din portomaskin slutade bara fungera, och du måste skicka en av dina anställda till postkontoret snabbt för att få några Frimärken. Det enda problemet är att hon inte har några pengar och hennes kreditkort är maxat ut.
det är där petty cash kommer in. Petty cash är de pengar du håller till hands i ditt företag för att betala för små utgifter som akutresor till postkontoret, drycker för oväntade besökare eller att ersätta din receptionist för att plocka upp munkar för personalmötet i morse.
de flesta småföretag håller mellan $100 och $200 i småpengar för att betala för dessa och andra oväntade utgifter. Om du är redo att skapa ett petty cash-konto för ditt företag guidar vi dig genom processen.
översikt: vad är petty cash?
Petty cash är de pengar ett företag håller till hands för att betala för diverse inköp. De flesta inköp som görs med småpengar är oväntade utgifter som kan dyka upp, till exempel morgonkaffe för ett möte eller middag för en anställd som arbetar övertid.
en av de främsta anledningarna till att ha småpengar till hands är att snabbt ersätta anställda som har spenderat sina egna pengar på saker för verksamheten eller att tipsa leveransserviceföraren som tog med kontorslunchen.
Petty cash, som alla andra utgifter, måste redovisas korrekt i ditt bokföringsprogram eller manuellt redovisningssystem eftersom kostnaderna är affärsrelaterade och måste registreras korrekt för att säkerställa bokslutets noggrannhet.
ett exempel på småpengar
på väg till kontoret får Jane ett telefonsamtal från sin chef och ber henne att stanna och hämta några munkar för ett oväntat möte senare på morgonen. Jane har inget kreditkort och har bara $25 för att hålla henne tills hon får betalt.
Jane stannar för att plocka upp två lådor med munkar och lämnar henne med $5 i plånboken. Lyckligtvis har hennes kontor en liten kontantfond, som hennes chef omedelbart ersätter henne från, så Jane behöver inte lämna in en utgiftsrapport och vänta i veckor för att få ersättning.
Petty cash används vanligtvis på:
- kaffe och andra drycker
- kontor snacks som frukt och bakverk
- Gas
- akut Kontorsmaterial
- ersättningar till anställda
hur man ställer in och använda småaktiga kontanter i ditt företag
om du är redo att ställa in upp en liten kontantfond för ditt kontor men är inte säker på var du ska börja, följ de enkla stegen nedan för att få din lilla kontantfond i drift på nolltid. Till att börja med, ha en säker plats att lagra dina små pengar, till exempel en lockbox eller låst låda.
Ställ in kontogränser
innan du startar en liten kontantfond måste du bestämma hur mycket du vill att fonden ska vara. Mellan $100 och $200 är ganska vanligt, men du kan gå lägre eller högre, beroende på ditt företag.
du vill också bestämma påfyllningspunkten, där dina utgifter registreras, och en ny check skrivs för att få tillbaka småkontantens summa till sitt ursprungliga belopp. Till exempel, om din petty cash fund är $100, kanske du vill ersätta fonden när den sjunker under $15.
Bestäm vem som ska hantera petty cash
om du har en kontorschef är de det mest troliga valet att hantera petty cash fund. Om du bara har några få anställda kan fondförvaltningen falla till dig.
vad du än bestämmer är det viktigt att endast en person har tillgång till fonden när som helst för att undvika oredovisade uttag och/eller stöld. När du bestämmer vem som ska hantera småpengar, är du redo att betala en check och sätta in pengarna i småpengar.
skapa en logg
petty cash log är en av de viktigaste komponenterna för att hantera petty cash. Alla transaktioner som görs till eller från petty cash måste registreras på petty cash log. Det är också viktigt att alla pengar som betalas ut ur petty cash-fonden har ett kvitto.
till exempel, för att Jane ska få ersättning för de munkar hon köpte för mötet, måste hon ge ett kvitto. Kvittot kommer att användas senare som säkerhetskopia för att registrera småkontanttransaktionen som en kostnad i din huvudbok.
