie diejenigen, die in einer All-in-One-Plattform untergebracht sind, so dass Ihre Due Diligence bei der Recherche von Event-Software entscheidend ist, um eine starke Konferenz-Agenda zu gewährleisten.
Für weitere Informationen zum Kauf der richtigen Event-Management-Software klicken Sie unten, um Zugang zum Event-Software-Käuferhandbuch zu erhalten.
Ein erfolgreiches Event-Erlebnis vor Ort hängt davon ab, wie die Teilnehmer den Event-Inhalt suchen, navigieren und konsumieren können. Aus diesem Grund lohnt es sich, zusätzliche Zeit und Mühe in die Erstellung einer Agenda zu investieren, die die Marke, den Inhalt und die Vision der Veranstaltung genau widerspiegelt, nicht nur während der Veranstaltung, sondern auch nach deren Ende. Nutzen Sie diese Tipps, um die perfekte Agenda für Ihre Veranstaltung zu erstellen!
