Conseils et Astuces utiles Pour les Gestionnaires de Bureau

Votre équipe compte sur vous pour l’organisation et l’efficacité. Voici quelques nouvelles idées pour aborder les problèmes classiques et faire en sorte que chaque jour soit le reflet de votre meilleur travail.
Le rôle d’un chef de bureau est infiniment varié et rigoureux. Chaque bureau fonctionne comme son propre écosystème, avec un manager directement responsable du succès de ses employés grâce à la résolution créative des problèmes, à l’organisation et à la gestion du temps. Bien que chaque lieu de travail soit différent, il existe une multitude d’outils nouveaux et passionnants pour vous garder — et pour tous les autres!- sur la bonne voie. Nous avons rassemblé quatre de nos conseils et astuces préférés pour le bon fonctionnement du bureau:

1. Faites fonctionner votre espace de travail pour vous
2. Mettez à niveau votre liste de tâches
3. Laissez les paquets trier eux-mêmes avec des casiers commerciaux
4. Rationalisez les communications

Faites Fonctionner Votre Espace de travail pour vous

Il est impossible de rester organisé dans un espace de travail chaotique. Garder votre bureau propre et réparable constitue une base solide pour votre propre efficacité. Fini le temps des espaces de travail encombrés et encombrés, des cordons d’alimentation emmêlés et des boîtes aux lettres surchargées. Voici quelques conseils pour vous garder organisé et vous aider à vous concentrer même sur les jours les plus fous.

• Utilisez une station de recharge simplifiée pour tous vos appareils. Pas d’accords enchevêtrés et vous pouvez même mélanger et assortir différents types de chargeurs de téléphone pour vous assurer qu’il est accessible à tous.
• Prenez soin de votre santé en utilisant des claviers, des chaises et des bureaux ergonomiques.
• Utilisez l’espace vertical en investissant dans un organisateur de bureau de style tour. Essayez de mettre en œuvre un système organisationnel pour garder les papiers les plus pressants sur le dessus, en réduisant l’urgence sur chaque étagère afin que votre flux de travail soit ininterrompu en perdant du temps et en recherchant quelque chose qui est dû aujourd’hui.

Améliorez Votre Liste de choses à faire

Le temps des notes autocollantes colorées encombrant toutes les surfaces est révolu. Ne perdez plus jamais une liste de choses à faire en introduisant les meilleures applications d’organisation au monde dans votre vie. Il y en a pour tous les types de gestionnaires de bureau — l’écrivain, le penseur visuel, le multitâche. Voici trois favoris pour la gestion des tâches:

• Momentum: Momentum vous accueille avec une superbe photo qui vous fera penser à vos prochaines vacances. Mais avant de vous laisser trop distraire, consultez leur fonction de liste de tâches. C’est simple, simplifié et vous avez la satisfaction de cocher une case pour effacer votre liste à la fin d’une journée productive.
• Evernote: Celui-ci est pour les écrivains là-bas. Non seulement vous pouvez créer une liste de tâches quotidienne détaillée, mais vous pouvez également combiner tous vos besoins de prise de notes au même endroit. Les modèles d’Evernote sont particulièrement utiles en période de crise, vous n’avez donc pas à passer un temps de travail précieux à créer vos propres documents à partir de zéro.
• Wunderlist: La conception hautement fonctionnelle de Wunderlist vous permet de gérer plusieurs listes en même temps, de définir des rappels, de garder une trace des notes importantes et même de créer des enregistrements vocaux. Mieux encore, invitez vos collègues à collaborer pour que les listes soient vérifiées simultanément.

Laissez les colis Trier eux-mêmes

Avec la croissance exponentielle des achats en ligne, s’assurer que chaque colis est livré à son propriétaire peut ressembler à un travail à temps plein. Avoir des boîtes empilées à côté de votre bureau est stressant et peut signifier une augmentation des colis perdus et des ramassages accidentels des mauvais articles. Transférez le rôle de « facteur » à de nouvelles technologies sur le lieu de travail, telles que le casier de rangement personnalisable de Parcel Pending. Un système de livraison de casiers garantit que tout est reçu le plus en toute sécurité possible en quelques étapes faciles:

• L’application mobile En attente de colis permet à chaque personne de suivre la livraison de son colis personnel.
• Les caméras intégrées capturent chaque livraison et chaque ramassage pour s’assurer que les colis tombent entre de bonnes mains.
• La numérisation d’un code-barres permet une livraison et une récupération rapides des colis.
• Les casiers à colis en attente reçoivent des livraisons de tous les coursiers afin que chaque colis soit livrable, 100% du temps.

Non seulement c’est un moyen efficace de gérer et d’organiser votre bureau, mais il se double d’un avantage innovant pour les employés qui garde vos employés heureux.

Rationalisez vos canaux de communication

Vous savez ce que cela fait de répéter le même message encore et encore. Suivre la méthode de communication et de planification préférée de chacun peut être accablant. Heureusement, de nouvelles plates-formes sont disponibles pour améliorer les allers-retours chaque jour. Voici quelques-uns des canaux de communication les plus efficaces pour améliorer le succès du lieu de travail:

• Calendly: Calendly est le moyen le plus simple de planifier automatiquement des réunions sans les allers-retours angoissants entre les parties. Vous pouvez connecter jusqu’à six calendriers pour vérifier automatiquement la disponibilité. Les notifications tiennent tout le monde à jour tout en définissant un « avis de planification minimum » pour s’assurer qu’il y a toujours suffisamment de temps pour se préparer.
• Camp de base: Organisez tout le monde au même endroit. Basecamp fonctionne mieux pour les communications entourant les projets dans les espaces de bureau collaboratifs. Les babillards électroniques spécifiques au projet signifient que tout le monde est au courant et que personne ne reçoit d’alertes qui ne les concernent pas directement.
• ActiveInbox: ActiveInbox garantit qu’aucune communication par e-mail ou suivi ne passe par ces fissures Internet proverbiales. Il s’agit d’un outil de gestion des e-mails transparent qui vous permet de transformer les messages nécessitant une action en tâches. La fonction « envoyer plus tard  » est une bouée de sauvetage; vous n’avez pas besoin de compter sur votre propre mémoire pour répondre en temps opportun, surtout si vous êtes réparti sur différents fuseaux horaires.

N’ayez pas peur de combiner ces conseils de gestion de bureau pour trouver une solution personnalisée pour votre espace de bureau. En tant que responsable de bureau, vous connaissez le mieux votre lieu de travail et pouvez intégrer de nouveaux services et applications basés sur notre culture d’entreprise. Choisissez les trucs et astuces que vous préférez pour maximiser votre efficacité et contribuer à un milieu de travail prospère.
Sources :
Maître de la nation. Tendances des achats en ligne 2019 & Chiffres clés – Ce que Vous devez Savoir. 14 janvier 2019. https://www.nationmaster.com/ecommerce
NY Mag. Les Meilleurs Claviers et Souris Ergonomiques pour Prévenir les Douleurs au Poignet. http://nymag.com/strategist/article/best-ergonomic-keyboards-mouses-prevent-wrist-pain.html