som företagare eller chef, tillväxten av ditt företag och bottom line är av största vikt. Interna kontroller spelar en viktig roll i denna tillväxt.
som företagsägare eller chef är tillväxten av ditt företag och resultat av största vikt. Interna kontroller spelar en viktig roll i denna tillväxt. De fastställer gränser för dina anställdas roller och uppgifter, vilket ger användbara kontroller och saldon. Och de skapar möjligheter att förebygga problem eller identifiera små problem innan de blir stora. Nedan följer några sätt du kan börja implementera egna interna kontroller.
segregering av tullar i Kassaflödescykeln
en av grunden för intern kontroll är ”segregering av tullar” – du vill inte att samma person utför för många av uppgifterna inom en given transaktionscykel. Tänk på” ARC ” – tillstånd, registrering, vårdnad. Samma person borde inte göra mer än en av dem. Till exempel, den person som öppnar alla mail som innehåller checkar och kontanter loggar dessa på en daglig kontantöversikt och ger detta till en annan person för att göra insättningen. Och då skulle en annan person från de två helst utföra bankavstämningen varje månad.
systemåtkomst och säkerhet
Håll dina olika informationssystem (redovisning, bank, upphandling, löner etc.) på en ”need-to-know basis”. Det är oerhört viktigt att din personal har de nödvändiga nivåerna av tillgång som behövs för att utföra sina dagliga uppgifter…och inget mer. I linje med segregering av arbetsuppgifter mantra från ovan, bör du överväga om det finns omständigheter där en individ har åtkomstnivåer som gör det möjligt för honom eller henne att skapa en leverantör i systemet och sedan behandla en betalning till den leverantören.
skydd av tillgångar
det fysiska skyddet av företagets tillgångar är mycket viktigt. Kanske verksamheten fungerar kraftigt i kontanter. När de har mottagits måste kontanter och checkar säkras i tid för företagets ekonomiska välbefinnande och för dina anställdas säkerhet. Håll petty cash-fonden till ett minimum och håll den låst. Kanske finns det möjligheter till värdefullt lager att ”gå ut ur lagret”, eller för verktyg och maskiner att”gå utanför arbetsplatsen”. Ta ett steg tillbaka och bedöma var sprickorna ligger när det gäller tillgång till dina värdefulla tillgångar.
godkännandeprocess
varje företag bör ha någon form av godkännandeprocess. Ta till exempel fakturor från leverantörer som skickas direkt till din leverantörsavdelning. Om du är ägare till FÖRETAGET skulle du inte föredra det om en chef eller avdelningschef fysiskt granskade fakturaens anständighet och huruvida leverantören eller säljaren utförde sina uppgifter och att denna granskning och godkännande inträffade innan de skickades till leverantörsskulder?
granskningsprocess
har ditt företag en robust granskningsprocess? Granskar högsta ledningen och ägarna månads-eller kvartalsbokslut, helst uppdelade? Detta kan vara en ögonöppnande övning. En månatlig eller kvartalsvis översyn av bolagets verksamhet kommer att ge högsta ledningen och ägare med insikt i realtid finansiella resultat där de kan notera aktivitet som är oväntade eller andra avvikelser. Det kan vara till hjälp att jämföra denna finansiella information till budgetar, prognoser och historiska data.
kontakta oss med dina frågor
om du har frågor eller behöver hjälp med intern kontroll, kontakta våra proffs på Innovative CPA Group på 203-489-0612. Eller kontakta oss online.
