5 sätt att förbättra en Process

Paul Simon skrev en låt 1975 som heter ”50 sätt att lämna din älskare”, men när man hanterar processförbättring finns det egentligen bara ”5 sätt att förbättra en Process.”Det handlar om att minska variationen; oavsett om det är variation i tid för att betjäna en kund på Bahama Bistro, variation i dimensionella värden för en produkt – mängden kött som placeras på en smörgåsorder, variation i kvaliteten på en tjänst – serverns kunskap om menyalternativen eller variation i kostnader i samband med måltiden (inklusive arbetskraft och material) själv. Det handlar om variation.

i sin bok, kvalitetsledning för organisationer som använder Lean Six Sigma-tekniker, Dr. Erick Jones definierar Lean Six Sigma som ”den obevekliga strävan efter processvariationsminskning och banbrytande förbättringar som påverkar kundnöjdheten och påverkar bottenlinjen.”Jag gillar den här definitionen. Det innebär en pågående resa, inte ett enda projekt. Att förbättra processer blir ett personligt tankesätt – ” finns det sätt att göra det bättre?”Kommer att minska variationen i denna process ge en fördel för kunden?

förbättra processer blir en personlig inställning – ” finns det sätt att göra det bättre?”

med så många processer inom en organisation, och var och en med potentiella förbättringar, är det första dilemmaet, ”var ska man börja?”Gör det enkelt för dig själv. Välj en process där du hanterar eller deltar och fråga, ”hur ska jag förbättra detta?””Vilken variation finns för närvarande i min process?”

”5 Sätt”

det är här ”5 Sätt” spelar in. Enligt min erfarenhet är sätten att förbättra en befintlig process begränsad till dessa 5 kategorier:

1. minska icke-Mervärdessteg
2. förbättra mätsystemet
3. minska vanlig orsak Variation
4. minska speciell orsak Variation
5. flytta medelvärdet för att förbättra Processförmågan

det är det. Nyckeln är att veta vilken typ av förbättring du ger till ansträngningen. Låt oss klargöra ”5 sätt att förbättra din Process.”

minska icke-Mervärdessteg

varje process består av en serie steg som ursprungligen listas i SIPOC. Men en vy på hög nivå räcker inte för att verkligen förstå processen.

det första kravet är att bygga förståelse för hur en process fungerar. Inte hur det sägs fungera eller dokumenteras för att fungera, men hur det faktiskt fungerar. ”Vad gör människorna i processen egentligen?”Att genomföra en Processvandring eller bara spendera tid med processdeltagare för att dokumentera processen så att människor (särskilt de inom processen) kan se den ”stora bilden” ger i allmänhet några lätt uppnåbara resultat eller snabba vinster.

leta efter flaskhalsar i processen och leta efter sätt att balansera arbetsbelastningen. Identifiera de icke-mervärdesstegen och avgöra om de kan elimineras. Kan du sammanföra mervärdesstegen på ett sätt som gynnar kunden? Varje process har avfall. Ditt jobb är att identifiera, minska eller till och med eliminera det.

Tänk på följande process. Du har tilldelats att montera och skicka 500 kuvert till dina kunder. Du har 3 kollegor som har frivilligt att hjälpa till. Vanligtvis organiserar människor sig i en monteringslinje för denna aktivitet, liknande den visade Swimlane-kartan.

men om du undersöker denna process finns det ett antal steg utan mervärde. Varje rörelse till och från varje stapel är icke-mervärde. Dessutom tar vikning mest tid och bildar därför en flaskhals i processen.

att eliminera dessa icke-mervärdessteg är relativt enkelt. Helt enkelt har var och en av de fyra personer gör alla steg i stället för att lämna bort det 3 gånger. Detta eliminerar alla rörelser och pick ups. Med flaskhalsen fördelad över alla 4 personer tar uppgiften mycket mindre tid.

förenkla processen genom att leta efter avfall i processen är ett bra ställe att börja någon förbättring ansträngning, eftersom det är lätt att förstå av dem som arbetar i processen och inte kräver en hel del datainsamling för att genomföra förbättringar.

förbättra mätsystemet

när du samlar in data är variationen du observerar en kombination av variationen i processen och variationen i mätsystemet.

varje mätsystem har variation, men ofta glömmer de som strävar efter processförbättring att utvärdera hur mycket av variationen är ett resultat av hur den mäts. Mätvariationen är kopplad till tydligheten i de operativa definitionerna för varje åtgärd.

ingen operativ definition är perfekt. Det finns alltid någon ”tolkning”, oavsett om det är hur mätanordningen läses, skalans effektivitet på enheten eller till och med vad operatören gör med data när läsningen är gjord. Tänk på ett recept som kräver ”en sked” socker. Hur mycket är det-en tesked? En matsked? En hög matsked? Mycket utrymme för tolkning där.

genom att undersöka hur människor beter sig när de får en operativ definition, i det här fallet ”en sked”, kan vi mäta skillnaden i deras tolkningar. I många fall är variationen relativt liten men överraskande är det många gånger när den är stor. Om du inte kontrollerar kommer du aldrig att veta.

i många fall är variationen relativt liten men överraskande finns det många gånger när den är stor.

jag har sett många företag misslyckas med att erkänna minskning av mätvariation som ett ”giltigt” förbättringsprojekt. Men om minskning av variation är ett mål för Lean Six Sigma, passar detta verkligen räkningen. Jag lovar, resultaten är värda ansträngningen.

minska vanlig orsak Variation

det är en underliggande princip att variation finns i alla processer. Dr. Walter Shewhart och Dr.W. Edwards Deming ansåg att variation kunde delas in i två klasser, vanliga och speciella orsaker.

separationen av dessa två klasser är relaterad till hur ofta varje typ av variation observeras i processen. Vanlig orsak variation är närvarande på en ” regelbunden basis.”Det är en del av den befintliga processen och traditionellt märkt med hjälp av ett orsaks-och effektdiagram (aka Fiskbendiagram) ordnat med inmatningskategorierna (eller huvudbenet) :

• manpower
• maskin
• metoder
• material
• mätning
• miljö

för att minska denna typ av variation måste du stratifiera dina data för att bestämma mängden variation som tillskrivs varje faktor. Stratifieringsfaktorer inkluderar saker som plats för processen, tidigt eller sent Skift, veckodag eller typ av order. Tanken är att leta efter betydande skillnader i processutgångarna när dessa faktorer är närvarande.

vi använder måltidsprocessen som ett exempel. Kontrolldiagrammet ovan visar vanlig orsakvariation, men när du stratifierar efter måltidstyp hittar du två olika fördelningar i data.

att känna till denna skillnad ger en bättre möjlighet att undersöka variationen i salladsberedningen separat från smörgåsberedningen. Eftersom smörgåsar tar mycket längre tid är det ett bra ställe att börja.

Design av experiment är ett sätt att samla in denna information, även om det kräver att du aktivt engagerar dig i att ändra processen snarare än att bara passivt observera den.

men när du har den här informationen kan du fortsätta sätt att minska denna variation. I många fall innebär det att arbeta med leverantörer, oavsett om de är interna eller externa för din organisation, för att hjälpa dem att minska variationen i sina processer. Av de ”5 sätten” är det svåraste att minska den vanliga orsaken.

minska speciell orsak Variation

en process som endast innehåller vanlig orsak variation anses stabil eller ”i kontroll.”Det betyder att variationen i processen är konsekvent och förutsägbar.

däremot orsakar variation av speciell orsak processer att förändras. Förändringen kan ha en positiv inverkan på processen, eller det kan vara negativt. Att erkänna förändringen ger en möjlighet att förstå varför den förändrades. När grundorsaken är förstådd kan informationen användas för att gynna kunden.

speciell orsak variation inkluderar:

• en specifik unik förändring – en enda punkt utanför kontrollgränserna (aka outlier), till exempel trafikolyckor under en snöstorm
• en förskjutning i processen till en annan prestationsnivå, till exempel en plötslig förändring av antalet försenade matleveranser på grund av att en ny otränad kock läggs till personalen
• en trend, en mer gradvis förändring i processen över tid, till exempel en stadig ökning av en person vikt

eliminering av speciell orsak variation resulterar i en mer konsekvent process samt en övergripande minskning av variation. Nyckeln är att känna igen när en förändring har inträffat. Övervakning av processen med hjälp av ett Processbeteende / kontrolldiagram ger varningar om dessa ändringar. Detta gör det möjligt för ett team att analysera varför förändringen inträffade.

övervakning av processen med hjälp av ett Processbeteende/kontrolldiagram ger varningar om dessa ändringar.

flytta medelvärdet för att förbättra Processförmågan

fokus för de första 4 sätten är på variation, men vi lever i en värld som kräver SPECIFIKATIONER. Eftersom processvariationen kan vara överdriven fastställer organisationer specifikationsgränser för att begränsa den variation som kunden upplever.

objekt som faller inom specifikationerna anses vara ”bra” och objekt som faller utanför gränserna omarbetas eller skrotas. Processens förmåga definieras som förmågan att leverera utgångar som ligger inom specifikationerna.

även om variationen är stor, om medelvärdet inte är centrerat inom de två specifikationerna, kommer mängden omarbetning att bli större eftersom fler värden faller ut på ena sidan mot den andra. I det här fallet är medelvärdet 54,75 istället för 55, vilket resulterar i 28% omarbetning. Även utan att minska variationen, flyttar medelvärdet till 55,0 kommer att minska mängden omarbetningar till 18%.

att förstå vilka av de ”5 sätten” som ska användas för att förbättra en process hjälper till att fokusera en förbättringsinsats. Börja dina förbättringsinsatser genom att välja ett av de ”5 sätten” och använda det för att göra en första förbättring. Fira din framgång, se till att förbättringen kan upprätthållas och leta sedan efter ett annat sätt att förbättra denna process eller välj en annan process att arbeta med. Det kan verkligen vara så enkelt!

förbättringsinsatser bör vara pågående – ett steg i taget, en obeveklig strävan efter variationsminskning som förbättrar kundnöjdheten och/eller ökar bottenlinjen.

har du en favoritförbättringsmetod? Tycker du att du använder ett av de ”5 sätten” över andra? Berätta om det!